Централизованная бухгалтерия: работы сверх регламента
Главное в любом деле — кадры. Именно их квалификация, знания, трудолюбие помогают справляться с задачами, встающими и перед централизованной бухгалтерией, и перед учреждением, передавшим ей полномочия по ведению своего учета.
Д. В. ЖУКОВСКИЙ, начальник отдела автоматизации бюджетного учета
Что обычно входит в должностные обязанности бухгалтера? Практически не задумываясь, любой специалист в сфере учета перечислит следующие позиции:
- прием входящих первичных документов;
- оформление фактов хозяйственной жизни;
- отражение фактов хозяйственной жизни в учетных регистрах;
- формирование бухгалтерской (бюджетной) отчетности на основании учетных регистров, в сроки и по формам, установленным законодательством;
- формирование налоговой отчетности на основании учетных регистров.
Исходя из такого набора функций бухгалтера обычно и планируется организация централизованной бухгалтерии (ЦБ), а также оптимизация штата самих учреждений в связи с передачей полномочий по ведению учета в ЦБ. При проектировании в той или иной степени рассматривается только этот набор учетных функций.
Однако фактически бухгалтеру приходится решать множество других задач. Как показывает практика создания централизованных бухгалтерий, при планировании не всегда учитываются все стандартные виды учетной работы, не говоря уже о заданиях, возникающих сверх регламента.
Можно выделить как минимум три вида таких неучтенных работ:
- нерегламентированные отчеты;
- ответы на запросы;
- представление интересов учреждения перед контролирующими органами.
При передаче учета от учреждений в ЦБ со всеми сверхрегламентными работами могут возникать следующие проблемы:
- централизованная бухгалтерия в первую очередь берет на себя обязательства выполнять только те учетные работы, которые предусмотрены соглашением о передаче полномочий. Иные — не регламентированные — задания ЦБ вполне может и не согласиться исполнять;
- у ЦБ может не оказаться исходных данных. Такая проблема возникает, как правило, если требуется информация за период, когда учреждение еще не передало свой учет в ЦБ;
- у ЦБ, вероятнее всего, не окажется свободных специалистов, так как ее сотрудники загружены до предела своей основной работой;
- в самом учреждении в результате сокращения бухгалтерского штата может не остаться нужного сотрудника:
- имеющего квалификацию, достаточную для решения нестандартных задач;
- владеющего деталями событий прошлых лет.
Инструкцией о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 191н, и Инструкцией о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н, предусмотрено, что финансовые органы могут устанавливать дополнительные формы отчетности. Но нередко в учреждения поступают запросы о представлении отчетов, не установленных никакими регламентами. В чьи обязанности войдет формирование таких отчетов после передачи учета в ЦБ? Посмотрим, как такая ситуация может выглядеть.
История 1
В связи с приближающимися изменениями порядка начисления налога на имущество Минфин субъекта России направил запросы всем ГРБС: представить отчеты о начислении налога на имущество за 2015, 2016 и первую половину 2017 года с учетом действующих льгот по движимому имуществу и без применения льгот. Сведения требовалось сформировать с разбивкой по счетам учета основных средств. Срок для составления отчета был установлен в одну неделю.
Письмо поступило в том числе в небольшой по штату Комитет, в котором после передачи учета в ЦБ и сокращения бухгалтерского штата осталась единственная учетная работница: экономист, поверхностно разбирающаяся в бухгалтерском учете и бухгалтерской программе.
Экономист Комитета переслала письмо для исполнения в ЦБ. В соответствии с соглашением о передаче полномочий ЦБ обработала нетипизированные входящие документы в срок три рабочих дня. На третий день ЦБ отправила в Комитет отказ: запрошенные отчеты не предусмотрены соглашением о передаче полномочий. Экономист Комитета сообщила о проблеме руководителю Комитета, который, в свою очередь, связался с министром финансов. Рассмотрев ситуацию, министр финансов дал распоряжение в ЦБ — отработать запрос Комитета. Экономист Комитета снова направила письмо в ЦБ и в течение одного часа получила ответ: запрашиваемые отчеты за 2015 и 2016 годы не могут быть представлены, потому что в ЦБ учет передан только с 1 января 2017 года. Данных за 2015 и 2016 годы в распоряжении ЦБ нет. Запрашиваемый отчет за 2017 год будет подготовлен в течение трех рабочих дней.
Экономист Комитета позвонила в Минфин субъекта: «Как сделать отчет, который вы запросили? Я не бухгалтер, а экономист, и в налогах не разбираюсь». На что получила ответ: «Читайте инструкции и Налоговый кодекс. И поскорее. Вы уже опаздываете».
Экономист Комитета позвонила коллеге в другое учреждение:
— Ты отчет по налогу на имущество для Минфина делаешь?
— Уже почти закончила.
— А как ты делаешь?
— Позвала программиста, который у нас бухгалтерскую программу сопровождает. Он мне сделал копии баз данных за 2015, 2016, 2017 годы. Я в каждой базе захожу в каждое движимое основное средство, снимаю льготу. Потом пересчитываю налог за год. Полученные данные заношу в таблицу, которую создала в Excel. Как будто у меня другой работы нет.
