НДС: формы учета  изменились

Л. П. Фомичева

Л. П. ФОМИЧЕВА, аудитор

Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление № 1137) с 24 января 2012 года введен в действие новый порядок оформления документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, которым утверждены формы:

• счета-фактуры и правила его заполнения;
• корректировочного счета-фактуры и правила его заполнения;
• журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения;
• книги покупок и правила ее ведения;
• книги продаж и правила ее ведения.

С введением в действие Постановления № 1137 перестает действовать постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление № 914), а также все постановления Правительства РФ, вносившие в него изменения.

Постановление № 1137 опубликовано в бюллетене № 3 «Собрание законодательства Российской Федерации»¹ 16 января 2012 года. Электронная версия утвержденного постановления размещена на сайте Правительства РФ www.government.ru. В соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1996 г. № 763 Постановление № 1137 вступило в силу по истечении семи дней после дня его первого официального опубликования, то есть 24 января 2012 года. Но по правилам статьи 5 Налогового кодекса делать это нужно не ранее начала очередного налогового периода по НДС, то есть с 1 апреля 2012 года.

Применять новую форму счета-фактуры можно, не дожидаясь начала нового налогового периода по НДС, то есть до 1 апреля 2012 года (письмо Минфина России от 31 января 2012 г. № 03-07-15/11). По мнению специалистов ведомства, с 24 января по 31 марта текущего года организации могут использовать как старые формы документов, утвержденные Постановлением № 914, так и новые формы счетов-фактур, а также книг покупок и продаж, утвержденные Постановлением № 1137.

Остановимся подробнее на наиболее важных моментах нового порядка.

Изменения в порядке оформления

Постановлением № 1137 утверждена унифицированная форма счета-фактуры, в которую нельзя вносить изменения.

В связи с новым порядком исправления счетов-фактур «шапка» документа дополнена новыми строками:

• строкой 1а «Исправление №   от   » для указания порядкового номера и даты исправления. Если счет-фактура составляется впервые, то в этой строке ставится прочерк;
• строкой 7 «Валюта: наименование, код», обязательной для заполнения. Указываются наименование и код валюты, которая является единой для всех обозначенных в счете-фактуре товаров (работ, услуг) и имущественных прав, в том числе при безденежных расчетах.

Цифровые коды валют определены Общероссийским классификатором валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000, утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2000 г. № 405-ст. Согласно этому документу рублю присвоен код 643, доллару США — 840, евро — 978.

Если оплата по договору предусмотрена в рублях в размере, эквивалентном определенной сумме в иностранной валюте, или условных денежных единицах, то в качестве наименования валюты указывается рубль и его код (подп. «м» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением № 1137).

Все стоимостные показатели надо указывать в рублях и копейках (в долларах и центах, в евро и евроцентах и пр.).

Изменился порядок заполнения счета-фактуры по строке 2 «Продавец». Теперь в ней указывается полное или сокращенное наименование продавца (подп. «в» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением № 1137). Ранее необходимо было указывать одновременно полное и сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами. Указание только одного из наименований порождало споры о применении вычета по НДС (письма Минфина России от 28 июля 2009 г. № 03-07-09/34, ФНС России от 14 июля 2009 г. № ШС-22-3/564@).

Изменения не миновали табличную часть нового счета-фактуры.

Второй столбец «Единица измерения» разделили на две части. В графе 2 указывается код единицы измерения, а в графе 2а — условное обозначение (национальное). Под условным обозначением понимается национальное обозначение в соответствии с разделами 1 и 2 Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97), утвержденного постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366. 

Безусловно, данный показатель заполняется, если указание единиц измерения возможно. При отсутствии показателей, например при реализации услуг, ставится прочерк.

Графа 3 теперь называется «Количество (объем)».

В графе 6 по-прежнему проставляется сумма акциза по подакцизным товарам. При отсутствии показателя вносится запись «Без акциза».

