Финансовые активы бюджетного учреждения: денежные документы

10.06.2014 Бюджет Версия для печати Все материалы сайта

Государственные (муниципальные) бюджетные учреждения используют в своей деятельности такой вид финансовых активов, как денежные документы. Денежные документы — это приобретенные документы, имеющие номинальную стоимость. Они характеризуют отношения, когда расчеты по их приобретению произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, еще не оказаны. В своей учетной политике учреждение приводит перечень денежных документов, которые используются в его финансово-хозяйственной деятельности. Согласно п. 169 Инструкции № 157н к таким документам относятся:

— оплаченные талоны на бензин и масла, на питание;

— оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы (кроме путевок, полученных учреждениями от региональных отделений Фонда социального страхования РФ, а также путевок, полученных безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций);

— полученные извещения на почтовые переводы;

— почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины.

На усмотрение учреждения так же к денежным документам можно отнести:

— авиационные и железнодорожные билеты;

— проездные билеты на общественный транспорт;

— карты экспресс-оплаты мобильной связи, доступа в Интернет, IP-телефонии междугородных, международных переговоров и др.

Хранить денежные документы необходимо в кассе учреждения. Приход в кассу и выдача из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), формы которых утверждены Приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. На них необходимо сделать надпись «Фондовый». Оформленные таким образом приходные и расходные кассовые ордеры регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от документов, оформляющих операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги с проставлением на них записи «Фондовый».

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 171 Инструкции № 157н). Карточка (ф. 0504051) открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции. В конце месяца подсчитываются итоги по остаткам.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (ф. 0504071) (п. 172 Инструкции № 157н). Журнал также открывается путем перенесения остатков на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период, выводятся остатки.

Одними из самых распространенных денежных документов являются почтовые марки и конверты с марками. По мере необходимости они должны выдаваться подотчетному лицу для отправки корреспонденции. Подотчетное лицо составляет авансовый отчет, к которому прилагает оправдательные документы (реестр корреспонденции) или испорченные конверты, марки. Приобретаются почтовые марки и маркированные конверты по статье 221 «Услуги связи»

Путевки в санаторий. Организация оздоровительного отдыха должна быть предусмотрена уставом учреждения или иными локальными нормативными актами. Выдаются под отчет сотрудникам учреждения или непосредственно направляемым на санаторное лечение, если они достигли совершеннолетнего возраста. По возвращении они представляют авансовый отчет с приложенным корешком (обратным талоном) путевки. Приобретаются путевки по статье 262 «Пособия по социальной помощи населению».

Железнодорожные билеты и авиабилеты, проездные билеты. Если билеты на поезда дальнего следования и самолеты, приобретаются заранее, то возникает необходимость их хранения. Купленные билеты сдаются кассиру и учитываются в кассе как денежные документы. Проездные билеты выдаются сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути и носит разъездной характер. Приобретение билетов осуществляется по статье 222 «Транспортные услуги».

Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются для оплаты корпоративной мобильной связи. Как правило, карты приобретаются у сотового оператора, имеют индивидуальные номера. Учреждению необходимо разработать внутренний нормативный акт, регламентирующий использование корпоративной сотовой связи. В данном документе должен содержаться перечень должностей сотрудников, которые имеют право на получение карт оплаты, и условия, которые должны соблюдаться, например, сотрудникам оплачиваются только звонки, совершенные в рабочее время, или еще возможна оплата звонков, произведенных в нерабочее время, в выходные дни. Также необходимо установить порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь (представление детализации переговоров и служебной записки сотрудника о том, какие звонки были служебными).

Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются по статье 221 «Услуги связи».

Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:

— индивидуальный номер;

— срок действия;

— вид питания;

— сумму (стоимость);

— печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного лица.

Талоны выдаются работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Расходы на организацию питания учащихся относятся на статью 226 «Прочие работы, услуги».

Талоны на ГСМ. Если по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки и учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС, то такие талоны приходуются как денежные документы. По мере необходимости талоны выдаются водителям или специально назначенному сотруднику под отчет.

Полученное топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон. Расходы на приобретение талонов на ГСМ относятся к статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».

Денежные документы учитываются на счете 201 35 000. Бухгалтерский учет движения денежных документов в бюджетных учреждениях осуществляется в соответствии с инструкциями:

— от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н);

— От 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 174н).

Учет денежных документов оформляется следующими записями в бухгалтерском учете:

1) поступление денежных документов в кассу: