Как учесть выдачу трудовых книжек работникам

Выдача работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них является операцией по реализации товаров и признается объектом налогообложения НДС. Таким образом, при выдаче учреждением своим сотрудникам трудовых книжек и вкладышей в них НДС применяется в общеустановленном порядке. Если учреждение освобождено от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ, то НДС платить не нужно.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Взимаемая работодателем плата при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее, подлежит учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Поскольку приобретение бланков трудовых книжек — обязанность учреждения как работодателя, то затраты на их покупку обоснованы и уменьшают базу по налогу.

Таким образом, если доходы в виде сумм платы, взимаемой работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек (вкладышей в них), не превышают расходы на приобретение указанных бланков, то у учреждения налогооблагаемой прибыли не возникает. Такие разъяснения приведены в письме ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833@.