В графе 7 «Налоговая ставка» по операциям, которые указаны в пункте 5 статьи 168 Налогового кодекса, вносится запись «Без НДС». Это касается только тех, кто по правилам статьи 145 Налогового кодекса освобожден от уплаты данного налога и обязан во всех первичных документах, в том числе в счетах-фактурах, делать соответствующую запись «Без налога (НДС)».

Графа 8 «Сумма налога» получила новое, более точное название — «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Столбец «Страна происхождения товара» тоже состоит из двух частей. Графа 10 должна содержать в себе цифровой код страны происхождения, а графа 10а — краткое наименование. Они заполняются по Общероссийскому классификатору стран мира, утвержденному постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст. Графы 10 и 10а по-прежнему предназначены только для товаров, страной происхождения которых не является Россия.

Графа 11 «Номер таможенной декларации» заполняется в отношении товаров, произведенных за пределами России, что соответствует положениям статьи 169 Налогового кодекса.

Как и ранее, счет-фактуру должен подписывать руководитель организации, главный бухгалтер либо иные уполномоченные в установленном порядке лица или индивидуальный предприниматель (с указанием реквизитов свидетельства о его государственной регистрации)2.

При реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав через обособленные подразделения порядковый номер счета-фактуры (общий для всей организации) должен быть дополнен цифровым индексом обособленного подразделения через разделительную черту. Данный индекс должен быть установлен в приказе об учетной политике для целей налогообложения (подп. «а» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, подп. «а» 

п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утвержденных Постановлением № 1137).

В Постановлении № 914 особенности формирования номера счета-фактуры не были прописаны. Поэтому в письме Минфина России от 23 ноября 2011 г. № 03-07-09/42 давались разъяснения о применении дробного номера, например, при реализации продукции обособленным подразделениям. ФНС России в письме от 19 октября 2005 г. № ММ-6-03/886@

также рекомендовала нумеровать подобным образом счета-фактуры обособленных подразделений.

Цифровым индексом необходимо дополнять номер счета-фактуры, выставляемого участником простого товарищества или доверительным управляющим, который исполняет обязанности плательщика НДС. 

Если он осуществляет реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав в рамках указанных договоров, то порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется утвержденным участником товарищества или доверительным управляющим цифровым индексом, обозначающим совершение операции в соответствии с конкретным договором простого товарищества или доверительного управления имуществом.

Определен порядок заполнения счета-фактуры посредником, приобретающим товары от своего имени. Комитент или принципал принимает к вычету НДС по приобретенным товарам, работам, услугам на основании счета-фактуры, выставленного посредником с указанием сведений из счета-фактуры продавца.

Постановлением № 914 порядок заполнения счета-фактуры установлен не был. Его  рекомендовали в своих письмах официальные органы (письма Минфина России от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/47, ФНС России от 4 февраля 2010 г. № ШС-22-3/85@). 

В связи с этим суды признавали правомерным вычет НДС и на основании счетов-фактур посредника, в которых были указаны его наименование, адрес и ИНН (постановление ФАС Московского округа от 16 марта 2010 г. № КА-А40/2061-10).

Новые правила заполнения счета-фактуры устранили этот пробел. Они предусматривают порядок заполнения показателей формы от  комиссионера или агента, приобретающих товары, работы, услуги, имущественные права от своего имени. 

Так, в этом документе указывается дата выставления счета-фактуры продавцом комиссионеру или агенту. Порядковый номер посредник присваивает самостоятельно в соответствии со своей хронологией составления счетов-фактур. Указываются наименование, адрес, ИНН, КПП продавца и реквизиты платежно-расчетных документов для перечисления денежных средств посредником продавцу и заказчиком посреднику.

Пример

ФГБУ «Информационно-методический Центр» ИНН/КПП 7702567302/

770201001,

расположено по адресу: 129335, г. Москва, ул. Народного ополчения, д. 16.

Учреждение оформляет счет-фактуру № 1 31 января 2012 года на имя покупателя — ООО «Север» ИНН/КПП 7718017605/771801001, расположенного по адресу: 107145, г. Москва, ул. Просторная, д. 7. 

Предмет договора — оказание консультационных услуг. 

