Кассовое обслуживание с использованием дебетовых карт

О. Б. Воробьева

В статье рассматривается вопрос обеспечения учреждений государственного сектора наличными денежными средствами с использованием расчетных (дебетовых) карт Федерального казначейства с целью оптимизации процессов налично­денежного обращения в стране и развития рынка финансовых услуг.

О. Б. ВОРОБЬЕВА, аудитор

Согласно нормам закона

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П (далее — Положение № 266-П).

Согласно пункту 1.5 Положения № 266-П кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица.

Расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита, который представляет собой сумму денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией — эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Особенности осуществления операций по обеспечению денежными средствами клиентов с использованием карт установлены Правилами обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), утвержденными приказом Федерального казначейства от 30 июня 2014 г. № 10н (далее — Правила № 10н).

Согласно нормам Правил № 10н учет операций, совершаемых клиентами с использованием карт, осуществляется на отдельных счетах 40116 «Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям» (далее — счет 40116).

Для получения карт получатель средств бюджета (неучастник бюджетного процесса) представляет в орган Федерального казначейства Заявление на получение карт по установленной форме (ф. 0531247) (далее — Заявление).

На каждое созданное получателем средств бюджета (неучастника бюджетного процесса) уполномоченное подразделение представляется отдельное Заявление.

Расчетные (дебетовые) банковские карты являются хорошей альтернативой чековой книжке (сброшюрованные бланки денежных чеков): появляется возможность минимизации наличного денежного обращения; мобильности движения безналичных (наличных) денежных средств учреждений (например, расчеты с подотчетными лицами); упрощения процедуры получения наличных денежных средств (исключение оформления денежного чека чековой книжки); стабильности налично-денежного обращения в районах, где не развита банковская сеть и отсутствуют расчетно-кассовые центры Банка России.

Операции получения наличных денежных средств по банковской карте или внесения наличных денежных средств на банковскую карту регулируются Указаниями Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

Для получения денежных средств получатель средств бюджета (неучастник бюджетного процесса) представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, Заявку на получение наличных денег (ф. 0531802), Заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243)(п. 11 Правил № 10н).

В рамках заключенного договора с органом Федерального казначейства на получение расчетных (дебетовых) банковских карт возможно получение наличных денежных средств, внесение наличных денежных средств, осуществление расчетов за приобретаемые товары в интересах учреждения, получение суммы возврата денежных средств за товары (работы, услуги), ранее оплаченные с использованием карт.

Органы Федерального казначейства при заключении договора банковского счета между органом Федерального казначейства и кредитной организацией на открытие счета 40116 для учета операций по обеспечению денежными средствами клиентов с использованием карт должны преду­сматривать предоставление карт уполномоченным на получение карт работникам клиентов, проведение и учет операций на счетах 40116, открытых для учета операций с использованием карт кредитными организациями без взимания платы.

Сведения об операциях, совершаемых с использованием карт (ф. 0531246), предоставляет клиенту орган Федерального казначейства.

Что касается наличия остатков денежных средств, то согласно пункту 6 Правил № 10н на счете 40116 допускается наличие остатков средств в течение года (сумм, не полученных уполномоченными подразделениями; сумм по не предъявленным в течение десяти рабочих дней денежным чекам; сумм, перечисленных в целях обеспечения проведения операций с использованием карт и не использованных в течение сорока пяти календарных дней; зарезервированных сумм; а также сумм, ошибочно зачисленных и подлежащих возврату в течение десяти рабочих дней).

Наличие неиспользованных остатков средств на счетах 40116 по состоянию на 1 января очередного финансового года не допускается, за исключением зарезервированных сумм на счетах 40116, открытых для учета операций по обеспечению денежными средствами клиентов с использованием карт.

В целях организации в учреждении внутреннего контроля целесообразно в рамках сформированной учетной политики оформлять Журнал учета расчетных (дебетовых) карт с указанием:

• реквизитов карты;
• даты ее выдачи, срока действия;
• должности, фамилии, имени, отчества работника (-ов) учреждения, ответственного (уполномоченного) (-ых) за пользование картой;
• даты возврата карты в орган Федерального казначейства;
• иные необходимые сведения.

Возврат расчетной (дебетовой) карты осуществляется уполномоченным на возврат карт работником учреждения по заявлению, составленному в произвольной форме, в котором указываются причина возврата, номера карт, подлежащих возврату, в случае:

закрытия лицевых счетов, открытых получателю средств бюджета (неучастнику бюджетного процесса) в органе Федерального казначейства;

изменения наименования получателя средств бюджета (неучастника бюджетного процесса, удаленного получателя средств бюджета, удаленного неучастника бюджетного процесса);

• повреждения карты;
• истечения срока действия карты;
• утраты ПИН-кода;
• прекращения работником клиента, на имя которого выдана расчетная (дебетовая) карта, полномочий по осуществлению операций с использованием карт;
• изменения данных (Ф. И. О.) работника клиента, на имя которого выдана расчетная (дебетовая) карта;
• закрытия или изменения номера счета, открытого органу Федерального казначейства в кредитной организации.

План ФХД

В рамках Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н, в составе форм бухгалтерской отчетности бюджетные (автономные) учреждения представляют Отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) (далее — Отчет (ф. 0503737)), включающий раздел 2 «Расходы учреждения».

В указанном разделе формируются показатели по выплатам (расходам с учетом восстановления затрат текущего года), исполненным в том числе с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт, выданных органом Федерального казначейства, к балансовым счетам 40116, отраженным в корреспонденции соответствующих аналитических счетов и счета 0 210 03 000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».

При заполнении Отчета (ф. 0503737) расходы с применением расчетной (дебетовой) карты, выданной органом Федерального казначейства, отражаются в графе 6 «Исполнение плановых назначений через банковские счета».

Пример

В составе квартальной бюджетной отчетности государственного бюджетного учреждения представлен Отчет (ф. 0503737) с показателем расходов в сумме 186 325 000 рублей, коррелирующим с показателем доходов. Вид финансового обеспечения (деятельности) — субсидии на выполнение государственного задания.

Выплата с использованием расчетных (дебетовых) карт, выданных органом Федерального казначейства, на приобретение прочих товаров, работ, услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд составила 125 000 рублей.

Выписка из раздела 2 «Расходы учреждения» Отчета (ф. 0503737) государственного бюджетного учреждения приведена в таблице.

2. Расходы учреждения

Лимит остатка кассы

Согласно нормам Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указания № 3210-У) для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (касса).

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию № 3210-У, исходя из характера своей деятельности, с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Если учреждение осуществляет безналичные расчеты — как с применением расчетной (дебетовой) карты, выданной органом Федерального казначейства, так и согласно эмиссии платежных карт (банковских карт), выданных физическим лицам (включая «зарплатные проекты» кредитных организаций), — но при этом выполняет расчеты наличными денежными средствами через кассу учреждения (например, в случае возврата денежных средств по авансовым отчетам), оно обязано устанавливать лимит остатка наличных денег.

При расчете лимита остатка наличных денег следует учитывать периодичность (частоту) оборота наличных денежных средств.

Учреждение вправе выбрать расчетный период с учетом специфики налично-денежного обращения, применяя ограничение: расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений (выдач) наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет), составляет не более 92 рабочих дней юридического лица (формулы лимита остатка наличных денег содержатся в приложении к Указаниям № 3210-У).