— У меня так не получится. Я в бухгалтерской программе толком не разбираюсь.
— Ну, тогда программиста позови. Пусть он тебе сам пересчитает налог без льготы.
— У нас договор сопровождения закончился. На перезаключение денег не дают, мы же учет в ЦБ передали. Хорошо еще, если за 2017 год ЦБ отчет сделает.
— А как ты с ЦБ договорилась? Я им звонила, они мне отказали.
— Я к своему руководителю обратилась, и он через Минфин с ЦБ вопрос решил.
— Хорошая мысль. Пойду и я к своему начальству. А то уже опаздываю. Пусть ЦБ хоть за что-то отдувается.
В итоге в ЦБ поступили запросы о пересчете налога на имущество за 2017 год без льготы по движимому имуществу от семнадцати учреждений. Начальник отдела нефинансовых активов встал перед проблемой: «Кому из сотрудников поручить срочную внеплановую работу? Поручить сотруднице А.? Но она даже свои обычные задачи, которые ей не один раз объясняли и показывали, и то без ошибок сделать не может. Сотруднице Б.? У нее еще не отработаны три десятка актов списания, половина из которых уже просрочены. Сотруднице В.? Она, конечно, умненькая. Вот ей, как раз, нестандартное задание можно поручить».
Подумал ли начальник отдела нефинансовых активов, что на умненькую сотрудницу уже возложили больше всех работы в отделе, потому что «кто везет, на том и едут»? Ведь она справится, а другие нет. У перегруженной заданиями умницы двое детей, которые маму не видят, потому что она каждый день с работы в 10 вечера уезжает на такси (за личные деньги, между прочим). И вот такой бесценный сотрудник уже на грани увольнения, не хватает только последней капли.
Конечно, Минфин субъекта затребованные отчеты в конце концов получит. Но не в срок. И наполовину с цифрами «с потолка», потому что делал их неизвестно кто неизвестно как. А потом эти некорректные сведения, не имеющие ничего общего с достоверностью, будут приняты для дальнейшей работы.
Конец истории.
В одной из предыдущих статей о централизованной бухгалтерии было сказано, что работа в ЦБ похожа на работу конвейера[1]. Представим себе ситуацию — стоит на сборочном конвейере работник, который закрепляет правое наружное зеркало автомобиля. Это одно простое действие он уже научился неплохо делать. И тут ему дают распоряжение: так как ты умеешь обращаться с зеркалами, то замени зеркала у машины, которая стоит во дворе. Может быть, стоило подумать, что ставить правое зеркало на автомобиле марки «А» это не то же самое, что менять зеркала на автомобиле марки «Б»? И что получится в результате? Криво поставленные зеркала на автомобиле, стоящем во дворе, и 50 автомобилей без правого зеркала на складе, потому что работник, который должен был их установить, был занят дополнительной работой.
Кроме нерегламентированных отчетов бухгалтеру часто приходится отрабатывать различные запросы, которые могут поступать и от руководства, и от вышестоящих органов, и от иных министерств и ведомств. Нередко эти запросы имеют отдаленное отношение к бухучету. Но так сложилось, что в учреждении на бухгалтера возлагается все, что связано с какими-то цифрами.
Руководителя срочно интересует, сколько израсходовано ГСМ на поездки по городу, сколько за городом? А за два года: по каждой машине, с разбивкой по месяцам? Сколько было командировок за пределы субъекта России и какие суммы на них потрачены? Вышестоящее министерство требует отчитаться, сколько за три года потрачено на обучение сотрудников с расшифровкой: где, когда и чему учили? Комитет по информатизации запрашивает, сколько на определенную дату используется компьютеров, какого они года выпуска и какие версии операционной системы на них установлены?
Угадайте с трех раз, кто будет выполнять это задание, если в учреждении нет штатного системного администратора? Комитет по экологии запрашивает: сколько автошин было списано за два года, сколько из них сдано в переработку? Налоговая инспекция для встречной сверки с поставщиком требует предоставить документы. Запрос из прокуратуры, запрос из ФАС, запрос из трудовой инспекции, запрос от службы судебных приставов — кто в учреждении их отрабатывает? А кто будет ими заниматься после передачи учета в ЦБ? Причем будут и такие запросы, когда неправильный ответ чреват для учреждения серьезными проблемами.
Особенно интересно проведение контрольно-ревизионных мероприятий в учреждениях, передавших свой учет в централизованную бухгалтерию. Штатный бухгалтер учреждения при проверке отстаивает интересы учреждения, потому что это касается лично его. Но чьи интересы будет отстаивать централизованная бухгалтерия?
По сложившейся практике бухгалтер в учреждении не только делает всю работу, которая связана с цифрами, но еще и назначается ответственным за все ошибки. Причем виновного в бухгалтере обычно видят и проверяющие лица, и собственное руководство.