Стоимость оказанных услуг в январе составила 36 580 руб., в том числе 5 580 руб. НДС. Предоплата от покупателя не поступала.

Приведем образец нового заполненного счета-фактуры (рис. 1, стр. 34).

Новый порядок исправления

Согласно пункту 29 правил, утвержденных Постановлением № 914, исправления, внесенные в счета-фактуры, заверялись подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. ФНС России в письме от 6 мая 2008 г. № 03-1-03/1924 рекомендовала зачеркивать неверные сведения, а исправленную информацию указывать в любом свободном поле счета-фактуры.

Отсутствие четкого регламента действий каждой стороны при исправлении документа приводило к налоговым спорам с налоговыми органами, например, в части даты вычета «входного» НДС по таким документам.

Положениями Постановления № 1137 впервые детально определен порядок исправления первоначальных и корректировочных счетов-фактур. Теперь вместо неверного документа продавцу нужно составить новый счет-фактуру с тем же номером и датой, а в специальной строке 1а указать порядковый номер исправления данного счета-фактуры и дату исправления.

Исправления делаются, если не было изменения цены или уточнения объема отгрузки. В последнем случае, следуя письмам Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-07-09/46 и от 30 ноября 2011 г. № 03-07-09/44, нужно составлять корректировочные счета-фактуры по утвержденной соответствующей форме.

В новом порядке указано, что если ошибка в счете-фактуре не препятствует идентификации поставщика, покупателя, наименования, стоимости отгрузки, а также ставки и суммы НДС, то исправлять счет-фактуру не требуется, то есть новые экземпляры счетов-фактур не составляются. Собственно этот текст перенесен из статьи 169 Налогового кодекса. Вопрос в том, какие ошибки, допущенные продавцом, не препятствуют такой идентификации и кто это будет определять. Существует судебная практика. Но в каждом регионе она своя, и отследить ситуацию, когда надо составлять исправленный документ, а когда не надо, налогоплательщику сложно. Поэтому в отсутствие конкретных писем ФНС России по данному вопросу представляется, что либо продавец будет оформлять исправительный документ при любой ошибке, либо покупатель будет судиться с налоговой инспекцией после проверки.

Следуя новому порядку, исправления будут вноситься только в те счета-фактуры, которые составлялись после 24 января 2012 года. В документы, выставленные ранее, исправления должны вноситься по правилам, установленным в пункте 29 порядка, утвержденного Постановлением № 914.

Корректировочный счет-фактура

Положениями статьи 168 Налогового кодекса (в редакции Закона от 19 июля 2011 г. № 245-ФЗ) с 1 октября 2011 года продавцам разрешено выставлять корректировочные счета-фактуры в случае изменения после отгрузки стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав), в том числе при изменении цены (тарифа) или уточнении их количества (объема). Показатели, обязательные для отражения в корректировочном счете-фактуре, перечислены в пункте 5.2 статьи 169 Налогового кодекса. До принятия Постановления № 1137 форму документа и правила его заполнения рекомендовала налогоплательщикам ФНС России в письме от 28 сентября 2011 г. № ЕД-4-3/15927@. В этом документе также разъяснялось, как регистрировать корректировочный счет-фактуру в книге покупок и книге продаж.

Постановлением № 1137 утверждена форма корректировочного счета-фактуры, а также приведен порядок его заполнения. Форма документа отличается от рекомендованной ФНС России расположением указываемых в ней сведений.

Для внесения изменений в корректировочный счет-фактуру введены строки:

• номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры (строка 1а);
• номер и дата исправления самого счета-фактуры (строка 1б);
• код валюты, в которой отражены показатели (строка 4).

Реквизиты «Единица изменения» и «Страна происхождения» также должны указываться цифровым кодом и кратким наименованием.

