За 3 дня 1600 первокурсников успешно заселены в общежития Санкт-Петербургского Университета

Всего за три дня прошла кампания по заселению первокурсников — в общежития заселились около 1600 человек. Почти все первокурсники уже получили свои места в университетских общежитиях. Потрясающая скорость связана с вводом новой информационной системы на базе на базе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8.

 ГК «СофтБаланс» завершила проект по автоматизации работы Управления номерным фондом общежитий СПбГУ. На старте этого проекта перед специалистами ГК «СофтБаланс» были поставлены следующие задачи:

• Сократить нагрузку на персонал Студгородка за счет использования терминалов.

• Сократить бумажную работу Комендантов общежитий СПбГУ, вывести ее на более качественный уровень.

• Проживающий в общежитии должен иметь возможность просмотра информации о номерном фонде, своих взаиморасчетов с общежитием.

• Повысить прозрачность и оперативность управления общежитием, за счет повышения качества информации для планирования затрат и ресурсов, формирования аналитических отчетов по различным показателям.

• Наличие возможности работы с системой через интернет (web-интерфейс) любым пользователям.

• Ускорить коммуникации между специалистами Студгородка.

Специалисты ГК «СофтБаланс» провели обследование работы специалистов Администрации Студгородка, на основе этого сделали проектирование работы системы (Технический проект), разработку программного продукта на базе 1С: Предприятия 8, произвели интеграцию с существующими системами автоматизации. Система позволяет вести:

• Учет нанимателей номерного фонда

• Управление номерным фондом

• Управление мебельным фондом

• Управление мягким инвентарем (постельным бельем, матрасами и т.д.)

Запуск новой системы принес много положительных результатов, например, время на заключение одного договора найма занимает 3-5 минут (в прошлом году заключение одного договора требовало несколько дней хождения по четырем очередям). Возросла скорость выдачи пропусков на КПП (она составляет сейчас примерно 40 секунд, а не 3-5 минут, как в 2011 году). В итоге первые 300 человек, прошли процедуру поселения в Студгородке примерно за час. Во-вторых, если в 2011 году пропуск выдавался разовый (в результате чего многие стояли в очереди за ним по 3-4 раза в день), то в этом году его выдают сразу на 14 дней (этого времени с лихвой хватит на поселение и оформление постоянного пропуска с фото). В-третьих, комнаты подготовили под заселение (в прошлом году это делалось студентами самостоятельно — они стояли в одну очередь за мебелью, в другую — за постельным бельем и т.п.). Работники отдела поселения отслеживают в программе 1С в режиме реального времени ход процесса поселения и правильность оформления документов. Если обнаруживается ошибка, она оперативно исправляется.

Изменился и принцип информирования первокурсников и их родителей. Списки на поселение опубликованы на портале СПбГУ и вывешены в печатном варианте во всех общежитиях и перед КПП Студгородка. Таким образом, первокурсники, приезжая заселяться, уже знают номер общежития, в котором будут жить. На территории Студгородка организован информационный центр, где можно получить ответы на все возникающие вопросы. Центр работает с 8:00 до 20:00 без перерывов и выходных (в течение кампании по поселению)

В этом году первокурсники избавлены от очереди и на оплату проживания. Для получения постоянного пропуска и регистрации по месту пребывания необходимо только оформление договора-найма у начальника участка общежития. Оплатить проживание проживающий теперь может в удобное для него время в течение полугода (в прошлом году для получения постоянного пропуска и регистрации по месту пребывания необходимо было оплатить проживание, отстояв сначала очередь на оформление квитанции, затем в кассу).

Итог работы — отсутствие очередей и хорошее настроение студентов.

Родители первокурсников уже оценили слаженную работу всех служб СПбГУ, занятых в процессе поселения. В Виртуальную приемную СПбГУ пришла благодарность за хорошо организованную работу по поселению. «Все оказалось намного быстрее и проще, чем мы думали», — пишут родители первокурсников.