Как правильно оформить решение учреждения об отнесении того или иного оборудования к материальным запасам или к основным средствам?

Расходы на приобретение  видеорегистратора мы отнесли на статью 340, так как мы заменили системный блок  , который входит в  комплект системы видеонаблюдения , как правильно оформить решение бюджетного учреждения, чтобы доказать проверяющим, что это действительно  предназначено для использования  в составе системы видеонаблюдения?