Особенность новой формы — расположение документа. Теперь он «вытянут» не поперек, а вдоль. По каждой позиции реализованного товара (работы, услуги, имущественного права) для указания разницы между старой и новой стоимостью вместо отдельной графы, как было ранее, введены строки:

• А (до изменения) — отражаются показатели первоначального счета-фактуры;
• Б (после изменения) — отражаются данные после изменения стоимости товаров;
• В (увеличение) — отражаются показатели, характеризующие рост стоимости товаров;
• Г (уменьшение) — отражаются данные с учетом скидки или уменьшения количества товаров.

Данные строки Г нужно приводить без знака «минус». Это обусловлено путем получения показателей строк В и Г. Из данных строки А вычитают показатели строки Б. Отрицательную разницу приводят в строке В с положительным значением. Положительную разницу — в строке Г.

В итоговой строке корректировочного документа отражается отдельно сумма строк В («Всего увеличение») и отдельно сумма строк Г («Всего уменьшение»).

Уточнен порядок регистрации корректировочных счетов-фактур в книге покупок и книге продаж.

Кроме перемещения и перенумерации показателей порядок регистрации корректировочного счета-фактуры в книге покупок или книге продаж не изменился. Если стоимость товаров снизилась, поставщик регистрирует корректировочный счет-фактуру в книге покупок. При этом теперь в графах 7−9 он указывает показатели из строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)». Покупатель же приведет эти показатели в графах 4−6 книги продаж.

При росте стоимости товаров регистрировать корректировочный счет-фактуру в книге покупок будет покупатель. В графы 7−9 он перенесет данные из строки «Всего увеличение (сумма строк В)» корректировочного счета-фактуры. А продавец эти показатели укажет в графах 4−6 книги продаж.

Форма журнала учета счетов-фактур

Согласно Постановлению № 914 продавцы и покупатели были обязаны вести регистрацию счетов-фактур в журнале учета выставленных счетов-фактур и в журнале учета полученных счетов-фактур. Счета-фактуры должны были храниться в соответствующем журнале, а сам журнал переплетаться. Положениями Постановления № 914 форма журналов не утверждалась. На практике бухгалтеры с помощью автоматизированной программы формировали журнал регистрации счетов-фактур в порядке хронологии и подшивали к нему соответствующие входящие или исходящие счета-фактуры.

Постановлением № 1137 впервые законодательно установлена форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Налогоплательщики обязаны вести единый журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Журнал делится на две части: первая — для выставленных счетов-фактур (рис. 2, стр. 35), вторая — для полученных (рис. 3, стр. 36).

Налогоплательщики, перечисленные в пункте 5 статьи 170 Налогового кодекса, а также налоговые агенты, которые не являются плательщиками НДС, ведут только первую часть журнала в тех периодах, когда регистрируют выставленные счета-фактуры. Прежде всего это касается банков, страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, которые включают «входной» НДС в затраты, но налог, полученный от клиентов, уплачивают в бюджет. Налоговые агенты обязаны вести журнал в тех кварталах, когда они выполняют обязанности по уплате НДС за третье лицо (если они не являются налогоплательщиками по общим правилам).

Каждая часть журнала состоит из 19 граф. В них заносятся данные о счетах-фактурах: дата документа, номер, наименование поставщика или покупателя, его ИНН и прочая информация. Регистрация всех счетов-фактур (в том числе исправленных, корректировочных, составленных в электронном виде или на бумажном носителе)  единая. Она производится в хронологическом порядке — по дате выставления в первой части и по дате получения во второй части.

При выставлении счетов-фактур, в которых одновременно отражены операции, облагаемые по налоговым ставкам в размерах 10 и 18 процентов, и операции, не облагаемые НДС, в журнале указывается общая итоговая сумма налога по таким счетам-фактурам.

Появилась обязанность указывать два новых кода: код способа выставления и код вида операции. Код способа выставления 1 — выставление бумажного счета-фактуры, 2 — выставление счета-фактуры в электронном виде.

Код вида операции указывается по специальному перечню. Если в счете-фактуре фигурируют разные операции, то в журнале надо перечислить все коды через разделительный знак. На сайте ФНС опубликован проект приказа «Об утверждении кодов видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимых для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур».

