Электронная подпись – необходима и достаточна?

В Письме Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190 рассматривается вопрос применения электронной подписи:

Является ли подписание только электронной подписью нижеперечисленных документов необходимым и достаточным условием для признания таких документов соответствующими требованиям о документальном подтверждении расходов в целях налога на прибыль:

— первичных документов, составленных по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

— первичных документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, содержащих обязательные реквизиты, и утвержденных локальными нормативными актами организации;

— гражданско-правовых договоров?

Вправе ли организация при проведении мероприятий налогового контроля представлять указанные документы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или же она обязана представлять их на бумажных носителях с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью?

В соответствии с НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо в соответствии с обычаями делового оборота  иностранного государства, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, регулирует Федеральный закон от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Информация в электронной форме, подписанная ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде в соответствии с Приказом ФНС России от 17 февраля 2011 № ММВ-7-2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа ЭЦП.