Централизованная бухгалтерия: передаем дела

Д. В. Жуковский

В цикле статей^[1] мы уже говорили о том, какие проблемы могут возникнуть при организации ведения учета централизованной бухгалтерией (ЦБ) и взаимодействия ЦБ с учреждениями. При создании ЦБ эти вопросы и проблемы обсуждаются и в обязательном порядке документируются — в форме Соглашения о передаче полномочий. Но часто забывают о таком важнейшем вопросе, как передача дел от учреждений в ЦБ.

Д. В. ЖУКОВСКИЙ, начальник отдела автоматизации бюджетного учета

Неприоритетное отношение сторон к вопросу передачи дел от учреждений в ЦБ можно объяснить тем, что на первый взгляд процедура кажется похожей на передачу дел от одного бухгалтера к другому. Но на самом деле здесь различий гораздо больше, чем сходства (табл. 1).

Таблица 1

Передача дел при переводе учета учреждения в ЦБ более похожа на передачу дел при реорганизации в форме присоединения или слияния. Но и тут есть отличия (табл. 2).

Таблица 2

Сроки передачи дел

Если при планировании передачи дел уделять внимание только одной дате — дате передачи дел, — неизбежны проблемы.

Необходимо сразу устанавливать три даты и планировать мероприятия по передаче дел с их учетом:

• когда ЦБ будет отражать первичные документы в учете;
• когда учреждение должно полностью передать в ЦБ все учетные данные;
• когда ЦБ должна принять данные, переданные от учреждений.

Объясним на примерах (передача данных, необходимых для расчета заработной платы и соответствующих платежей в бюджет, не рассматривается).

Допустим, принято решение передать учет в ЦБ с 1 января (Дата 1). Это означает следующее:

• все факты хозяйственной жизни, произошедшие после 1 января, отражает в учете ЦБ. Начиная с 1 января (Дата 1), ЦБ формирует и направляет на исполнение платежные документы;
• учреждение с 1 января и до установленного срока сдачи годовой отчетности продолжает принимать и отражать в учете первичные документы, относящиеся к отчетному году;
• ЦБ имеет возможность отражать в учете только те факты хозяйственной жизни, для которых нет необходимости учитывать входящие остатки, например, для списания материальных запасов нужны актуальные остатки;
• учреждение сдает годовую бухгалтерскую (бюджетную) отчетность в установленные сроки;
• учреждение в установленные сроки (Дата 2), например до 1 февраля, передает в ЦБ данные об остатках в полной аналитике по состоянию на 1 января;
• в установленный срок (Дата 3), например до 15 февраля, ЦБ производит проверку и приемку переданных данных об остатках;
• учреждение сдает в установленные сроки налоговую и статистическую отчетность, отчетность в фонды за прошедший год.

Итого мы имеем три даты:

• дата начала отражения фактов хозяйственной жизни в ЦБ (Дата 1);
• дата передачи от учреждения в ЦБ учетных данных по состоянию на Дату 1 (Дата 2);
• дата окончания проверки данных от учреждений в ЦБ (Дата 3).

Если принято решение передать учет в ЦБ в середине года, например с 1 июля (Дата 1), то это означает:

• все факты хозяйственной жизни, произошедшие после 1 июля, отражает в учете уже ЦБ. Начиная с 1 июля (Дата 1), ЦБ формирует и направляет на исполнение платежные документы;
• учреждение с 1 июля и до установленного срока сдачи полугодовой отчетности продолжает принимать и отражать в учете первичные документы, относящиеся к первому полугодию;
• ЦБ имеет возможность отражать в учете только те факты хозяйственной жизни, для которых нет необходимости учитывать входящие остатки; например, для списания материальных запасов нужны актуальные остатки;
• учреждение сдает полугодовую отчетность в установленные сроки;
• учреждение в установленные сроки (Дата 2), например до 15 июля, передает в ЦБ данные об остатках в полной аналитике по состоянию на 1 января, обо всех оборотах с 1 января по 1 июля (Дата 1), об остатках в полной аналитике по состоянию на 1 июля (Дата 1);
• в установленный срок (Дата 3), например до 31 июля, ЦБ производит проверку и приемку переданных данных об остатках;
• учреждение сдает в установленные сроки налоговую и статистическую отчетность, отчетность в фонды за тот период года, когда учет велся учреждением.

Так как годовую отчетность будет сдавать ЦБ, более правильно передать от учреждений в ЦБ не только остатки на Дату 1. Нужны будут и обороты с начала года, и остатки на начало года. Без этих данных составление отчетности в ЦБ существенно усложнится.

Сравнивая варианты начала ведения учета в ЦБ с 1 января и с 1 июля, можно увидеть:

• если ЦБ начнет вести учет с 1 января, то Дата 2 будет существенно дальше от Даты 1, потому что на сдачу годовой отчетности нужно больше времени, чем на отчетность в середине года;
• если ЦБ начнет вести учет с 1 января, объем передаваемых учетных данных будет существенно меньше, чем в середине года, так как в этом случае будут только начальные остатки, а при передаче с 1 июля — еще и обороты с начала года.

