Как оформить консультацию
Нередко возникают ситуации, когда бухгалтер или руководитель учреждения сталкиваются со сложной проблемой и не могут решить ее самостоятельно. За помощью можно обратиться к специалистам. А какие документы понадобятся для того, чтобы подтвердить обоснованность затрат на консультантов в рамках предпринимательской деятельности? Как их оформить?
Э.А. Кипарисов,
юрист
Консультационные услуги проводят в различных формах по всем видам деятельности учреждения (налоговое, бухгалтерское, юридическое консультирование и т. д.).
Специалисты вправе проводить устное, письменное консультирование, общие и корпоративные семинары (групповое консультирование), лекции, горячие линии по телефону, Интернету. Сюда также относят консультации на постоянной основе в виде абонентского обслуживания по определенному кругу вопросов. В этом случае оплата производится ежемесячно независимо от объема услуг или от того, оказывались они в этом месяце или нет.
По общему правилу затраты на консультационные услуги относят к прочим расходам (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но, сразу оговоримся, уменьшить налогооблагаемую базу возможно только при правильном оформлении документов и в том случае, если консультация была необходима учреждению в его деятельности. Иначе не помогут даже судьи (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 3 июля 2006 г. по делу № А11-7379/2005-К2-25/256, от 24 мая 2006 г. по делу № А82-16240/2005-14, Поволжского округа от 5 июня 2007 г. по делу № А72-8049/2006-14/262, от 31 мая 2007 г. № А12-16526/06-С60, Московского округа от 25 октября 2006 г., 31 октября 2006 г. по делу № КА-А40/9338-06). Но справедливости ради надо сказать, что относительно НДС существуют и противоположные арбитражные решения (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. по делу № Ф04-2556/2006(22219-А27-34), Ф04-2556/2006(22220-А27-34), Поволжского округа от 21 февраля 2006 г. по делу № А06-3335У/4-13/05, Северо-Западного округа от 31 января 2006 г. по делу № А56-11756/2005). Судьи указали, что налоговое законодательство не ставит право применения налогового вычета по НДС в зависимость от экономической оправданности произведенных затрат.
Составляем договор*
В большинстве случаев консультационные, аудиторские фирмы предлагают подписать некую «рыбу». Однако в договор об оказании услуг нужно внести изменения, которые избавят от дальнейших проблем.
* Договор на оказание консультационных услуг не имеет законодательно закрепленной формы. Но к нему применимы требования главы 39 «Возмездное оказание услуг» Гражданского кодекса.
Предмет договора и обязанности сторон
В данной части договора перечисляют виды консультационных услуг, оказываемые исполнителем, например:
- абонементное консультационное обслуживание по вопросам бухгалтерского учета, налогового права;
- консультации по вопросам защиты интересов заказчика в суде.
- устное консультирование заказчика по месту нахождения исполнителя, а также путем телефонных переговоров;
- устное консультирование по месту нахождения заказчика;
- составление письменных справок по вопросам, содержащимся в поступивших письменных запросах заказчика;
- подготовка или экспертиза проектов контрактов и деловой документации заказчика;
- участие в переговорах о досудебном урегулировании спорных вопросов, возникающих в ходе осуществления заказчиком финансово-хозяйственной деятельности;
- предоставление консультационных услуг в области системы внутреннего контроля у исполнителя, составления бухгалтерской отчетности и соблюдения законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций;
- проверка всей информации, которая, по мнению исполнителя, является необходимой для проведения консультационного обслуживания;
- прочие обязанности.
- обеспечение исполнителю доступа ко всей необходимой документации и информации, своевременное представление копий необходимых исполнителю документов и сведений, касающихся сути консультаций;
- оказание всесторонней помощи исполнителю со стороны сотрудников заказчика;
- оплата услуг исполнителя в согласованной сумме и форме;
- прочие обязанности.
В контракте следует отразить связь между заказанной услугой и производственной деятельностью организации. Это можно сделать, к примеру, так:
«Получение консультаций по вопросу подготовки консолидированной финансовой отчетности за отчетные периоды, оформляемой в соответствии с Общепринятыми принципами бухгалтерского учета иностранного государства, вызвано необходимостью представления указанной отчетности иностранным инвесторам, осуществляющим финансирование организации»;
или
«Целью получения учреждением консультационных услуг является получение полной и достоверной информации о возможностях, способах и последствиях _____ для снижения издержек работы и увеличения экономических результатов».
