Расчеты корпоративными картами

А. А. Комлева

В наше время сложно недооценить безналичные расчеты. Вместе с тем корпоративные карты повсеместно еще не используются учреждениями. И поэтому у бухгалтера могут возникнуть вопросы в связи с их применением.

Внедрение электронных информационных технологий не обошло и финансы. Обращение наличных денежных средств в настоящее время сводится к минимуму, обуславливая удобство безналичных расчетов как обывателю в его повседневной жизни, так и юридическому лицу.

Выбор в пользу применения безналичных расчетов с применением корпоративных банковских карт в учреждении связан с удобством транспортировки денежных средств, сокращением времени получения денег конечным адресатом, упрощением процедуры обязательного возмещения работникам расходов.

Несколько лет назад применение банковских карт для расчетов с персоналом по оплате труда в рамках зарплатных проектов кредитных организаций вызывало много вопросов и недоверие работников. В настоящее время указанный факт недоумения уже не вызовет.

Похожая ситуация возникает по отношению к корпоративной банковской карте, выданной учреждению. Пройдут годы, а пока...

Преимущества

Преимуществ использования карт довольно много. Основные из них: 

• повышение оперативности движения денежных средств. Сокращение времени при документальном оформлении операций;
• минимизация обращения наличных денежных средств. Исключение определенных рисков;
• безопасность хранения денежных средств. Возможность блокировки карты при ее утере;
• отсутствие комиссии за снятие наличных денежных средств при условии заключения Казначейством России договора с кредитной организацией;
• альтернатива чековой книжке;
• снятие наличных денежных средств в банкомате (как на выдачу заработной платы, так и на приобретение товаров для нужд учреждения (выдача денежных средств под отчет)) независимо от времени работы операционного отдела (отдела инкассации) отделения казначейства;
• оплата товаров, приобретаемых для государственных (муниципальных) нужд посредством электронного платежа. Например, разовые покупки канцелярских и хозяйственных товаров в рамках Законов от 5 апреля 2013 г. № 44?ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», от 18 июля 2011 г. № 223?ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»;
• возможность безналичных расчетов в командировке (в случае закрепленных полномочий командируемого работника);
• уменьшение документооборота при учете командировочных, представительских расходов и т. п.
• отсутствие ограничений на выпуск корпоративных карт. Ограничение касается исключительно видов операций при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности. 

Внимание!

Корпоративная карта не может быть передана ее законным держателем для использования третьему лицу.

Открываем специальный счет

Согласно пункту 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П (далее — Положение № 266-П), кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

При этом банковская карта это электронное средство платежа, которое используется при расчете (оплате) за поставленный товар или предоставленную услугу, а также для получения наличных денежных средств.

По функциональным особенностям банковские карты подразделяются на: 

• расчетные (дебетовые);
• кредитные;
• предоплаченные. 

Использование учреждениями госсектора корпоративных карт определяется Правилами обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), утвержденными приказом Федерального казначейства от 30 июня 2014 г. № 10н (далее — Правила № 10н).

Согласно Положению № 266-П клиент — юридическое лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции: 

• получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
• оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;
• иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
• получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;
• оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
• иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации. 

Ознакомившись с условиями предоставления банковских карт, учреждение принимает решение об их получении.

Согласно пункту 37 Правил № 10н для получения карт получатель средств бюджета (не являющийся участником бюджетного процесса) представляет в орган Федерального казначейства Заявление на получение карт по форме согласно приложению 7 к указанным Правилам (ф. 0531247).

На основании представленных получателями бюджетных средств (неучастниками бюджетного процесса) Заявлений на получение карт орган Федерального казначейства формирует Реестр на выпуск карт по форме согласно приложению 8 к Правилам № 10н (ф. 0531248) и не позднее рабочего дня, следующего за днем представления в орган Федерального казначейства Заявлений на получение карт, направляет данный Реестр в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета № 40116.

Порядок осуществления расчетов с помощью корпоративной карты, ее обращение при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности учреждения, действия уполномоченного работника, его должность необходимо закрепить в соответствующем положении (разделе, внутреннем локальном акте) сформированной учетной политики учреждения (далее — Положение). В частности, нужно отразить перечень должностей работников, применяющих по роду своей деятельности корпоративные банковские карты.

Внимание!

Клиент вправе осуществлять операции, не связанные с получением и взносом наличных денег, в размере не более 100 000 рублей в день по одной карте. Ответственность перед банком несет юридическое лицо, ответственность перед учреждением несет уполномоченный работник.

