Централизованная бухгалтерия: денежные документы

Д. В. Жуковский

В этом номере мы продолжим разговор о работе централизованной бухгалтерии^[1]. Рассмотрим вопросы, возникающие при организации работы фондовой кассы.

Процесс формирования первичного документа можно разделить на четыре этапа:

• подготовка исходных данных;
• оформление первичного документа на основании исходных данных;
• подписание (утверждение) первичного документа;
• отражение в первичном документе бухгалтерских записей.

Эти принципы применяются и в организации учета денежных документов в фондовой кассе.

Фондовая касса в ЦБ

Одна из особенностей работы с денежными документами состоит в том, что при поступлении в учреждение их недопустимо сразу выдавать материально ответственному сотруднику на руки, как в случае закупки материальных запасов или основных средств. Денежные документы должны пройти через фондовую кассу. Ее можно миновать только в том случае, когда подотчетный сотрудник приобретает соответствующие объекты и тут же их в полном объеме расходует. Например, на почте покупаются конверты/марки и тут же используются при отсылке корреспонденции. Если же конверты/марки приобретаются безналичным путем и потом расходуются в течение длительного периода, или денежные документы приобретает один сотрудник, а расходует другой, то в учете по фондовой кассе должны быть отражены движения. А за ведение фондовой кассы отвечает обычно кассир. Но на кого эта функция будет возложена после передачи учета в централизованную бухгалтерию (ЦБ) и сокращения штата?

При организации ЦБ обычно рассуждают так: «В учреждении наличного оборота практически нет. С переходом в ЦБ наличность будет исключена полностью и, значит, никакого кассира в учреждении не нужно». А про фондовую кассу и забыли. Если же в учреждении будет решено не выдавать все денежные документы на руки, а хранить в надежном железном ящике (сейфе), то это уже будет фондовая касса не только как учетная единица, но и как реальное место хранения денежных документов.

Согласно пункту 171 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкции № 157н), аналитический учет денежных документов ведется по их видам. То есть недопустимо, чтобы в учете ЦБ на счете 0 201 35 000 «Денежные документы» отражалась только общая сумма. Она должна быть распределена по видам денежных документов. Например, талоны, марки, маркированные конверты. И даже если из всех денежных документов в учреждении есть только конверты, то в учете должно быть отражено, что вся сумма на счете 0 201 35 000 «Денежные документы» — это именно конверты.

Следовательно, в ЦБ должны поступать первичные документы по фондовой кассе с указанием вида денежных документов и относящейся к этому виду сумме. Более того, учетной политикой учреждения может быть установлен порядок количественного учета денежных документов по видам и номиналам. Например, показатель на счете 0 201 35 000 «Денежные документы» 2860 рублей должен складываться из следующих позиций:

• марки по 10 рублей — 111 штук на сумму 1110 рублей;
• марки по 15 рублей — 60 штук на сумму 900 рублей;
• маркированные конверты по 50 рублей — 17 штук на сумму 850 рублей.

Чтобы ЦБ могла следовать такой учетной политике, первичные документы по фондовой кассе должны содержать сведения не только об общей сумме, но и о количестве и номиналах денежных документов.

Приобретение денежных документов

У поставщика

Процедура приобретения денежных документов, например маркированных конвертов, маркированных почтовых карточек, открыток, почтовых марок, у поставщика проходит в четыре шага.

Первый шаг. Исходные данные

Кроме передачи покупателю приобретенных денежных документов поставщик оформляет товарные документы, которые содержат исходные данные. Использование товарных документов поставщика в качестве первичных для отражения денежных документов в учете недопустимо.

Если товарные документы на приобретенные денежные документы будут поступать непосредственно в учреждение, то в его штате должен иметься сотрудник, обладающий достаточной квалификацией, чтобы произвести прием документов, проверить правильность их заполнения, соответствие договору (контракту).

В случае поступления товарных документов в ЦБ квалифицированный прием, как правило, гарантирован. Но как тогда быть с приемкой по количеству и ассортименту предметов учета в соответствии со входящим документом?

Второй шаг. Порядок оформления

Где будет оформляться Приходный кассовый ордер (фондовый) (далее — ПКОф)? Рассмотрим варианты.

• ПКОф может быть оформлен в учреждении. Значит, в штате должен быть сотрудник, достаточно квалифицированный для этого.
• ПКОф может быть оформлен в ЦБ — на основании товарного документа поставщика. Для этого товарный документ должен попасть в ЦБ или на бумажном носителе, или в электронном виде. Самой ЦБ товарный документ поставщика для отражения записей в учете не нужен, записи в учетных регистрах будут делаться именно на основании ПКОф.