Вознаграждение исполнителя и порядок расчетов
Эта часть договора фиксирует стоимость консультационных услуг по заданиям заказчика и порядок расчетов с исполнителем.
В случаях когда используется типовая форма договора или когда стороны считают, что цена услуг является предметом особого согласования, стоимость работ может быть определена отдельным протоколом, являющимся приложением к договору. Тогда в этой части договора делается ссылка на указанный протокол.
Учет времени консультаций
Здесь определяется:
- какая сторона ведет учет времени консультаций и предупреждает об использовании абонементного лимита (как правило, эта обязанность возлагается на исполнителя);
- каков порядок оплаты времени проезда исполнителя к месту консультирования;
- как оформляется отчет о времени, затраченном исполнителем на консультирование заказчика;
- форма сдачи работ исполнителем.
В договоре необходимо прописать ответственность исполнителя перед налоговыми органами и контрагентами (в случае недобросовестного выполнения обязанностей по контракту) и ответственность за разглашение конфиденциальной информации, за несохранность бухгалтерской и другой документации заказчика, переданной им для оказания услуги. Данные правоотношения регулируются законодательством*, но включение такого пункта в договор не повредит.
* Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, которую консультанты обязаны хранить (п. 4 ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Иначе им грозит либо штраф в размере от 4000 до 120 000 рублей (ст. 13.14 КоАП РФ, п. 2 ст. 183 УК РФ), либо возмещение полученных заказчиком убытков (п. 2 ст. 139 ГК РФ).
По возможности контракт должен содержать указание на то, что, если услуга выполнена с нарушением условий, которые указаны в контракте, в результате чего итоговый результат ухудшился, заказчик вправе требовать:
- безвозмездного устранения недостатков (к примеру, консультанты должны будут подготовить и сдать комплект годовой отчетности);
- пропорционального снижения стоимости оказываемых услуг;
- возмещения причиненных убытков и упущенной выгоды (при получении консультантом доходов).
Если контрагенты не указали в тексте договора вид услуги, способ передачи результатов, порядок составления акта приема-передачи выполненных услуг, следует оформить дополнительное соглашение к контракту. Его также составляют, если возникает необходимость согласовать какие-либо условия, не включенные в основной контракт.
Другие реквизиты
ВНИМАНИЕ
При оказании консультационных услуг сотрудниками учреждения, трудовым договором которых не предусмотрены такие обязанности, понадобится заключить отдельный гражданско-правовой договор. Иначе налоговики могут посчитать расходы экономически неоправданными. Если консультации оказаны сторонней организацией, в штатном расписании не должно быть положений, прямо указывающих на наличие в учреждении аналогичных консультирующим организациям структур, лиц, выполняющих те же функции.
Помимо всего прочего в договоре следует указать:
- обязанности и ответственность сторон;
- срок действия договора;
- перечень действий исполнителя (весь комплекс услуг);
- условие о видах и способах предоставления заказчику результатов работы (письменные консультации, заключения, разъяснения, проекты договоров, отчет о проделанной работе);
- сроки и порядок предоставления услуги;
- способ передачи консультационных услуг (факс, телефон, Интернет, «из рук в руки»);
- стоимость работ и порядок расчетов;
- порядок приема услуг и вид документа об их принятии;
- дата представления и утверждения отчета консультантов;
- порядок внесения изменений и расторжения договора;
- форс-мажорные обстоятельства.
Акт приема-передачи
ВНИМАНИЕ
Часто налоговики придираются к тому, что консультационные услуги не оказаны и не оплачены. Поэтому помимо договора и актов приема-передачи услуг необходимо запастись отчетами исполнителя с перечнем оказанных услуг, выводами и рекомендациями, счетами-фактурами и платежными документами.
Основным документом, который подтверждает факт оказания услуг, является акт приема-передачи результата консультационных услуг. Дело в том, что к договору возмездного оказания услуг применяют общие положения о договоре подряда (ст. 783 ГК РФ), по которому заказчик принимает услуги по указанному акту (п. 2 ст. 720 ГК РФ). При взаимоотношениях с иностранными партнерами необходимость составления акта предусмотрена перечнем документов, подтверждающих выполнение работ, предоставление услуг и прав на результаты интеллектуальной деятельности при совершении внешнеторговых сделок (утверждены Минвнешэкономсвязи России от 1 июня 1997 г. № 10-83/2508, ГТК России от 9 июня 1997 г. № 01-23/13044, ВЭК от 3 июня 1997 г. № 07-26/3628).
