Искусство управлять
Происхождение слова «менеджмент» объясняют по-разному. Первоосновой слова «менеджмент» было латинское manus — «рука». Позже в английском языке появилось management — руководить, или просто искусство управлять.
Экскурс в историю
Управление как отрасль научного знания начало формироваться на рубеже
Особенно ярко это было выражено при передаче жизненного опыта от старшего поколения к младшему. Совет старейшин и вождь выступали первым руководящим органом. Когда общество переходило от присваивающего хозяйства к производящему, в странах Ближнего Востока появилось несколько крупных деспотических государств, в которых система управления была очень хорошо развита. Так как совместные действия людей были тщательно организованы, стало возможным в
И в Новое время предлагались концепции управления государством или какой-либо стороной общественной жизни. Подчеркивались идеи того, что общество может и должно развиваться только благодаря управленческому искусству, а руководитель должен быть мудрым и обладать некоторыми особыми качествами. В России знания об управлении развивали Радищев, Калиновский, позже — Сперанский, Столыпин, Бухарин и многие другие.
Основоположником научной организации труда и менеджмента является американский инженер Ф. Тейлор. На его надгробном камне сформулирована и высечена главная заслуга этого американского исследователя: «Отец научного менеджмента».
В начале ХХ века Тейлор доказывал: «Жизнь, представляющая одну сплошную борьбу, вряд ли стоит того, чтобы ее поддерживать... следует изменить самую систему управления так, чтобы интересы рабочих и предпринимателей стали тождественными... подумайте о том, какие выгоды это означает для целой нации». В этом состояла «главная мотивационная пружина» основоположника научного менеджмента.
Искусство менеджмента
Существует два пути совершенствования организации: эффективный и неэффективный. Определить путь, по которому развивается организация, легко, если знать, каково качество достигнутых результатов, какими средствами и какой ценой они были получены. Более того, результат стоит соотносить со временем, рассматривать его в перспективе будущего организации, определять, насколько данный результат делает ее стабильной.
Эффективный путь развития организации зависит от следующих параметров:
- наличие стратегической цели и плана деятельности;
- оптимальная иерархия и структура организации;
- эффективные методы управления, включающие контроль над внешними и внутренними условиями;
- профессиональный подбор кадров;
- мотивация профессиональной деятельности сотрудников организации;
- открытость к информации, поступающей извне.
Стратегическая цель управления — это общая концепция того, как будут достигаться главные конечные цели организации, какими средствами будут решаться возникающие на пути проблемы и какие методы применяться для выявления скрытых возможностей и поиска дополнительных ресурсов.
Секреты специалистов
Выделено три основных фактора, которыми оперирует менеджмент:
- человеческий;
- финансовый;
- технологический.
Все они являются важными для руководителя и поэтому должны системно развиваться и взаимосвязанно применяться на практике.
Например, в любой организации по сути самым важным является следование общей единой цели. Соответственно каждый сотрудник должен быть правильно ориентирован на достижение ожидаемой цели. Но каждый отдел учреждения, имея свои предписания и установки, а также свою конечную цель, понимает общую единую цель по-своему. Более того, каждый сотрудник, выполняя только свои профессиональные обязанности, может не только неправильно понимать миссию организации, но и просто не знать ее. Слабая информационная технология, применяемая внутри организации, или существование финансовой неопределенности не учитывает человеческого фактора. В итоге происходит не только нарушение внутренних и внешних отношений и взаимодействий, но и потеря результативности и искажение стратегической цели.
Управленческая технология — это тоже искусство, предполагающее знание о том, чего точно следует добиться в результате, при этом постараться дойти к этому наиболее быстро и с наименьшими затратами и в финансовом плане, и в плане кадровых ресурсов.
Другие действия, которые важны для искусства менеджмента, это координация, организация, распоряжение. Организовывать значит строить не только финансовый или материальный план действия, но и социальный, направленный на кадровые ресурсы. Распоряжения должны помогать персоналу правильно понимать свои обязанности и надлежаще их исполнять. Координация включает в себя объединение, соотношение и оптимизацию всех действий, совершаемых в организации, с условиями, которые объективно влияют на организацию.
Для того чтобы уметь эффективно управлять не только организацией в целом, но и отдельным сотрудником, в целях достижения продуктивной производительности необходимо знание нескольких секретов. Они раскрывают рычаги социального воздействия на человека: на его мотивационную сферу, скорость и результативность работы, его заинтересованность в общей единой цели организации, стремлении выкладываться на служебном посту.
Раскроем главные из этих секретов.
Каждый сотрудник должен рассматриваться как личность, требующая индивидуального подхода и учета ее потребностей
Итак, каждый человек индивидуален и требует к себе бережного отношения и не должен рассматриваться только как средство для достижения цели. Максимально продуктивно он будет работать только в том случае, когда все его основные потребности удовлетворены. Согласно известной пирамиде потребностей, разработанной психологом А. Маслоу, у человека существуют базовые и высшие потребности. Или по-другому их называют «потребности нужды» и «потребности роста». К первой группе относятся физические потребности — в еде, сне, ощущения безопасности. Потребности роста начинаются от чувства принадлежности к группе, то есть когда человек может идентифицировать свои интересы и ценности с кем бы то ни было и в этом случае использовать местоимение «мы». Затем располагается потребность в уважении, познавательная потребность, эстетическая потребность. И наконец на вершине пирамиды расположена высшая потребность человека — потребность в самоактуализации.