Все сказанное можно свести в такую приблизительную таблицу (не рассматривается передача данных по расчету заработной платы и платежей в бюджет) (указаны ориентировочные даты) (табл. 3).

Таблица 3

* Исходя из необходимого времени 1 месяц на подготовку годовой отчетности.

** Исходя из необходимого времени 15 дней на подготовку отчетности, кроме годовой.

*** Исходя из необходимого времени 15 дней на прием и проверку данных (остатки).

**** Исходя из необходимого времени 1 месяц на прием и проверку данных (остатки плюс обороты).

Зачем вообще нам нужна Дата 2? Следует принимать во внимание, что обязательно, независимо от того, будем мы это планировать или нет, будет существовать период между Датой 1 и Датой 2, когда учет по учреждению одновременно будет вестись и в ЦБ (текущий), и в учреждении (доработка завершенного периода). При планировании сокращения штатов надо учитывать, что до Даты 2 включительно, то есть до предельной даты сдачи отчетности, в учреждении должны быть бухгалтеры, умеющие делать и сдавать бухгалтерскую (бюджетную) отчетность. И еще эти же бухгалтеры должны сдать в срок все другие виды отчетности.

А нужна ли при планировании создания ЦБ Дата 3? Нельзя упустить из виду ряд факторов. Прием данных из учреждений не будет мгновенным. Данные обязательно надо проверять (это будет рассмотрено далее). При приеме учетных данных из учреждений, как правило, выявляются ошибки и проблемы. Бухгалтерам ЦБ нужно будет контактировать с коллегами из учреждений. Это будет продуктивным только в том случае, если в учреждениях останутся достаточно компетентные бухгалтеры до заранее установленной и согласованной Даты 3.

Что и как учреждение будет передавать в ЦБ

Как уже было показано, учреждение должно будет передать в ЦБ остатки в полной аналитике, а также обороты, если Дата 1 установлена не на 1 января.

Но что такое «передать остатки», «передать обороты»? Если исходить из установленного Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), порядка ведения учета, то это означало бы передать в ЦБ все учетные регистры, оформленные и заполненные в соответствии с требованиями инструкции к каждому из счетов учета. То есть данные счета учета основных средств (0 101 00 000) и амортизации основных средств (0 104 00 000) — в форме полностью заполненных на Дату 1 Инвентарных карточек учета нефинансовых активов (ф. 0504031), Инвентарных карточек группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Данные счетов учета материальных запасов (0 105 00 000) — в форме полностью заполненных на Дату 1 Карточек количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Данные счетов учета расчетов по обязательствам (0 302 00 000) — в форме полностью заполненных на Дату 1 Карточек учета средств и расчетов (ф. 0504051). И так далее по всем счетам учета, по которым есть подлежащие передаче остатки и/или обороты. Но, конечно же, так никто делать не будет. Потому что, как показала практика, указанные учетные регистры не используются по своему прямому назначению — как инструмент ведения учета. Учет во всех учреждениях ведется тем или иным автоматизированным способом. Значит, передаваться будут данные в какой-то цифровой форме. И здесь все будет зависеть от того, какое программное обеспечение (ПО) для учета применяется в учреждении и в ЦБ.

Если в учреждении и в ЦБ применяется разное программное обеспечение

В случае использования различного ПО, как правило, сколько-нибудь качественно удается перенести только остатки. Поэтому, если в ЦБ планируется использовать иной тип ПО, чем в централизуемых учреждениях, то лучше провести передачу учета по состоянию на 1 января. Если все-таки эта процедура планируется на середину года, то при невозможности автоматически перенести в базу данных ЦБ сведения об оборотах, возможно несколько вариантов действий:

• перенести остатки на 1 января, обороты с начала года по дату передачи учета внести в базу данных ЦБ вручную по первичным документам;
• перенести остатки на 1 января, обороты с начала года по дату передачи учета внести в базу данных ЦБ вручную итоговыми месячными оборотами по специально подготовленным реестрам;
• перенести остатки на дату передачи учета, отчетность в ЦБ сформировать вручную путем суммирования показателей по данным части года, учтенной в ЦБ, с данными части года, которая учитывалась в учреждении.

Если в учреждении и в ЦБ применяется одинаковое ПО

В случае применения одинакового ПО возможны различные варианты действия:

• если в ЦБ создается единая база данных, то возникает необходимость в специальной процедуре переноса данных из базы учреждения в единую базу в ЦБ. При этом встает непростая задача избежать дублирования одинаковой нормативно-справочной информации, пришедшей в центральную базу из баз данных разных учреждений (контрагенты, коды бюджетной классификации, банки и банковские счета и т. д.);
• в ЦБ для части или для всех учреждений могут использоваться отдельные базы данных; это позволит перенести в ЦБ из учреждения базу данных простым копированием или с помощью иной, сравнительно несложной процедуры.

Но кроме задачи приема-передачи учетных данных от учреждений в ЦБ, которая носит в первую очередь технический характер, возникают гораздо более сложные организационные проблемы и учетные задачи.

