Типичные нарушения финансово-хозяйственной деятельности в системе МВД России

Е. С. Игонина

Как правило, при проведении ревизии обнаруживаются несоблюдение норм законодательства, ошибки ведения учета. В статье Елена Сергеевна ИГОНИНА, старший контролер контрольно-ревизионного отдела Управления на транспорте по Приволжскому федеральному округу МВД России, обращает внимание на наиболее часто встречающиеся нарушения, выявленные при обобщении результатов ревизии.

Банковские и кассовые операции

Анализ результатов проверок финансово-хозяйственной деятельности подразделений Управления на транспорте по Приволжскому федеральному округу МВД России (УТ МВД России по ПФО) свидетельствует о том, что при совершении банковских и кассовых операций чаще всего допускаются следующие нарушения:

• отсутствие приказа руководителя учреждения, утверждающего лимит остатка наличных денежных средств в кассе учреждения, который устанавливается приказом руководителя, что является нарушением Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
• наличие в кассе подразделения денежных средств в размере, превышающем установленный лимит остатка. Денежные средства сверх установленного лимита могут находиться только в определенные дни, в остальное время они сдаются на лицевой счет. Как показывают результаты ревизии, подразделение не всегда соблюдает установленный лимит остатка наличных денежных средств в кассе учреждения;
• расхождение сведений, отраженных в Журнале операций по счету «Касса» и кассовой книге. Так как записи в Журнал операций по счету «Касса» вносятся на основании кассовой книги, сформированной по видам валют, то информация об учете, отраженная в них, должна полностью совпадать;
• отсутствие рапортов на выдачу под отчет авансов на командировочные расходы. В соответствии с положениями приказа МВД РФ от 15 ноября 2011 г. № 1150 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации» для выдачи сотруднику под отчет наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности подразделений МВД России, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному рапорту подотчетного лица;
• Приходные кассовые ордера (ф. 0310001) не погашены штампом «оплачено»;
• Расходные кассовые ордера (ф. 0310002) содержат исправления;
• выдача денежных средств под отчет при наличии за лицом задолженности по ранее выданным подотчетным суммам. Часто такие действия бухгалтеры объясняют тем, что суммы, выданные под отчет, относятся к разным статьям КОСГУ (допустим, один аванс выдан на приобретение канцелярских товаров и отражен по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ, а другой выдан на оплату услуги и отнесен на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ). Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Никаких исключений из этого правила нет. Иными словами, выдача аванса при наличии задолженности у подотчетного лица по ранее выданным суммам (вне зависимости от того, на какие цели данные денежные средства были выданы (на разные статьи, подстатьи КОСГУ)) недопустима;
• в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) в графе «По настоящей ведомости выдано» отражены суммы, установленные данной ведомостью, а не фактически выданные;
• расходование денежных средств на цели, не прописанные в чеке и в заявке на получение наличных денег;
• отсутствие подписи главного бухгалтера в Приходных кассовых ордерах (ф. 0310001) и Расходных кассовых ордерах (ф. 0310002), на основании которых получались и выдавались денежные средства.

Расчеты с подотчетными лицами

К наиболее распространенным нарушениям, выявляемым в ходе ревизии МВД России расчетов с подотчетными лицами, можно отнести следующие:

• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
• систематическая выдача сумм под отчет без оснований и необходимости, с последующим возвратом их в кассу;
• неудержание денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшихся в установленный срок;
• списание подотчетных сумм при отсутствии первичных до­кументов;
• отсутствие приказов о направлении сотрудников в командировку, а также приказов на продление ее сроков;
• отсутствие командировочных удостоверений или ненадлежащее их оформление (если их применение закреплено локальными актами учреждения — Учетной политикой или Положением о командировках);
• неполное заполнение реквизитов командировочного удостоверения (отсутствие печатей в пунктах назначения, отметок);
• несоблюдение установленных норм командировочных расходов, безосновательное возмещение командировочных расходов сверх установленных законодательством норм;
• оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;
• некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• несоответствие записей в авансовых отчетах и журналах операций, главной книге или других регистрах.

Расходы на денежное довольствие

Все ошибки и нарушения, которые встречаются при ревизиях подразделений системы МВД России на денежное довольствие, можно разбить условно на три группы:

• нецелевое использование бюджетных средств на денежное довольствие;
• неправомерное расходование средств на денежное довольствие вследствие неверного применения норм законодательства;
• счетные ошибки, которые возникают при некорректном (неправильном) вычислении и отражении данных в регистрах бухгалтерского учета.

Рассмотрим каждую группу подробнее.