Кассовые документы, в том числе по фондовой кассе, это, наверное, единственная группа первичных документов, для которых важна строгая последовательная нумерация. Если ПКОф будет решено оформлять в учреждении, то ответственный сотрудник должен следить за соблюдением нумерации.

Третий шаг. Подписание документа

В форме приходного кассового ордера предусмотрено две подписи — главного бухгалтера и кассира.

Допустим, решено оформлять ПКОф в учреждении, и за кассира будет расписываться сотрудник, ответственный за оформление ПКОф. С подписью главного бухгалтера сложнее. Потребуется передавать фондовый документ в ЦБ на подпись или дать кому-то из сотрудников учреждения соответствующие полномочия — подписывать ПКОф как главный бухгалтер.

Если же ПКОф будет оформляться в ЦБ, то в этом случае у ЦБ должны быть полномочия не только главного бухгалтера, но и кассира.

Четвертый шаг. Бухгалтерские записи

В унифицированной форме приходного кассового ордера преду­смотрена строка для отражения бухгалтерской записи, даже с кодом аналитики по кредиту, но отсутствует графа для простановки отметки о принятии к учету. Согласно новым указаниям, внесенным в Методические указания по применению форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н (далее — Методические указания № 52н), при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела «Отметка о принятии к учету» (при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию отчетности ЦБ) операция отражается в Бухгалтерской справке (ф. 0504833), оформляемой к первичному документу.

Кроме суммы для целей отражения в учете надо принимать во внимание вид денежного документа. А если учетной политикой учреждения предусмотрен количественный учет денежных документов, то надо брать в расчет еще и количество, и номинал. Для отражения этой информации в ПКОф можно использовать графы «В том числе», «Код аналитического учета». Разрешено дополнить унифицированную форму дополнительными реквизитами (с отражением этого факта в учетной политике), сделать к ПКОф приложение (это требование также следует зафиксировать в учетной политике).

Через подотчетное лицо

Вопросы, возникающие при приобретении денежных документов через подотчетное лицо и у поставщика, аналогичны. Но есть и отличия.

Первый шаг. Исходные данные

В случае приобретения денежных документов через подотчетное лицо исходными данными для составления ПКОф будет служить утвержденный Авансовый отчет (ф. 0504505).

Второй шаг. Порядок оформления

Где будет на основании Авансового отчета (ф. 0504505) оформляться ПКОф? Очевидно, решение будет зависеть от того, какой будет установлен порядок составления Авансового отчета (ф. 0504505). Конечно, удобнее было бы оформлять ПКОф на поступление денежных документов от подотчетного лица там же, где будет оформляться Авансовый отчет (ф. 0504505) о закупке денежных документов.

Поступление денежных документов

Возврат от подотчетного лица

Возврат денежных документов от сотрудника в фондовую кассу учреждения бывает нечасто. Но ответственное лицо может уволиться, перейти на другую должность, невзирая на остаток выданных под его ответственность денежных документов. Передавать напрямую подотчетную задолженность от одного сотрудника к другому нельзя. Только через фондовую кассу.

Первый шаг. Исходные данные

В качестве исходных данных для оформления возврата от сотрудника остатка денежных документов может выступить Авансовый отчет (ф. 0504505) по денежным документам, который подтвердит наличие остатка. Также нужно детализировать сумму возвращаемого остатка по видам денежных документов (по количеству и номиналам, если учетной политикой предусмотрен количественный учет денежных документов).

Второй шаг. Порядок оформления

ПКОф составляют на основании Авансового отчета (ф. 0504505). Место оформления и порядок будут зависеть от того, где и как будет оформляться сам Авансовый отчет (ф. 0504505).

Выдача под отчет денежных документов

Денежные документы могут быть израсходованы на нужды учреждения только через подотчетное лицо. Их выдача производится исключительно на основании Расходного кассового ордера (фондового) (далее — РКОф).

Первый шаг. Исходные данные

Так же как и в случае выдачи под отчет наличных денег, для выдачи денежных документов исходными данными будет утвержденное руководителем заявление подотчетного лица (распоряжение руководителя, составленное на основании заявления). Это может быть сделано только в учреждении.

Второй шаг. Порядок оформления

РКОф может быть оформлен:

• в учреждении. Для этого надо будет назначить соответствующего сотрудника с достаточной квалификацией;
• в ЦБ на основании заявления подотчетного лица. Для этого заявление должно поступить в ЦБ или на бумажном носителе, или в электронном виде. Для отражения записей в учете заявление ЦБ не нужно. Записи в учетных регистрах будут делаться именно на основании РКОф.

