6-НДФЛ. Заполняем и проверяем

Л. Ю. Симонова

В 2016 году в отчетности по НДФЛ произошли изменения. Введена еще одна форма отчетности — Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных работодателем (форма 6-НДФЛ). Чтобы не возникали различные проблемы, необходимо знать, как правильно ее заполнять и сдавать.

В целях повышения ответственности работодателя за несоблюдение требований законодательства о налогах и сборах Законом от 2 мая 2015 г. № 113?ФЗ (далее — Закон № 113?ФЗ) внесены изменения в части первую и вторую Налогового кодекса. С 1 января 2016 года налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Для этой отчетности ФНС России приказом от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450@ (далее — Приказ № ММВ-7-11/450@) утвердила: 

• форму 6-НДФЛ «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом» (далее — Расчет, форма 6-НДФЛ);

• порядок заполнения и представления Расчета по форме 6-НДФЛ;

• формат представления формы 6-НДФЛ в электронном виде. 

Общая информация

С 2016 года все налоговые агенты должны представлять Расчет по форме 6-НДФЛ, при этом давно применяющаяся форма 2-НДФЛ сохраняется. Если в форме 2-НДФЛ отражаются данные о каждом работнике по отдельности, то в форме 6-НДФЛ содержится обобщенная информация в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от налогового агента (обособленного подразделения налогового агента): 

• о суммах начисленных и выплаченных им доходов;

• предоставленных налоговых вычетах;

• об исчисленных и удержанных суммах налога;

• другие данные, служащие основанием для исчисления налога (п. 1 ст. 80 НК РФ). 

Расчет составляется нарастающим итогом. Как и другие виды налоговой отчетности, он представляется налоговым агентом в инспекцию лично или через представителя в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи по установленным форматам. В случае если численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, не достигает 25 человек, то Расчет может быть подан на бумажном носителе в виде утвержденной машинно-ориентированной формы, заполненной от руки либо распечатанной на принтере (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

Датой представления Расчета считается: 

• дата его фактического представления, при представлении лично или представителем налогового агента в налоговый орган;

• дата его отправки почтовым отправлением с описью вложения, при отправке по почте;

• дата его отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи оператора электронного документооборота. 

Сроки представления Расчета: за первый квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ). Эти же сроки ФНС России указала в своей Информации от 26 ноября 2015 года.

Учреждения сдают форму 6-НДФЛ в налоговый орган по месту своего учета. Однако для некоторых категорий налогоплательщиков в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса установлен иной порядок. Например, российские организации, имеющие обособленные подразделения, сдают форму 6-НДФЛ в налоговые органы по месту нахождения обособленных подразделений.

Внимание!

Сроки представления налоговыми агентами формы 6-НДФЛ в 2016 году: 

• за I квартал — не позднее 4 мая 2016 года (30 апреля 2016 г. — выходной день, суббота) (письмо ФНС России от 21 декабря 2015 г. № БС-4-11/22387@);

• за полугодие — не позднее 1 августа 2016 года (31 июля 2016 г. — выходной день, воскресенье);

• за девять месяцев — не позднее 31 октября 2016 года;

• за 2016 год — не позднее 3 апреля 2017 года (1 апреля 2017 г. — выходной день, суббота).

В письмах Минфина России от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058@, от 1 февраля 2016 г. № БС-4-11/1395@, от 30 декабря 2015 г. № БС-4-11/23300@, от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23129@ даны разъяснения о представлении формы 6-НДФЛ организациями, имеющими обособленные подразделения и отнесенными к категории крупнейших налогоплательщиков.

В частности, ФНС России обращает внимание, что предоставленное налоговому агенту, отнесенному к категории крупнейших налогоплательщиков, право выбора порядка представления Справок 2-НДФЛ и Расчетов 6-НДФЛ не предусматривает возможности одновременной сдачи таких документов в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика и в налоговый орган по месту учета организации по соответствующему обособленному подразделению, вне зависимости от того, производятся указанные выплаты организацией или обособленным подразделением. То есть организация должна по всем доходам, выплачиваемым работникам как организацией, так и ее обособленным подразделением, представлять Справки 2-НДФЛ и Расчет 6-НДФЛ либо в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению.

Российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. При этом глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса не содержит норм, предоставляющих налоговым агентам, имеющим обособленные подразделения, самостоятельно выбирать обособленное подразделение, через которое производилось бы перечисление налога и, соответственно, представление Расчета по форме 6-НДФЛ.