Таким образом, получается, что невыспавшийся и голодный человек не сможет долго выполнять свои трудовые обязанности, даже если он будет финансово мотивирован на выполнение работы. Или же, если человек сознательно не определяет для себя работу с повышенным риском, испытывает беспокойство за свое здоровье на рабочем месте, то едва ли он будет обеспокоен целями производства. Чувствуя себя оторванным от рабочего коллектива, не встречая в нем понимания и уважения, сотрудник больше усилий будет затрачивать на борьбу со своими негативными мыслями об этом, и будет практически невозможно управлять его профессиональными качествами.
Знания о потребностях человека помогают понять и секреты внешней среды и трудового коллектива, в которых находится человек. Другими словами, понять, как через эти параметры управлять каждым отдельным сотрудником и персоналом в целом.
Внешняя среда влияет на профессиональную деятельность сотрудников
К внешней среде, как правило, относят обстановку помещения, все физические показатели среды (освещенность, температуру, атмосферное давление и другие); организационную культуру; климат в организации.
Как показывают многие социологические исследования, положительное изменение параметров внешней среды в организации влияет на мотивацию работника и результативность его работы. Более того, в большинстве случаев эти изменения оказываются эффективными в управлении и без дополнительного воздействия на какие-либо факторы.
Влияние коллектива на эффективность выполнения профессиональных обязанностей
Что касается коллектива, к которому принадлежит работник, то здесь могут удовлетворяться потребности в признании, уважении, а также потребности в общении. Среди сотрудников могут существовать как формальные, так и неформальные отношения. И те и другие важны для высокого качества управления. Как показывает многолетняя практика, по мере усиления групповой мотивации и сплоченности коллектива у каждого работника происходит в некотором роде замещение отдельных индивидуальных мотивов организационными. Подобное замещение влияет на улучшение психологического климата в группе и в организации в целом, а также способствует повышению результативности производственного труда. В результате это приводит к более легкому управлению группой и организацией.
Если удается цели организации и цели работника сделать общими и совпадающими по основным параметрам, то у работника включаются внутренние стимулы работы, которые являются в процессе управления значительно более эффективными, чем внешние.
Вместе с тем качество управления зависит от многих других условий, которые созданы внутри организации. В первую очередь это стабильное денежное вознаграждение. Поэтому любой организации для эффективного управления необходимо демонстрировать устойчивую зависимость между производительностью работника, качеством его труда и заработной платой или другими финансовыми вознаграждениями. Влияющим фактором также оказывается повышение качества трудовой жизни сотрудника или создание так называемого социального пакета, в который могут входить: оплачиваемые больничные листы, ежегодный отпуск, компенсация для детей сотрудников и другое.
Применение силовых методов управления — воздействие на персонал через страх, создание жесткой конкуренции между сотрудниками трудового коллектива и тому подобные действия — приведет к снижению трудовой мотивации. Более того, любопытные выводы сделал известный исследователь системы управления Мак-Грегор, когда разрабатывал концепцию человеческих ресурсов в сфере производства. В частности, он говорил о том, что от природы человек не является пассивным, а скорее приобретает данное качество в результате плохо управляемой или управляемой силовыми методами организации.
В других ситуациях людям, напротив, свойственно проявлять инициативу и активно участвовать в процессе производства. Принуждение и наказания производят наименьший эффект по сравнению с предоставлением человеку отдыха или времени на восстановление затраченных на работе сил. Мак-Грегор утверждал также, что любому человеку свойственно осуществлять самоконтроль и самоуправление, в том числе это всегда происходит в процессе профессиональной деятельности. Кроме того, в хорошо организованных, оптимальных внешних условиях сотрудник стремится проявлять свои способности и принимать на себя ответственность за выполнение профессиональных обязательств.
Таким образом, знания о секретах раскрытия ресурсов человека, его внутреннем побуждении к трудовой деятельности и высокой работоспособности помогают эффективно управлять и успешно добиваться поставленных целей.
Социально-психологические методы управления
Психологические методы управления играют важную роль в работе с коллективом, направлены на конкретную личность и, как правило, индивидуальны. Главной особенностью этих методов является то, что они направлены на внутренний мир человека, его личность, интеллект, чувства, образы, поведение и позволяют сосредоточить внутренний потенциал сотрудника на решении конкретных производственных задач.