Нецелевое использование бюджетных средств на оплату труда

Это нарушение следует выделить первым во всем списке выявляемых нарушений.

На основании статьи 306.4 Бюджетного кодекса нецелевым использованием бюджетных средств признаются направление средств бюджета бюджетной системы РФ и оплата денежных обязательств в целях, не соответствующих полностью или частично целям, определенным законом (решением) о бюджете, сводной бюджетной росписью, бюджетной росписью, бюджетной сметой, договором (соглашением) либо иным документом, являющимся правовым основанием предоставления указанных средств.

Из норм приведенной статьи следует, что, если подразделение МВД России получило бюджетное финансирование на определенные цели, оно обязано придерживаться порядка их целевого использования. Контрольно-ревизионным отделом УТ МВД России было выявлено нецелевое использование средств федерального бюджета. Нарушение состояло в том, что заработная плата за счет средств федерального бюджета, полученных для гражданского персонала, была выдана сотрудникам органов внутренних дел.

Неправомерное расходование средств на оплату труда

Нарушений, включенных в данную группу, довольно много. Они заключаются в несоблюдении тех или иных норм приказа МВД России от 31 января 2013 г. № 65 «Об утверждении Порядка обеспечения денежным довольствием сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации» (далее — Приказ № 65) либо иных нормативно-правовых актов, регулирующих денежное довольствие сотрудников МВД России. Чаще всего такие нарушения возникают из-за недостаточной правовой грамотности бухгалтерских и кадровых служб. Приведем некоторые из них.

1. В нарушение требований пункта 24 Приказа № 65, подпункта «а» пункта 1.1 части 1 приложения № 1 к приказу МВД России от 20 февраля 2012 г. № 106 «О размерах надбавки к должностному окладу сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации за выполнение задач, связанных с повышенной опасностью для жизни и здоровья в мирное время, и утверждении Перечня отдельных должностей сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, при замещении которых устанавливается надбавка к должностному окладу за выполнение задач, связанных с повышенной опасностью для жизни и здоровья в мирное время» младшему инспектору — кинологу кинологической группы линейного управления МВД России на транспорте (ЛУ МВД России на транспорте) с 23 декабря 2013 года выплачивалась надбавка к должностному окладу сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации за выполнение задач, связанных с повышенной опасностью для жизни и здоровья в мирное время, а именно за службу, связанную с выполнением, обнаружением, идентификацией взрывных устройств и взрывоопасных объектов (предметов), в размере 40 процентов от должностного оклада.

Согласно справке № 374 от 1 июня 2015 года, выданной начальником ФГКОУ ДПО «Школа по подготовке специалистов-кинологов МВД РФ», старший сержант полиции Трофимов В. А. с 1 августа 2013 года по 22 декабря 2013 года проходил обучение по программе первоначальной подготовки специалистов-кинологов. В соответствии с пунктом 13 приказа Минобрнауки России от 18 апреля 2013 года № 292 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным программам профессионального обучения» лицам, успешно сдавшим квалификационный экзамен, присваиваются разряд или класс, категория по результатам профессионального обу­чения и выдается свидетельство о профессии рабочего, должности служащего. В личном деле младшего инспектора-кинолога ЛУ МВД России на транспорте отсутствовали копии документов о профессиональном обучении (повышении квалификации, переподготовке) сотрудников кинологических подразделений, подтверждающие присвоение квалификации и право на ведение профессиональной деятельности в сфере служебной кинологии по направлению поиска и обнаружения взрывчатых веществ, взрывных устройств, оружия и боеприпасов. В период ревизии документы не были представлены. По данному факту начальником ЛУ МВД России на транспорте назначена служебная проверка. Сумма переплаты составила 83 000 рублей.

2. В нарушение требований пункта 32 Приказа № 65 начальнику следственного отдела ЛУ МВД России на транспорте, имеющему дисциплинарное взыскание — строгий выговор, выплачивалась премия за добросовестное выполнение служебных обязанностей. Сумма переплаты составила 1 700 рублей.

Счетные ошибки

Довольно часто счетные ошибки допускаются при расчете не только заработной платы и отпускных, но и социальных пособий. Например, если при расчете бухгалтер неверно сложит размеры выплат, работнику будет выплачена излишняя заработная плата.

В случае если сотрудник уволился и контракт с ним прекращен, излишне выплаченная ему сумма денежных средств может быть возмещена только в добровольном порядке либо путем обращения организации в суд. Как исправить счетную ошибку в бухгалтерском учете? Ответ на этот вопрос приведен в пункте 18 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н). В соответствии с приведенными нормами она подлежит исправлению методом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью в день обнаружения ошибки.

