Бухгалтерский учет и отчетность: автоматизация и централизация

С. В. Соколов

Подсистема бухгалтерского учета занимает ключевое место в концепции электронного бюджета, ее использование в режиме применения единой нормативно-справочной информации и интеграции с другими подсистемами обеспечивает достижение большинства целевых эффектов, заявленных в концепции. В 2012 году специалисты компании «Кейсистемс» завершили работу над собственным решением, предназначенным для реализации единой системы бухгалтерского и управленческого учета, соответствующей целям и задачам электронного бюджета, на региональном и местном уровнях.

Казалось бы, рынок программного обеспечения по бухгалтерскому учету насыщен множеством готовых решений, и всем известны их возможности, достоинства и недостатки. Мы к ним привыкли и не рассчитываем на появление чего-то нового. Сейчас, как правило, во всех учреждениях бухгалтерский учет организован по одному из двух возможных вариантов:

1. Бухгалтерский учет ведет непосредственно учреждение, используя при этом один из существующих программных продуктов.

2. Организована централизованная бухгалтерия, которой переданы полномочия по ведению бухгалтерского учета ряда организаций.

Новая схема работы от компании «Кейсистемс»

Согласно этой схеме в финансовом органе субъекта Российской Федерации или главного распорядителя бюджетных средств формируется центр обработки данных (ЦОД), в котором находится единая база данных для ведения бухгалтерского учета всеми учреждениями, вне зависимости от их территориальной удаленности. Таким образом, мы предлагаем осуществить переход от отдельных разрозненных программ в учреждениях к единой централизованной автоматизированной системе без фактической передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета с применением средств удаленного доступа (WEB и СМАРТ-технологий). Программный комплекс «Смета-СМАРТ» ориентирован на применение в режиме интегрированного (единого) решения с программным комплексом «Бюджет-КС» на уровнях финансовых органов и отраслевых центров бухгалтерского учета.

(муниципальными) финансами в субъектах Российской Федерации. Данная концепция предполагает взаимную интеграцию всех информационных систем субъекта РФ, организацию единого информационного пространства. В это пространство войдут системы исполнения и проектирования бюджета, система управления государственными (муниципальными) закупками, система администрирования доходов бюджета, финансовый контроль, бухгалтерский учет и, конечно, организация юридически значимого электронного документооборота.Комплекс «Смета-СМАРТ» реализован в соответствии с целями и задачами концепции электронного бюджета, и входит в комплект решений, предлагаемых компанией «Кейсистемс» для создания единой информационной системы управления государственными

Функциональные особенности ПК «Смета-СМАРТ»

Программный комплекс «Смета-СМАРТ» позволяет автоматизировать все стандартные процессы, необходимые для ведения бухгалтерского и управленческого учета, однако вследствие создания единого информационного пространства мы получаем дополнительные возможности, такие как:

• Интерактивный автоматизированный контроль установленных нормативов, регламентов, отраслевых и специальных требований в области бухгалтерского и управленческого учета.
• Автоматизация управленческого учета учреждений, создание специализированного рабочего места руководителя учреждения.
• Формирование единой главной книги и консолидированной отчетности в реальном времени с учетом автоматизированного исключения консолидируемых расчетов и оперативной расшифровкой любого показателя до первичных документов учреждений.

Например: мы можем получить данные по кредиторской задолженности учреждения не из отчетности (по результатам заполнения),

а по реальным данным, имея доступ к его фактически заключенным договорам, графикам работ, актам выполненных работ и фактам оплаты.

• Оперативный мониторинг бюджетных услуг и качества финансового менеджмента учреждений.

Принципы построения единой информационной системы

Основной принцип, закладываемый в информационную систему, это применение единой нормативно-справочной информации (НСИ) и автоматизированное взаимодействие с держателями базовых реестров (ФНС, Росреестр и др.). Таким образом, бюджетная классификация, участники бюджетного процесса и прочие справочные данные вводятся пользователем однократно и отображаются во всех подсистемах (бухучет, исполнение, отчетность, проектирование). Без этого принципа невозможно построение единого пространства и неизбежны проблемы, связанные с разрозненностью и неактуальностью справочной информации.