Кроме того, в Положении необходимо отразить следующие моменты:

• порядок заключения договора о материальной ответственности уполномоченного работника;
• целевое использование корпоративных карт;
• учет приема/выдачи указанных карт;
• особый порядок хранения ПИН-кодов;
• лимит разовых расходов на приобретение канцелярских/хозяйственных товаров для нужд учреждения;
• возмещение нанесенного ущерба учреждению.

Внимание!

Уполномоченные работники должны быть ознакомлены с порядком осуществления расчетов с помощью корпоративной карты, закрепленном в учетной политике. Факт ознакомления необходимо подтвердить личной подписью уполномоченного работника.

Получаем наличные по карте

Получение наличных денежных средств с использованием карт через банкомат (электронный терминал) осуществляется в пределах остатка денег на банковской карте. В случае применения корпоративных банковских карт кредитная организация при отсутствии средств на банковской карте (недостаточности) кредит не предоставляет.

Орган Федерального казначейства не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от кредитной организации соответствующей информации, формирует по каждому клиенту в разрезе карт и предоставляет клиенту Сведения об операциях, совершаемых с использованием карт (ф. 0531246).

Для получения денежных средств получатель средств бюджета (неучастник бюджетного процесса) представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, Заявку на получение наличных денег (ф. 0531802) (Заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243)).

При бумажном документообороте Заявка (ф. 0531243) представляется в двух экземплярах.

Порядок обеспечения денежными средствами удаленных получателей средств бюджета (удаленных неучастников бюджетного процесса) отражен в пункте 49 Правил № 10н.

Бухгалтерский (бюджетный) учет

Учет корпоративных банковских карт осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, субъект учета вправе в порядке, предусмотренном указанной Инструкцией, вводить дополнительные забалансовые счета и (или) аналитические коды синтетических счетов Единого плана счетов.

Согласно приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» операцию по получению корпоративной банковской карты можно отразить в карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043), где указываются номер карты, ее держатель, срок, на который она предоставлена, даты получения и возврата, лимит денежных средств, предусмотрев дополнительные графы.

Операции по перечислению денежных средств с лицевого счета на счет корпоративной банковской карты бухгалтер отразит записью:

Дебет 0 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 1 304 05 000, 0 201 11 610
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом», «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».

Возврат неиспользованных денежных средств на лицевой счет учреждения со счета корпоративной банковской карты бухгалтер отразит следующей записью:

Дебет 1 304 05 000, 0 201 11 510
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом», «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 0 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам».

Операции по оплате командировочных расходов (расходов на приобретение товаров на нужды учреждения) с применением корпоративной банковской карты бухгалтер отразит следующими записями:

Дебет 0 208 ХХ^[1] 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
Кредит 0 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— выдача денежных средств под отчет с использованием карт;

Дебет 0 401 20 000, 0 109 00 000
«Расходы текущего финансового года», «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит 0 208 ХХ^[1] 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
— принятие к учету подтвержденных командировочных расходов согласно утвержденному авансовому отчету;

Дебет 0 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 0 208 ХХ^[1] 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
— возврат подотчетным лицом неиспользованных денежных средств на карту;

Дебет 0 304 05 000, 0 201 11 510
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом», «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 0 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— зачисление неиспользованных денежных средств на лицевой счет с карты.

В личных целях

Не стоит сбрасывать со счетов возможность использования уполномоченными работниками корпоративных банковских карт в личных целях.

Например, уполномоченный работник использовал корпоративную банковскую карту для личных расчетов в розничной торговле, при этом он готов возместить ущерб, нанесенный учреждению.

Поскольку расходы, не связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения, необходимо возместить, уполномоченный работник обязан внести необходимую сумму в кассу учреждения.

Вместе с тем согласно статье 137 Трудового кодекса работодатель вправе осуществить удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности.

При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Согласно статье 243 Трудового кодекса материальная ответственность в полном размере возлагается на работника в случае умышленного причинения ущерба.

Материальная ответственность в полном размере не исключает возможности привлечения его к материальной ответственности за умышленное причинение ущерба.

Согласно статье 248 Трудового кодекса взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ).

Расчеты за пределами страны

Применение корпоративной банковской карты возможно в иностранных государствах путем финансового обеспечения представителей учреждения посредством перевода необходимого объема безналичных денежных средств.

Финансирование расходов представителей учреждений в иностранном государстве осуществляется в пределах установленной кредитной организацией (банком) — эмитентом суммы денежных средств (расходного лимита).

Порядок применения корпоративной банковской карты в иностранных государствах необходимо отразить в рамках сформированной учетной политики.

^[1] Вместо ХХ проставляется соответствующий код аналитического учета.