Минфин и ФНС России в совместном письме от 3 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1657@ указали, что до издания приказа Федеральная налоговая служба при заполнении показателей графы 4 части 1 «Выставленные счета-фактуры» и графы 4 части 2 «Полученные счета-фактуры» журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур рекомендует использовать коды видов операций, указанные в приложении к письму.

Согласно документу отдельными кодами (всего их 13) будут обозначаться операции по отгрузке или приобретению товаров, работ, услуг; по возврату товаров или получению продавцом возвращенных товаров; по предоплате; при работе по договорам комиссии; при осуществлении функций налогового агента по НДС; по выполнению строительно-монтажных работ.

Заполнять журнал надо на каждый квартал (один налоговый период). При этом организации, реализующие товары (работы, услуги), имущественные права через свои обособленные подразделения с выставлением ими счетов-фактур, ведут журнал учета по организации в общем порядке. Иными словами, вести журнал нужно не по подразделениям, а в целом по организации, так как по налогу составляется единая декларация.

Способ ведения журнала может быть как электронным, так и бумажным. Форма ведения не зависит от того, выписывал налогоплательщик электронные счета-фактуры или нет.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются, он подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом. Страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью.

Журнал, составленный в электронном виде, должен быть заверен электронной цифровой подписью при передаче в инспекцию в случае истребования его для проверки (ст. 93 НК РФ).

Хранить журнал учета, составленный в любом виде, следует в течение не менее четырех лет с даты последней записи.

О том, что фактуры и иные документы, зарегистрированные в журнале, хранятся вместе с журналом и переплетаются с ним, теперь не сказано. Документы должны храниться в хронологическом порядке по мере их выставления (составления, исправления) или получения за соответствующий налоговый период в течение не менее четырех лет с даты последней записи в журнале.

Детально прописано, какие документы, подтверждающие расчеты по НДС, должен хранить налогоплательщик в различных ситуациях (при импорте, внесении вклада в уставный капитал, при посреднических сделках, принятии к вычету НДС по командировочным расходам и др.). К иным документам, которые подлежат регистрации в книге продаж, отнесена бухгалтерская справка-расчет налогоплательщика для восстановления суммы налога по правилам пункта 6 статьи 171 Налогового кодекса, а для книги покупок или книги продаж в соответствующих случаях — платежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет налоговым агентом (п. 4.1 ст. 161 НК РФ).

Новые формы книги покупок и книги продаж

Принципиальных изменений в правилах регистрации счетов-фактур в книгах нет. В книге покупок (продаж) регистрируются счета-фактуры, в том числе корректировочные, исправленные, полученные (выставленные), как на бумажном носителе, так и в электронном виде (рис. 4, 5, стр. 37).

Счета-фактуры, не соответствующие установленной форме и правилам ее заполнения, не регистрируются в книге покупок (п. 3 Правил ведения книги покупок, утвержденной Постановлением № 1137). Это требование может вызвать многочисленные судебные споры, так как основанием для отказа в вычете может являться только нарушение требований пунктов 5, 5.2, 6 статьи 169 Налогового кодекса (п. 2 ст. 169 НК РФ). Во избежание конфликтов с контролирующими органами налогоплательщикам целесообразнее регистрировать в книге покупок только те счета-фактуры, которые в полной мере соответствуют действующей форме и правилам ее заполнения.

Введение в счет-фактуру новых реквизитов повлекло за собой изменение формы книг. Раньше существовала только одна графа, предназначенная для даты и номера регистрируемого счета-фактуры. Теперь таких граф четыре — для отражения показателей различных типов счетов-фактур. В первой графе нужно указывать дату и номер исходного документа, во второй — номер и дату исправления, в третьей — номер и дату корректировочного счета-фактуры, в четвертой — номер и дату исправления корректировочного счета-фактуры.

Аналогичное новшество предусмотрено и в формах дополнительных листов книги продаж и книги покупок.