Второй важный принцип — обеспечение однократности ввода документов и их обработки в реальном времени в рамках единой интегрированной системы управления общественными финансами. В качестве примера можно привести платежное поручение: оно формируется пользователем единожды и попадает как в базу по исполнению бюджета, так и в базу по бухучету с набором необходимых проводок.

Третий принцип — внедрение в практику работы сквозных бизнес-процессов, охватывающих учреждения, финансовый орган, ГРБС, уполномоченные органы по закупкам, имуществу и т. д. Например, в системе будет прослеживаться весь жизненный цикл каждого из основных средств, от момента торгов, заключения контракта, постановки на учет до начисления амортизации и последующего списания.

Единое информационное пространство финансово-хозяйственной деятельности учреждений

Предлагаемая единая автоматизированная система организована на базе ЦОДа с применением существующих решений компании «Кейсистемс» — программных комплексов «Смета-СМАРТ», «Смарт-Бюджет», «Хранилище-КС», «WEB-торги-КС», «Свод-СМАРТ». Все эти подсистемы используют единое ядро нормативно-справочной информации.

К системе с использованием каналов связи подключаются учреждения, которые:

• самостоятельно осуществляют ведение бухгалтерского учета, по общим правилам, сформулированным главным распорядителем бюджетных средств или финансовым органом;
• формируют закупки;
• осуществляют санкционирование;
• ведут учет обязательств и т. д.
• Также доступ к системе имеет финансовый орган, который, в свою очередь:
• имеет возможность получения единой главной книги;
• осуществляет контроль планов финансово-хозяйственной деятельности, обязательств;
• осуществляет санкционирование расходов.

В свою очередь главный распорядитель осуществляет: 

• распределение бюджетных лимитов и ассигнований по подведомственной структуре;
• формирует документы на оплату;
• осуществляет мониторинг финансовой деятельности и оценку качества финансового менеджмента. 

Важно отметить, что работа всех перечисленных учреждений осуществляется с использованием единого клиентского места. То есть пользователю не нужно запускать 3–4 ярлыка для доступа к разным подсистемам. Фактически запускается одна программа, в навигаторе которой перечислены все доступные пользователю режимы.

Одна из ключевых задач программного комплекса «Смета-СМАРТ» — обеспечение единой методологии бухгалтерского учета и реализация актуальных требований Федерального закона № 83-ФЗ. Централизация учета позволяет четко регламентировать единую учетную политику учреждений со стороны главных распорядителей бюджетных средств и финансовых органов на региональном и местном уровнях.

Управленческие эффекты

Комплекс «Смета-СМАРТ» потенциально готов обеспечивать автоматизацию бухгалтерского учета в режиме автоматического отражения операций по счетам рабочего плана, сохранив за бухгалтерией учреждений только процесс подготовки и обработки первичных учетных документов.

Единая методология работы, реализованная на базе комплекса «Смета-СМАРТ», позволяет в реальном времени проводить анализ информации о финансово-хозяйственных операциях для оценки качества финансового менеджмента и принятия управленческих решений, что приводит к повышению эффективности использования бюджетных средств и укреплению доходной базы бюджетов всех уровней.

Мониторинг и оценка качества

С точки зрения управления бюджетным процессом комплекс «Смета-СМАРТ» обеспечивает практическую реализацию мониторинга качества финансового менеджмента учреждений, в том числе позволяет проводить сравнительную характеристику качества планирования и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности, выявлять и предотвращать финансовые нарушения, корректировать деятельность учреждений для достижения большей результативности расходов. Применение единой базы данных позволяет минимизировать предоставление неполных или недостоверных данных, следовательно, повысить достоверность расчета оценочных показателей по таким направлениям, как финансовое планирование, исполнение плана доходов, эффективность управления дебиторской и кредиторской задолженностью, исполнение судебных актов, проведение инвентаризаций и др.