С централизованной бухгалтерией ситуация иная. У ЦБ есть границы ответственности, строго очерченные документами — инструкциями по учету, учетной политикой учреждения, соглашением о передаче полномочий. И при любых претензиях ЦБ будет настаивать, что выполнила все формальные требования. А хватит ли квалификации и энтузиазма отстаивать интересы учреждения тем учетным работникам, которые будут оставлены после сокращения штатов бухгалтерии?
Рассмотрим еще одну историю, которая вполне может случиться в реальной жизни.
История 2
С 1 января 2017 года казенное учреждение городского округа передало полномочия по ведению учета в централизованную бухгалтерию. В связи с этим были сокращены все работники бухгалтерии, кроме одной работницы расчетного отдела. Ее оставили на должности, вменив еще и обязанности экономиста. Кроме того, на эту сотрудницу были возложены задачи по приему входящих документов, оформлению и передаче в ЦБ первичных документов на внутреннее перемещение и списанию основных средств, материальных запасов и по составлению авансовых отчетов.
В феврале учреждение закупило у нескольких поставщиков строительные материалы на общую сумму 200 000 рублей. Был заключен договор подряда с индивидуальным предпринимателем на выполнение работ по благоустройству с отражением расходов по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, и впоследствии строительные материалы были списаны. Предметом всех этих расходов было создание легкого забора из сетки.
В сентябре 2017 года счетной палатой городского округа в учреждении была проведена проверка. По ее результатам до составления акта в устной форме ЦБ были предъявлены следующие претензии:
- незаконное списание строительных материалов;
- построенный забор не принят к учету.
ЦБ отклонила претензии, указав:
- списание строительных материалов было отражено в учете на основании представленного учреждением Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Акт составлен в полном соответствии с требованиями законодательства, незаполненные графы отсутствуют, в наличии все подписи членов комиссии, все списанные материальные запасы были ранее приняты к учету согласно первичным документам, оформленным должным образом. То есть предъявленные претензии необоснованны;
- построенный забор не принят к учету, потому что учреждение не представило в ЦБ соответствующие первичные документы.
Дальнейшее общение представителей счетной палаты и ЦБ будет происходить примерно следующим образом:
— Вы не имели права проводить этот акт списания.
— Все графы заполнены.
— В «Заключении комиссии» написано: «Израсходовано на нужды учреждения (на забор)». Вы должны были отклонить такой акт, а не принимать.
— По соглашению мы не обязаны проверять и оценивать записи. Наша задача проверить, чтобы все было заполнено. А текст обычно ревизоры проверяют.
— Как это у вас получается — учреждение не имеет отношения к строительству и списывает стройматериалы на 200 000 рублей? Вы должны были хоть поинтересоваться, что это такое.
— Мы должны в трехдневный срок обработать поступающий документ. А интересоваться тонкостями нам некогда.
— Если речь идет о строительстве, то к акту списания должна быть приложена еще и смета.
— Мы работаем строго по инструкции и по соглашению. В этих документах нет никаких указаний про сметы.
— Но в акте написано — «на забор». А в учреждении на балансе нет никакого забора.
— Комиссия учреждения акт подписала. Значит, они знают, есть у них забор или нет. У нас нет прав спорить с их комиссией.
— Если у них есть забор и они его ремонтировали, то должны были представить вам акт о ремонте. Если забора не было, то должны были принять построенный к учету.
— В наши полномочия не входит право требовать от учреждения дополнительные документы. Мы отрабатываем только те документы, которые прописаны в соглашении, причем в установленные сроки. Вот их-то мы и запрашиваем от учреждения. Например, табели.
Не более продуктивным оказался разговор и с экономистом, на которую была возложена обязанность по оформлению документов в учреждении:
— Вы неправильно заполнили акт о списании, поэтому списание незаконное.
— Там же все заполнено, я проверяла.
— Заполнено все, но неправильно.
— А как правильно? Где написано? Я почитаю, в другой раз буду правильно оформлять.
— При списании стройматериалов к акту должна быть приложена смета.
— Где мне про смету прочитать? Чтобы все правильно делать.
— Вы должны были написать, что вы строили забор.
— Так в акте указали: «на забор».
— Тогда почему забор не поставлен на учет?
— Это, наверное, надо у ЦБ спрашивать.
— Вы не дали им документы на изготовление забора.
— Мне вообще никто ни про какие документы на изготовление заборов не говорил. В мои обязанности входит внутреннее перемещение материалов и их списание, а еще авансовые отчеты. Все это я делаю. За мою зарплату и так много обязанностей.
Конец истории.
Бухгалтер со стажем сможет вспомнить и другие «дополнительные» работы. Например, кто будет проводить сверку расчетов с поставщиками и подрядчиками, если эта работа не была возложена на централизованную бухгалтерию по соглашению о передаче полномочий?
Конечно, трудности с решением подобных задач коснутся в первую очередь самих учреждений, которые передадут свой учет в ЦБ. Но и органы, создающие ЦБ, должны понимать: теперь любые запросы информации, выходящие за рамки регламентированной отчетности, могут оказаться просроченными и недостоверными.
[1] См. журнал «Бюджетный учет» № 9/2017. С. 67.