Уточнен порядок внесения исправлений в книгу покупок и книгу продаж. В Постановлении № 914 не был четко прописан порядок внесения корректировок в книгу покупок и книгу продаж в ситуации, когда счета-фактуры исправляются в том же периоде, в котором они зарегистрированы в указанных книгах. При этом содержалось требование, чтобы запись об аннулировании счета-фактуры производилась на дополнительном листе книги покупок в том периоде, в котором был зарегистрирован первоначальный счет-фактура (п. 7 Постановления № 914). Аналогичный порядок был установлен и для изменений, вносимых в книгу продаж (п. 16 Постановления № 914).

Теперь дополнительные листы оформляются, если изменения необходимо внести в книгу покупок и книгу продаж за прошедшие налоговые периоды (п. 4 Правил ведения книги покупок, п. 3 Правил ведения книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137). Корректировка книги покупок и книги продаж за текущий период производится непосредственно в ней, а не на дополнительном листе. Для этого показатели стоимости и суммы налога аннулируемого счета-фактуры указываются с отрицательными знаками, а в отношении регистрируемого счета-фактуры пишутся положительные значения (п. 9 Правил ведения книги покупок, п. 11 Правил ведения книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137).

Ранее не уточнялось, необходимо ли указывать на дополнительных листах книги покупок и книги продаж сведения в отношении аннулируемых счетов-фактур с отрицательным знаком. Теперь данное требование содержится в пункте 5 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок и пункте 3 Правил заполнения дополнительного листа книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137.

Установлен порядок регистрации исправленных счетов-фактур в книге покупок. Старыми правилами не был урегулирован вопрос, в каком налоговом периоде следует регистрировать в книге покупок исправленный счет-фактуру: в периоде получения первоначального счета-фактуры или получения исправленного документа. Минфин России в письме от 3 ноября 2009 г. № 03-07-09/53 разъяснял, что исправленный счет-фактура регистрируется в книге покупок в периоде его получения.

С принятием Постановления № 1137 в пункте 9 Правил ведения книги покупок указано, что исправленные счета-фактуры, в том числе корректировочные, регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты. Из этого пункта можно сделать вывод: исправленный счет-фактуру нужно зарегистрировать в периоде его получения.

Что касается порядка регистрации корректировочных счетов-фактур, все зависит от того, составлен ли документ в связи с увеличением или уменьшением стоимости товаров (работ, услуг, имущественных прав). 

Если стоимость была увеличена, корректировочный счет-фактура должен регистрироваться как обычно: продавцом в книге продаж на сумму разницы, покупателем в книге покупок также на сумму разницы. Если стоимость уменьшилась, у продавца возникает право на вычет, корректировочный счет-фактура регистрируется им в книге покупок; у покупателя, наоборот, возникает дополнительное обязательство по уплате НДС, корректировочный счет-фактура регистрируется им в книге продаж. При этом в книгу переносятся соответствующие итоговые показатели счета-фактуры (из строки В («Всего увеличение») или Г («Всего уменьшение»).

Для каждой ситуации (импорт, строительно-монтажные работы, вклад в уставный капитал, командировочные расходы и др.) в порядке заполнения документа прописаны детальные правила. Например, при приобретении услуг по найму помещений или проезду во время командировки в книге покупок для получения вычетов регистрируют бланки строгой отчетности или их копии с выделенной суммой налога, выданные работнику и приложенные им к отчету о служебной командировке.

Отметим, что в пункте 24 порядка, утвержденного Постановлением № 914, была предпринята попытка описать порядок оформления счетов-фактур при посреднических сделках, но им пользовались в случаях, когда посредник реализовывал, к примеру, товары комитента. Постановление № 1137 подробно описывает порядок регистрации в книгах покупок и продаж сторон сделки счетов-фактур при различных посреднических операциях, в том числе по договорам на покупку товаров.

Стоимостные показатели в книге продаж и в книге покупок следует указывать в рублях и копейках.

Вести книги можно либо в электронном виде, либо на бумажном носителе.