Как ЦБ будет принимать и проверять данные

Мы не зря начали обсуждение процесса передачи данных с форм учетных регистров. С одной стороны, принять данные в форме учетных регистров, распечатанных на бумаге или даже сформированных в виде файлов, подписанных квалифицированной ЭЦП, централизованной бухгалтерии будет весьма трудоемко. Но, с другой стороны, Инструкцией № 157н установлена обязанность формировать учетные регистры. Это дает полное право органу, создающему ЦБ (финансовому органу, ГРБС), требовать от учреждений предоставления всех данных. Причем данные в форме учетных регистров на бумаге или в форме электронного документа будут еще и подписаны ответственными лицами учреждения. И так же, в полном соответствии с инструкциями, можно требовать от учреждений, чтобы предоставленные учетные регистры соответствовали сданной учреждением отчетности. За нарушение этой нормы для получателей бюджетных средств даже установлена административная ответственность.

Но компьютерная программа для ведения учета является внутренним делом самого учреждения. И учреждение в общем случае не обязано никому предоставлять свою базу данных. Поэтому у органа, создающего ЦБ (финансового органа, ГРБС), нет никаких правовых оснований требовать передачи от учреждений в ЦБ компьютерной базы данных или каких-то таблиц, извлеченных из этой базы. Если учреждение согласится предоставить копию своей базы данных или экспортированные таблицы, то как ЦБ может повлиять на сроки исполнения или на качество материала? ЦБ вполне может столкнуться даже с сознательным искажением передаваемых данных или с внезапным уничтожением базы данных в учреждении в результате действий вируса, сбоя напряжения в сети и т. д.

ЦБ должна быть готова к тому, что учетная база данных, полученная от учреждения, будет в той или иной степени «сырой». Следует заранее спланировать процедуру приема данных. Это не рекомендация и не пожелание. ЦБ неизбежно столкнется с проблемой приема и проверки данных от учреждений. Если процедуру приема данных не продумать и не спланировать, она пройдет в авральном порядке, с перегрузкой занятых этой работой сотрудников ЦБ, с низким качеством. И последствия такой приемки будут давать о себе знать, может быть, не один год.

Например, в марте текущего года ЦБ некачественно приняла от учреждения данные об автотранспортных средствах, в феврале следующего года неправильно рассчитала и уплатила транспортный налог.

В июле ЦБ неправильно приняла от учреждения данные о задолженности подотчетных лиц, в сентябре при увольнении сотрудника не дала руководителю учреждения информацию о задолженности по подотчету, в декабре обнаружила ошибку и заплатила за ущерб, причиненный учреждению.

Для ЦБ лучше всего, если учреждение предоставит:

• Главную книгу (ф. 0504072), Журналы операций (ф. 0504071), Кассовую книгу (ф. 0504514), Оборотные ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035), Книгу учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) с начала года по дату передачи учета в ЦБ (за декабрь, если передача учета производится на 1 января). Финансовый орган, ГРБС имеет полное право потребовать у учреждения предоставления этих учетных регистров, потому что обязанность вести учетные регистры установлена Инструкцией № 157н, обязанность составлять отчетность на основании учетных регистров также установлена инструкциями;
• все акты инвентаризации по состоянию на 1 января. Финансовый орган, ГРБС имеет полное право потребовать у учреждения предоставить акты инвентаризации, потому что инструкциями установлена обязанность подтверждать данные годовой отчетности данными инвентаризации.

Если учетной политикой самого учреждения установлены какие-либо учетные регистры, которые отражают данные об остатках и/или оборотах в форме, удобной для сверки, орган, создающий ЦБ, может затребовать у учреждения предоставить такие учетные регистры для последующей передачи их в ЦБ.

При передаче учета в ЦБ в середине года хорошо бы еще получить от учреждений все акты сверки с поставщиками. Но акты сверки не относятся к обязательным учетным регистрам, поэтому нет законных оснований их требовать от учреждений.

Имея в своем распоряжении учетные регистры и данные инвентаризации, ЦБ получит возможность сверить качество данных в компьютерных базах, предоставленных учреждением.

ЦБ следует в кратчайшие сроки сверить соответствие предоставленных учреждением:

• Главной книги и Журналов операций со сданной учреждением отчетностью — по данным ГРБС / финансового органа. При несоответствии — потребовать от учреждений уточненные учетные регистры;
• Главной книги и Журналов операций с данными инвентаризации. В случае выявленных отклонений учреждением должны быть приняты меры к определению виновных лиц;
• Главной книги и Журналов операций с данными компьютерной базы данных учреждения или полученными из нее таблицами. В случае расхождений привести учетные данные учреждения в базе данных ЦБ в соответствие с учетными регистрами;
• данных инвентаризации с данными компьютерной базы данных учреждения или полученными из нее таблицами. В случае расхождений привести учетные данные учреждения в базе данных ЦБ в соответствие с данными инвентаризации.

^[1] Статьи Д. В. Жуковского см. в журнале «Бюджетный учет» № 1—9/2017.