Бумажный носитель = электронному

ФНС России в письме от 5 октября 2011 г. № ЕД-4-3/16368@ разъяснила свое отношение к возможности учета для целей налогообложения первичных учетных документов, составленных в электронном виде.

Действующим законодательством России или иными нормативными актами не устанавливаются ограничения на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой.

Ведомство в своем письме указало, что первичные учетные документы принимаются к учету только при наличии подписи соответствующих должностных лиц, и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Согласно подпункту 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Статьей 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 1- ФЗ) определены следующие понятия:

— электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

— электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Пунктом 1 статьи 4 Закона № 1- ФЗ определены условия равнозначности электронной цифровой подписи в электронном документе и собственноручной подписи в документе на бумажном носителе:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Согласно указанному письму, легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными, то есть имеют одинаковую юридическую силу и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности. Первичные учетные документы в электронном виде могут быть использованы налогоплательщиками в бухгалтерском и налоговом учете.