Отметим, что дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются Бухгалтерской справкой (ф. 0504833), форма которой утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Кроме корректировки начисленной заработной платы следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Порядок исправления ошибки в начислении страховых взносов и НДФЛ аналогичен приведенному выше порядку. Нужно сторнировать ошибочные начисления методом «красное сторно» и отразить в учете дополнительной записью суммы правильно начисленных обязательных платежей. Ввиду уменьшения суммы налоговой базы по НДФЛ происходит уменьшение и начисленного налога, который подлежит возврату налогоплательщику.

Практика показывает, что несмотря на строгую регламентацию порядка начисления и выплаты заработной платы бухгалтерские службы МВД России допускают большое количество нарушений, влекущих за собой дисциплинарную, административную, а в отдельных случаях и уголовную ответственность. Руководствуясь изложенной выше информацией, бухгалтеры смогут своевременно выявить и устранить нарушения, допущенные ими при начислении и выплате заработной платы сотрудникам.

Учет нефинансовых активов

Среди наиболее часто встречающихся нарушений учета нефинансовых активов в системе МВД России выделим следующие:

• отсутствие учета основных средств стоимостью до 3 000 рублей на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3 000 рублей включительно в эксплуатации»;
• отсутствие в журналах операций подписи главного бухгалтера учреждения;
• отсутствие в ведомости выдачи материальных ценностей на нужды подразделения МВД России подписи руководителя учреждения;
• отсутствие инвентаризации объектов нефинансовых активов перед составлением годовых форм бухгалтерской отчетности. Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества, утвержденным приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, проведение инвентаризации имущества обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может осуществляться в период их наименьших остатков;
• нарушения в оформлении инвентарных карточек учета основных средств. В ходе выборочной проверки в подчиненных подразделениях УТ МВД России по ПФО оформления инвентарных карточек учета основных средств установлено, что в инвентарных карточках учета основных средств не указаны данные о модели, типе, марке, заводской (или иной) номер, дата выпуска (изготовления), дата ввода в эксплуатацию, дата и номер акта ввода основных средств в эксплуатацию. На оборотной стороне инвентарной карточки не заполнены краткая индивидуальная характеристика объекта, перечень составляющих его предметов и его основные качественные и количественные показатели, что ведет к недостаточному контролю за объектами основных средств;
• ошибочное отнесение объектов в состав объектов основных средств. При проверке оборотной ведомости по основным средствам установлено, что к объектам основных средств необоснованно отнесены материальные ценности, которые должны были быть учтены в составе материальных запасов учреждения (например, двери тамбурные, двери складские, решетки оконные). Зачастую в учреждении системный блок, монитор, мышь, клавиатура, которые являются обособленным комплексом конструктивно сочлененных предметов, принимаются к учету как отдельные объекты основных средств, хотя они относятся к объектам материальных запасов и должны согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н (далее — Указания № 65н), приобретаться по статье 340«Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

Нарушения в учете горюче-смазочных материалов

Согласно Порядку организации транспортной деятельности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденному приказом МВД России от 31 декабря 2013 г. № 1045, первичным документом для учета работы транспорта является путевой лист. Формы путевых листов приняты постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

При проверке списания ГСМ ревизоры контрольно-ревизионного отдела УТ МВД России по ПФО зачастую выявляют следующие нарушения:

• расхождение фактического показания спидометра с данными, отраженными в путевых листах;
• несовпадение количества ГСМ, выданного по заправочному листу водителю, с количеством ГСМ, которое принималось к учету по чекам, приложенным к авансовому отчету водителя;
• списание бензина не по путевым листам, а по актам;
• списание смазочных материалов (масел, тосола) без применения Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Нарушения в порядке начисления амортизации

В ходе ревизии одного из линейных отделений МВД России (ЛО МВД России) на транспорте было выявлено нарушение пункта 86 Инструкции № 157н — не был издан приказ о консервации снегоходов. Амортизационные начисления приостановлены не были. Таким образом, сумма излишне начисленной амортизации составила 53 991 рубль.

Несвоевременное принятие к учету

Как показали результаты ревизий, в подчиненных подразделениях УТ МВД России по ПФО материальные ценности принимались к учету несвоевременно (товарные накладные поставщиков были датированы началом одного месяца, а к учету в учреждении они принимались в конце следующего месяца).