Акт можно оформлять:
ВНИМАНИЕ
Если консультационные услуги оказаны в одном налоговом периоде, а их результатами учреждение воспользуется в следующих, то в периодах предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов (актов приемки услуг), включение таких затрат в состав расходов, учитываемых при исчислении базы по налогу на прибыль неправомерно (п. 49 ст. 270 НК РФ, письмо УФНС по г. Москве от 5 мая 2005 г. № 20-12/32623).
- по каждой проведенной консультации с одновременным выставлением заказчику счета-фактуры за оказанные услуги;
- ежемесячно, ежеквартально или ежегодно (в случае долгосрочного договора) с одновременным выставлением счетов-фактур за каждую консультацию или с той же периодичностью, с которой осуществляют составление и подписание актов.
- ссылку на то, что документ является неотъемлемой частью договора на оказание консультационных услуг (указывают номер, дату договора);
- наименование юридических лиц и их представителей, их должности, подписи, печати;
- дату составления, дату (период) оказания услуг;
- описание услуги. Если в документе будет содержаться лишь общая ссылка на оказание консультационных услуг (без указания на конкретные услуги, их объем, цель и влияние на деятельность компании), выиграть спор с ревизорами не получится (постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 февраля 2006 г. по делу № А13-11980/04-15);
- состав и характер консультации (письмо Минфина России от 20 апреля 2000 г. № 04-02-05/1);
- объем оказанных услуг (например, в часах) и тарифную ставку;
- стоимость услуг;
- указание на отсутствие претензий заказчика к качеству услуг и согласие с выставленной суммой;
- измерители хозяйственной операции в натуральном (количество переданной информации, оказанных услуг) и в денежном (стоимость единицы переданной информации, оказанных услуг) выражении. Конечно, этот пункт применительно к консультационным услугам может показаться абсурдным. Но в Поволжском округе инспекторы доначислили налог на прибыль, ссылаясь именно на его отсутствие (постановление ФАС Поволжского округа от 12 апреля 2005 г. по делу № А65-16820/2004-СА1-19). Заметим, организация выиграла дело. Правда, для этого понадобился почти год.
В документе указывают конкретную информацию о проведенных консультациях, предоставленных рекомендациях и выполненных работах, приводят расчет стоимости оказанных услуг. При отсутствии таких данных убедить даже судей в необходимости и самом факте оказания консультационных услуг не удастся (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 мая 2006 г. № А19-39593/05-51-Ф02-2541/06-С1, Северо-Кавказского округа от 25 декабря 2006 г. по делу № Ф08-6727/2006-2482А).
Обратите внимание, при отсутствии акта приема-передачи, спасти положение может только одно. А именно, если в приказе по учетной политике есть пункт о том, что при отсутствии актов учреждение вправе применять иные документы, которые подтверждают факт и дату оказания услуг, выполненных работ.
Примерная форма акта приема-передачи результатов консультационных услуг приведена ниже.
Акт приема-передачи результатов консультационных услуг
№ 252 от 30 ноября 2007 г.
к договору № 2598 от 20 ноября 2007 года
г. Ставрополь
30 ноября 2007 г.
ООО «Консультант — помощник» в лице генерального директора Савельева И.П., действующего на основании Устава, в дальнейшем именуемое Исполнитель, с одной стороны, и Учреждение в лице руководителя Зубкова К.В., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Заказчик, составили настоящий акт о следующем. Исполнитель организовал и провел консультации по вопросам организации ______. Исполнение договора проводилось по электронной почте, телефону и непосредственно на территории Заказчика.
Услуги выполнены в полном объеме. Заказчик принял консультации и произвел оплату.
Стоимость консультационных услуг по вопросам ____ составила 10 000 рублей.
Оказанные услуги удовлетворяют требованиям договора № 2598 от 20 ноября 2007 года.
На дату составления акта стороны претензий не имеют.
Приложение: рекомендация-отчет Исполнителя.
Исполнитель
Генеральный директор ООО «Консультант — помощник» /Савельев И.П./
М.П.
Заказчик
Руководитель
Учреждение
/Зубков К.В./
М.П.
Источник: © Бюджетный учет, 2007, № 12