Учитывая изложенное, Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению независимо от того, что данные обособленные подразделения состоят на учете в одной налоговой инспекции. Сумма налога на доходы физических лиц, исчисленного и удержанного с выплат физическим лицам — работникам обособленных подразделений, должна быть перечислена в бюджет по месту учета в налоговом органе соответствующего обособленного подразделения независимо от того, имеет оно отдельный баланс и корреспондентский счет или нет.

Изложенный порядок применяется независимо от того, выполняются работы в таком обособленном подразделении по трудовым договорам или договорам гражданско-правового характера.

Форма отчета

В состав Расчета по форме 6-НДФЛ входят: 

• титульный лист;

• раздел 1 «Обобщенные показатели»;

• раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц». 

При заполнении строки титульного листа «Код ОКТМО» следует применить нормы пункта 1.10 Приказа № ММВ-7-11/450@, указывающие, что форма Расчета заполняется по каждому ОКТМО отдельно. Коды по ОКТМО содержатся в «Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований» ОК 033-2013 (ОКТМО).

Организации, признаваемые налоговыми агентами, указывают код по ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация или ее обособленное подразделение.

Порядок заполнения

Порядок заполнения Расчета определен Приказом № ММВ-7-11/450@. Согласно ему в разделе 1 «Обобщенные показатели» указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если учреждение выплачивало физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1, за исключением строк 060–090, заполняется для каждой из ставок налога.

В случае если показатели соответствующих строк раздела 1 не могут быть размещены на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц.

Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060–090 заполняются на первой странице.

При заполнении раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100–140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

В письме ФНС России от 13 ноября 2015 г. № БС-4-11/19829 «О заполнении формы 6-НДФЛ» указано, что строка 100 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 Налогового кодекса. Это связано с введением правил определения даты получения физическим лицом дохода с 1 января 2016 года.

При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 223 Налогового кодекса дата фактического получения дохода определяется как день: 

• выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо (по его поручению) на счета третьих лиц, — при получении дохода в денежной форме;

• передачи дохода в натуральной форме — при получении дохода в натуральной форме;

• приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг — при получении дохода в виде материальной выгоды. Если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на них, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг;

• зачета встречных однородных требований;

• списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации;

• последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки;

• последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств. 

С 1 января 2016 года налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и сумм отпускных налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Раздел 2 Расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом. В нем указываются данные обо всех доходах, выплаченных с начала года и по последний день периода, за который заполняется Расчет (письмо ФНС России от 10 марта 2016 г. № БС-4-11/3852@). То есть при заполнении раздела 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за первое полугодие 2016 года сначала нужно указать данные, отраженные в разделе 2 Расчета за I квартал 2016 года, а уже затем внести в него данные о доходах, полученных физлицами в течение II квартала 2016 г.

Пример

Учреждение в I квартале 2016 года начисляло и выплачивало доходы 27 физлицам, с которыми заключены трудовые договоры:

январь — 1 364 850,15 руб.;

февраль — 1 325 475,27 руб.;

март — 1 477 897,45 руб.

Сотрудникам предоставлялись стандартные вычеты на детей:

январь — 11 400 руб.;

февраль — 11 400 руб.;

март — 11 400 руб.

Итого: 34 200 руб.

15 февраля сотруднику оплачен отпуск — 52 856,12 руб.

Выплачено пособие по временной нетрудоспособности в феврале:

3 марта — 13 683,25 руб.

Удержан НДФЛ по ставке 13 процентов.

С заработной платы:

январь — (1 364 850,15 — 11 400) × 13 % = 175 949 руб.;

февраль — (1 325 475,27 — 11 400) × 13 % = 170 830 руб.;

март — (1 477 897,45 — 11 400) × 13 % руб. = 190 645 руб.

Отпуск:

52 856,12 × 13 % = 6871 руб.

Пособия по временной нетрудоспособности:

февраль — 13 683,25 × 13 % = 1779 руб.

Всего доходы составили:

1 364 850,15 + 1 325 475,27 + 1 477 897,45 + 52 856,12 + 13 683,25 = 4 234 762,24 руб.

Итого сумма НДФЛ:

175 949 + 170 830 + 190 645 + 6 871 + 1 779 = 546 074 руб.

Дата выплаты заработной платы — 3-е число каждого месяца.

Пример заполнения разделов 1 и 2 формы 6-НДФЛ, представляемой в ИФНС на бумажном носителе, приведен на рисунке 1.

Рисунок 1

ФНС разъясняет

ФНС России в письмах неоднократно приводила разъяснения по различным вопросам.

Периоды и даты

В разделе 2 Расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. В случае если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом, то данная операция отражается в том отчетном периоде, в котором завершена (письмо ФНС РФ от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553@).

Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 Налогового кодекса, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» — положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 Налогового кодекса, а строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» — пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Налогового кодекса.

В письме ФНС России от 20 января 2016 г. № БС-4-11/546@ указано, что по строке 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» указывается дата в соответствии с положениями пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Налогового кодекса, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога на доходы физических лиц.

В соответствии с пунктом 2 статьи 223 Налогового кодекса датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно пункту 4 статьи 226 Налогового кодекса налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом (письмо ФНС РФ от 15 марта 2016 г. №БС-4-11/4222@, от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553@).

Таким образом, если заработная плата за март 2016 года выплачена работникам 5 апреля 2016 года, а налог на доходы физических лиц перечислен 6 апреля 2016 года, то операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. При этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом: 

• по строке 100 указывается 31.03.2016;
• по строке 110 — 05.04.2016;
• по строке 120 — 06.04.2016;
• по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели. 

В аналогичном порядке отражаются операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершенные в другом. Например, заработная плата за декабрь 2015 года выплачена 12 января 2016 года. В этом случае данная операция в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ не отражается, а в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года отражается следующим образом:

• по строке 100 указывается 31.12.2015;
• по строке 110 — 12.01.2016;
• по строке 120 — 13.01.2016;
• по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

В случае если работнику сумма оплаты отпуска за март 2016 года выплачена 5 апреля 2016 года, то данная операция отражается в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

• по строке 100 указывается 05.04.2016;
• по строке 110 — 05.04.2016;
• по строке 120 — 30.04.2016;
• по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели (письмо ФНС России от 25 февраля 2016 г. № БС-4-11/3058@).

Выплата зарплаты, пособий по временной нетрудоспособности и оплата отпусков

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода налогоплательщику. При выплате пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и оплате отпусков работодатель обязан перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (письмо ФНС РФ от 12 февраля 2016 г. № БС-3-11/553@).

Внимание!

• На основании положений статей 21 и 24 Налогового кодекса налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган по месту своего учета для получения разъяснений по заполнению Расчета по форме 6-НДФЛ с учетом конкретных ситуаций.

Контрольные соотношения

Федеральная налоговая служба письмом от 20 января 2016 г. № БС-4-11/591@ направила налоговым органам для работы контрольные соотношения показателей формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ). Позже в контрольные соотношения были внесены изменения. ФНС России довела уточненные соотношения в письме от 10 марта 2016 г. № БС-4-11/3852@.

Будет нелишним проконтролировать заполнение декларации самостоятельно, воспользовавшись приведенной ниже таблицей «Контрольные соотношения». В этой таблице многие термины приведены в сокращении. Прежде чем приступить к работе с ней, рекомендуем изучить справочник сокращений (см. стр. 53).

Контрольные соотношения

Предусмотрена ответственность

Законом № 113?ФЗ в Налоговый кодекс включена статья 126.1 об ответственности налогового агента при представлении налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения. Это в полной мере относится и к Расчету по форме 6-НДФЛ. С 1 января 2016 года представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 500 рублей за каждый такой документ.

Однако если налоговый агент самостоятельно выявил ошибки и представил налоговому органу уточненные документы до того момента, когда налоговый орган сообщил работодателю о выявленных нарушениях, то он освобождается от этой ответственности (ст. 126.1 НК РФ).

Также с 1 января 2016 года предусмотрен штраф за непредставление в инспекцию по месту учета в установленный срок расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом в размере 1000 рублей за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для представления расчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Законом № 113?ФЗ введена еще одна норма ответственности налоговых агентов в случае непредставления ими в налоговый орган расчета сумм НДФЛ в течение 10 дней по истечении установленного срока. Согласно пункту 3.2 статьи 76 Налогового кодекса с 1 января 2016 года налоговые органы вправе приостанавливать операции по банковским счетам (переводы электронных денежных средств).

За непредставление налоговой декларации в порядке, преду­смотренном законодательством о налогах и сборах, применена ответственность — взыскание штрафа в размере 5 процентов не уплаченной в установленный законодательством о налогах и сборах срок суммы налога, подлежащей уплате (доплате) на основании этой декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30 процентов указанной суммы и не менее 1000 рублей (ст. 119 НК РФ).

В отношении прочих документов и сведений, представляемых налоговым агентом по НДФЛ, порядок привлечения к ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязанностей по их представлению остался прежним. За непредставление в установленный срок налоговому органу документов и иных сведений, необходимых для осуществления контроля, работодатель может быть привлечен к ответственности в соответствии с нормами Налогового кодекса. Должностные лица подвергаются штрафу в сумме от трехсот до пятисот рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).