Средства на текущий ремонт

К наиболее распространенным нарушениям, выявляемым при ревизии использования средств на текущий ремонт, можно отнести следующие:

• отсутствие должным образом оформленной проектно-сметной документации;
• наличие фактически не выполненных работ;
• завышение в актах выполненных работ норм накладных расходов, сметной прибыли, на непредвиденные работы и др.;
• приписки физических объемов (включение в Акты по приемке выполненных работ по форме КС-2 (далее — Акты по форме КС-2) дополнительных объемов работ, которые фактически не выполнялись);
• завышение установленных норм накладных расходов и сметной прибыли, индексов пересчета цен от базисного в текущий уровень, размеров лимитированных и прочих затрат;
• включение в акты затрат, учтенных в нормах накладных расходов и сметной прибыли;
• сокрытие выполненных объемов и предъявление их к оплате в последующих периодах с применением более высоких индексов пересчета цен;
• повторный учет НДС в составе стоимости строительных материалов и изделий;
• повторная оплата стройматериалов и изделий, поставленных (приобретенных) заказчиком;
• повторное включение в Акты по форме КС-2 ранее оплаченных работ, а также вспомогательных работ и расходных материалов, учтенных в комплексных расценках;
• арифметические ошибки.

Закон о контрактной системе

К наиболее распространенным нарушениям Закона от 5 апреля 2013 г. № 44?ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» относятся:

• заключение (оплата) государственных контрактов при отсутствии либо сверх лимитов бюджетных обязательств;
• нарушения, связанные с заключением и исполнением контрактов;
• нарушения, связанные с выбором способа размещения заказа;
• нарушения, связанные с составлением документации о размещении заказов, и нарушения процедуры размещения заказов;
• нарушения, связанные с информационным обеспечением;
• нарушения, связанные с направлением сведений в уполномоченный орган;
• заключение контракта на условиях, отличных от условий, предусмотренных документацией о торгах, извещением о проведении запроса котировок;
• изменение условий контракта в ходе его исполнения при отсутствии правовых оснований;
• заключение контракта без предоставления поставщиком, исполнителем, подрядчиком обеспечения исполнения контракта;
• подписание контрактов, заключенных по итогам проведения открытых аукционов в электронной форме лицами, не имеющими права действовать от имени заказчика;
• нарушение сроков представления в контрольный орган сведений (информации), если представление таких сведений (такой информации) является обязательным;
• нарушение требований к содержанию протокола;
• отсутствие в контрактах обязательных условий, предусмотренных Законом о контрактной системе;
• отсутствие в составе комиссии заказчика лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере размещения заказов.

Нецелевое использование бюджетных средств

В соответствии со статьей 289 Бюджетного кодекса использование бюджетных средств на цели, не соответствующие условиям их получения, определенным утвержденным бюджетом, бюджетной росписью, уведомлением о бюджетных ассигнованиях, сметой доходов и расходов либо иным правовым основанием их получения, является нецелевым.

Что тогда подразумевается под «целевым характером бюджетных средств»? Ни для кого не секрет, что порой руководители бюджетных организаций по-своему трактуют данную норму — для них все расходы носят целевой характер. Согласно статье 38 Бюджетного кодекса целевой характер бюджетных средств означает, что бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств доводятся до конкретных получателей бюджетных средств с указанием цели их использования. При этом в соответствии со статьей 184.1 Бюджетного кодекса законом (решением) о бюджете устанавливается распределение бюджетных ассигнований по каждому главному распорядителю бюджетных средств в разрезе кодов разделов, подразделов, целевых статей и видов расходов классификации расходов бюджетов, отражающих направления (цели) финансирования расходов бюджета. Порядок отражения расходов по кодам классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) устанавливается Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утверждаемыми Минфином на соответствующий финансовый год.

Ревизией ЛО МВД России на транспорте, проведенной контрольно-ревизионным отделом УТ МВД России по ПФО, было выявлено нарушение требований Бюджетного кодекса, Указаний № 65н. Согласно заключенному государственному контракту была произведена оплата расходов по приобретению сплит-систем в количестве 4 штук в размере 47 600 рублей и отражена по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества». Так как сплит-системы являются объектами основных средств, расходы следовало отнести на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств».

Также по указанному государственному контракту в счет электромонтажных работ была произведена оплата расходов по приобретению и монтажу системы видеонаблюдения на сумму 298 600 рублей. В то время как расходы по приобретению основных средств в сумме 238 000 рублей следовало отнести на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств», затраты на монтажные работы в виде установки системы видеонаблюдения в размере 60 600 рублей — отразить по статье 226 «Прочие работы, услуги».

В итоге общая сумма нецелевого расходования бюджетных средств по вышеуказанным фактам составила 346 200 рублей.