Пропавшие документы необходимо восстанавливать

В Письме Минфина России от 11 августа 2011 г. № 03-02-07/1-288 рассматривается проблема восстановления утерянных данных бухгалтерского учета и первичных учетных документов.

Вопрос: В результате затопления архива в апреле 2011 г. ЗАО утратило первичные бухгалтерские документы за 2008 — 2009 гг. ЗАО полагает, что оно обязано восстановить бухгалтерский учет и первичные архивные бухгалтерские документы по требованию налогового органа только за текущий период — 2011 г. Обязано ли ЗАО восстановить бухгалтерский учет за 2008 — 2009 гг. и первичные архивные бухгалтерские документы за 2008 — 2009 гг., утраченные в результате затопления архива, по предложению налогового органа?

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также в течение четырех лет обеспечивать сохранность соответствующих данных бухгалтерского и налогового учета и других документов.

Налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам и (или) форматам в электронном виде, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.

В ходе проведения налоговой проверки, иных мероприятий налогового контроля налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении налоговых проверок. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

В целях обеспечения сохранности требуемых документов и представления их в установленном порядке в налоговый орган соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов или иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет применение ответственности, установленной статьей 126 К РФ.