По окончании квартала, до 20-го числа следующего месяца, «бумажные» книгу продаж и книгу покупок необходимо прошнуровать, пронумеровать страницы и скрепить печатью и подписью руководителя (уполномоченного лица) либо предпринимателя. Дополнительные листы также следует подписать, пронумеровать и поставить на них печать. При этом необходимо продолжить сквозную нумерацию листов книги покупок или книги продаж за налоговый период, к которому относились исходные счета-фактуры.

Кроме того, теперь данные книги вместо главного бухгалтера должен подписывать руководитель организации или иное уполномоченное лицо (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137).

Срок хранения книг — четыре года с даты последней записи. Ранее он составлял пять лет.

Особенности электронного обмена счетами-фактурами

Счета-фактуры могут быть составлены на бумажном носителе. Допускается частичное заполнение на компьютере, а частичное — от руки.

В то же время по взаимному согласию сторон счета-фактуры могут составляться в электронном виде. При этом не обязательно полностью переходить на электронные счета-фактуры. Например, одному покупателю можно выставить бумажный документ, а другому — электронный.

Постановление № 1137 определяет особенности оформления электронных счетов-фактур, а также порядок ведения журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж для них.

Напомним процесс электронного документооборота счетов-фактур. 

Сторонам необходим оператор электронного документооборота — организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Порядок такого обмена утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Федеральная налоговая служба приказом от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36@ утвердила форматы представления документов при обмене счетами-фактурами в электронном виде по ТКС:

• информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами;
• извещения о получении электронного документа;
• подтверждения даты отправки документа;
• подтверждения даты получения документа;
• уведомления об уточнении электронного документа.

Продавец начинает документо-оборот. Он формирует электронный счет-фактуру установленного формата, при этом показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» в документе формироваться не должен. Затем продавец отправляет оператору файл, содержащий счет-фактуру. Оператор направляет документ покупателю.

Покупатель в свою очередь посредством оператора передает продавцу извещение о получении счета-фактуры.

Не получив извещения, продавец не имеет права зарегистрировать отправленный электронный счет-фактуру в журнале учета счетов-фактур.

Датами отправки счета-фактуры и получения счета-фактуры будут даты отправки и получения соответствующих файлов, содержащих в себе указанные документы.

Продавец может зарегистрировать в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур «исходящий» электронный счет-фактуру только в том случае, если он получил от покупателя извещение о получении, подписанное ЭЦП покупателя.

Датами отправки счета-фактуры является дата отправки файла, содержащего счет-фактуру. В графе 2 «Дата выставления» журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур продавец должен зафиксировать день, когда файл счета-фактуры поступил от продавца к оператору электронного документооборота. 

Если продавцу пришлось предпринять несколько попыток направить один и тот же электронный счет-фактуру, то в  этой графе надо указать дату того направления, по которому получено извещение о получении.

Покупатель может зарегистрировать в журнале входящий электронный счет-фактуру только при наличии извещения о получении, которое подписано его собственной ЭЦП и подтверждено оператором. Датой получения счета-фактуры будет считаться дата получения соответствующего файла со счетом-фактурой. В графе 2 «Дата получения» журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур покупатель должен указать день, когда оператор электронного документооборота направил покупателю файл счета-фактуры.

Разумеется, как и в любой другой системе, в системе электронной передачи данных возможны сбои.

Если на дату составления бумажного счета-фактуры возникла необходимость внесения изменений в ранее составленный счет-фактуру в электронном виде, то покупателю направляется как бы исправленный счет-фактура с указанием порядкового номера исправления и даты исправления. 

Если продавец выставил, а покупатель получил только исправленный счет-фактуру, то в журнале учета продавец и покупатель соответственно регистрируют только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

Возможен и такой вариант: электронный счет-фактура отправлен повторно взамен не полученного покупателем, и в него вносятся изменения. Тогда покупатель регистрирует полученный документ с указанием номера и даты исправления. При этом первоначальный вариант счета-фактуры, который не был получен, регистрировать у покупателя уже не нужно. 

1 Официальными источниками опубликования являются «Российская газета», «Собрание законодательства Российской Федерации» и интернет-портал www.pravo.gov.ru.

2 Для подписи электронных документов определен иной порядок.