К числу разрешенных способов психологического воздействия относятся:
внушение — целенаправленное психологическое воздействие на личность подчиненного со стороны руководителя при помощи обращения к групповым ожиданиям и мотивам побуждения к труду;
убеждение — основано на аргументированном и логическом воздействии на психику сотрудника для достижения поставленных целей, снятия психологических барьеров, устранения конфликтов в коллективе;
подражание — способ воздействия на отдельного сотрудника или социальную группу путем личного примера руководителя или иного лидера, образцы поведения которого являются примером для других;
вовлечение — психологический прием, посредством которого сотрудники становятся соучастниками трудового или общественного процесса (принятие согласованных решений, соревнование и т. п.);
побуждение — представляет собой позитивную форму морального воздействия на сотрудника, повышающую социальную значимость сотрудника в коллективе, когда подчеркиваются положительные качества сотрудника, его опыт и квалификация, мотивация к успешному выполнению порученной работы;
принуждение — крайняя форма психологического воздействия при отсутствии результатов иных форм воздействия, когда сотрудника заставляют выполнять определенную работу вопреки его воле и желаниям;
осуждение — прием психологического воздействия на сотрудника, который допускает большие отклонения от моральных норм коллектива или результаты труда которого крайне неудовлетворительны. Такой прием не может применяться в отношении сотрудников со слабой психикой и практически бесполезен для воздействия на отсталую часть коллектива;
требование — имеет силу распоряжения и может быть эффективным только в том случае, когда руководитель обладает большой полнотой власти или пользуется непререкаемым авторитетом. Во многих отношениях категорическое требование аналогично запрещению, выступающему в виде легкой формы принуждения;
запрещение — обеспечивает тормозящее воздействие на личность и по сути является вариантом внушения, а также ограничения недозволенного поведения (бездеятельность, попытки хищения и т. п.);
порицание — обладает убеждающей силой только в тех условиях, когда сотрудник считает себя последователем и психологически неразрывно связан с руководителем, иначе порицание воспринимается как менторское назидание;
командование — применяется тогда, когда требуется точное и быстрое исполнение поручений без обсуждений и критических замечаний;
обман ожиданий — эффективен в ситуации напряженного ожидания, когда предшествующие события сформировали у сотрудника строго направленный ход мыслей, обнаруживший свою несостоятельность и позволяющий без возражений воспринять новую идею;
намек — прием косвенного убеждения посредством шутки, иронического замечания и аналогии. По сути намек обращается не к сознанию и логичному рассуждению, а к эмоциям. Поскольку намек представляет собой потенциальную возможность оскорбления личности, применять его следует с учетом конкретного эмоционального состояния сотрудника;
комплимент — не следует смешивать с лестью, он должен не обижать, а возвышать сотрудника, наталкивать на размышления. Предметом комплимента должны быть вещи, дела, идеи и т. п., косвенно относящиеся к конкретному сотруднику;
похвала — является позитивным психологическим приемом воздействия на личность и оказывает более сильное воздействие, чем осуждение;
просьба — представляет собой весьма распространенную форму неформального общения и является эффективным методом руководства, так как воспринимается подчиненным как доброжелательное распоряжение и демонстрирует уважительное отношение к его личности;
совет — психологический метод, основанный на сочетании просьбы и убеждения. В оперативной работе, требующей принятия быстрых решений, использование советов следует ограничить.
Самоменеджмент
Если менеджмент — управление, то следовательно самоменеждмент — это управление собой, методы, навыки и стратегии, при помощи которых человек может эффективно направлять собственную деятельность на достижение целей. Тот, кто не способен управлять собой, вряд ли способен эффективно управлять другими людьми.
Раньше считалось, что личные качества даются человеку при рождении, но в настоящее время довлеет иная точка зрения. Согласно ей необходимые качества можно развивать с помощью тренировок и индивидуального тренинга. Так, руководителю, чтобы быть успешным, необходимо иметь особую харизму, обладать лидерскими наклонностями, быть успешным в коммуникациях, дисциплинированным, целе-устремленным и т. д.
Чтобы управлять своим рабочим временем, важно точно знать свой бюджет времени и совокупность планируемых задач. Необходимо установить приоритетность дел и строго следовать ей даже в том случае, когда менее важные дела выполняются намного легче и быстрее, чем более важные. При составлении индивидуального плана следует предусмотреть время, необходимое для проведения различных совещаний, бесед с коллегами и подчиненными, для приема посетителей, командировок и пр.
Следует выделить строго определенные часы и дни недели для выполнения регулярно повторяющихся работ (совещаний, разбора почты, приема посетителей, работы в Интернете и т. п.). Это даст возможность наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить значительное количество времени. В зависимости от характера работ целесообразно планировать их выполнение с учетом известного в психологии периода «нулевой утомляемости», показывающего изменения работоспособности в течение рабочего дня. В соответствии с ним проблемами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов.
Личный план должен быть реальным и не перегруженным. Следует выделить соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, конференций, собраний должно быть минимальным, но в то же время достаточным для обмена информацией. Этому способствует тщательная подготовка мероприятия. Необходимо резервировать часть времени для творческой работы и повышения квалификации. Кроме того, менеджеру следует постоянно контролировать выполнение личного плана, что дает возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования и рационального использования рабочего времени.
Немецкий профессор, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени Лотар Зайверт, предлагает следующие десять золотых правил, выполнение которых поможет руководителю добиться экономии времени.
1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.
2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.
3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.
4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.
5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (принцип Парето: 20 % дел приносят 80 % результатов).
6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.
7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).
8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел.
9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).
10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.