Третий шаг. Подписание документа

В РКОф требуется четыре подписи — руководителя, главного бухгалтера, подотчетного сотрудника и кассира. Поэтому возможности подписать РКОф в ЦБ нет, так как хотя бы одна подпись (подотчетного лица) должна быть сделана в учреждении.

Четвертый шаг. Бухгалтерские записи

РКОф может быть принят к учету в ЦБ только полностью оформленным, со всеми четырьмя подписями. Хотя в унифицированной форме РКОф предусмотрены графы для указания бухгалтерской корреспонденции (только одной), но нет граф для отметки о принятии к учету. В ЦБ необходимо будет оформить к РКОф Бухгалтерскую справку (ф. 0504833), для этого кроме суммы должна поступить информация о видах денежных документов (а также о количестве и номинале денежных документов, если это предусмотрено учетной политикой).

Списание денежных документов

Денежные документы могут быть списаны по причине недостачи и в связи с негодностью (причины негодности могут быть разными, но в учете отражаться будут одинаково). В любом случае должен быть оформлен РКОф, потому что никаких иных первичных документов для списания денежных документов Инструкцией № 157н не предусмотрено.

РКОф оформляется на основании распоряжения руководителя, которое издается, например, по результатам инвентаризации (Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)).

Расходование денежных документов

Авансовый отчет (ф. 0504505) относится к первичным документам, поэтому, обсуждая порядок подготовки первичных документов по учету денежных документов, мы говорим об этой форме.

Рассмотрим указания о порядке заполнения Авансового отчета (ф. 0504505), приведенные в Методических указаниях № 52н, и наложим их на технологию учета при передаче полномочий в ЦБ (табл. 1).

Особенностью Авансового отчета (ф. 0504505) как первичного документа является то, что он может заполняться в два подхода, если по результатам его принятия сотрудник потом еще возвращает остаток денежных документов. В таком случае в уже полностью оформленный первичный документ необходимо внести записи в раздел «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода».

Первый шаг. Исходные данные

Для составления Авансового отчета (ф. 0504505) по расходованию денежных документов исходными данными будут показатели:

• учета об остатке задолженности за подотчетным лицом по расчетам по денежным документам;
• о выданных под отчет денежных документах;
• о произведенных подотчетным лицом расходах, подтвержденные документально в порядке, установленном учетной политикой учреждения.

Второй шаг. Порядок оформления

Исходя из приведенной выше таблицы, заполнение Авансового отчета (ф. 0504505) о расходовании денежных документов может быть произведено тремя способами:

• полностью в учреждении. Для этого в учреждении должны быть не только данные о расходах подотчетного лица, но и данные учета по остаткам и оборотам по счетам расчетов с подотчетными лицами (208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами») по этому сотруднику;
• полностью в ЦБ. Для этого в ЦБ должны поступить документы о расходах, представленные подотчетным лицом;
• частично в учреждении (в части расходов подотчетного лица), частично в ЦБ (в части данных учета). Для этого частично оформленный Авансовый отчет должен передаваться между учреждением и ЦБ.

Третий шаг. Подписание документа

Унифицированная форма Авансового отчета (ф. 0504505) содержит подписи шести лиц:

• руководителя (утверждает);
• руководителя структурного подразделения (подтверждает целесообразность расходов);
• подотчетного сотрудника (подтверждает перечень произведенных расходов);
• главного бухгалтера (подтверждает, что отчет проверен);
• бухгалтера (подтверждает, что отчет проверен);
• бухгалтера-кассира (подтверждает записи и возврате остатка).

Отсутствие хотя бы одной из первых пяти подписей может вызвать вопросы у проверяющих лиц.

Четвертый шаг. Бухгалтерские записи

Если следовать букве Методических указаний № 52н, то при передаче полномочий по ведению учета в ЦБ никаких бухгалтерских корреспонденций в Авансовом отчете (ф. 0504505) вообще не должно быть. Они отразятся в Бухгалтерской справке (ф. 0504833), которую ЦБ должна самостоятельно оформить по Авансовому отчету. В ЦБ составление соответствующих корреспонденций может быть не таким простым.

Если согласно учетной политике в учреждении необходимо производить расчет себестоимости услуг, работ или готовой продукции, то бухгалтер ЦБ должен получить четкие и однозначные указания: относятся расходы подотчетного лица к счету 401 20 «Расходы текущего финансового года» или к одному из счетов 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг», а в случае включения расходов в себестоимость — вид расходов (прямые/накладные/общехозяйственные) и более глубокая аналитика в случае прямых расходов.

В одной из следующих статей мы рассмотрим сложности определения себестоимости при передаче учета в ЦБ. Сейчас же важно обратить внимание на само наличие такой проблемы.

^[1] См. журнал «Бюджетный учет» № 2/2017. С. 58–61.