Как подтвердить расходы, связанные с содержанием автомобилей, используемых в деятельности налогоплательщика

Минфин России в письме от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51 разъясняет порядок документального подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в деятельности налогоплательщика.

Нетранспортные компании вправе для подтверждения учета топлива в целях исчисления налога на прибыль разработать форму путевого листа самостоятельно. При этом составлять путевые листы можно не каждый день, а на любой другой срок, не превышающий одного месяца.

Для документального подтверждения расходов на ГСМ предусмотрен путевой лист легкового автомобиля по форме № 3. При этом выдается путевой лист только на один день или смену. Но, как разъясняет Минфин, указанная форма и регулярность ее составления обязательна только для автотранспортных организаций. Что касается остальных компаний, то они могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформлять его с любой периодичностью: на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Главное — первичные документы должны быть составлены таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов.

В то же время существует приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, которым утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Вот этот перечень:

— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.