Музейные ценности требуют учета!

В России насчитывается более 1800 музеев. В их собраниях хранится почти 55 000 000 экспонатов. Свыше 250 музеев – это музеи художественного профиля с фондами произведений живописи, графики, скульптуры, народного, декоративно-прикладного и театрально-декорационного искусства, а также новейших видов искусства конца XX – начала XXI веков и фотографий. Неудивительно, что у бухгалтеров возникает примерно столько же вопросов, сколько экспонатов в музеях.

Т.Е. Володина, заслуженный экономист России, член Методологического совета при Министерстве культуры и массовых коммуникаций России.

В данной статье мы рассмотрим учет ценностей, входящих в Музейный фонд Российской Федерации. А в следующих номерах расскажем о бюджетном учете музейных предметов и экспонатов, не входящих в музейный фонд Российской Федерации.
Итак, учет ценностей, входящих в Музейный фонд Российской Федерации, осуществляется в соответствии с Законом от 26 мая 1996 г. № 54-ФЗ «О музейном фонде Российской Федерации», (далее – Закон) и постановлением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1998 г. № 179 «Об утверждении Положений о Музейном фонде Российской Федерации, о Государственном каталоге музейного фонда Российской Федерации, о лицензировании деятельности музеев в Российской Федерации» (далее – Положение).

Юридический аспект
В соответствии с Законом музейный фонд представляет собой совокупность постоянно находящихся на территории Российской Федерации музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается только с соблюдением определенных ограничений.
Включение музейных предметов и коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации производится федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры после проведения соответствующей экспертизы.
Музейные предметы и коллекции считаются включенными в состав Музейного фонда Российской Федерации со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации.
Художественные музеи, которым переданы в оперативное управление музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить:
– физическую сохранность и безопасность музейных предметов и коллекций;
– ведение и сохранность учетной документации, связанной с музейными предметами и коллекциями;
– использование музейных коллекций в научных, культурных, образовательных, творческо-производственных целях.

Про фонды
Собрания художественных музеев состоят из основного и научно-вспомогательного фондов.
К основному фонду относят произведения всех видов изобразительного, декоративно-прикладного, монументального искусства, коллекции археологии, нумизматики и др. в соответствии с профилем музея.
Из основного фонда может быть выделен обменный фонд, который состоит из музейных предметов, не отвечающих профилю музея, а также из лишних экземпляров (свыше пяти). Музейные предметы обменного фонда могут быть переданы с разрешения учредителя другим музеям в порядке обмена или безвозмездно. Музейные предметы обменного фонда при поступлении в музей регистрируются как предметы основного фонда, а их принадлежность к обменному фонду фиксируется в специальной карточке.
К научно-вспомогательному фонду относят различные воспроизведения (фотокопии, слепки, муляжи, макеты), карты, диаграммы, схемы, планы и др., разработанные или приобретенные в процессе комплектования, изучения и экспонирования музейных коллекций.
В отдельных случаях научно-вспомогательные материалы могут быть переведены в основной фонд (например, точные копии утраченных уникальных предметов).
Из научно-вспомогательного фонда также может быть выделен обменный фонд.
Отнесение предметов к определенному фонду производится фондо-закупочной комиссией музея и оформляется протоколом, который утверждается директором и скрепляется печатью.

Учетные документы
Учет музейных предметов и коллекций представляет собой определение количества и состава музейных коллекций, регистрация этого количества и состава в специальной учетной документации в целях идентификации музейных предметов и коллекций, организации и оптимального хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянием сохранности, научного изучения и эффективного использования.
Учет музейных предметов и коллекций осуществляется в специальной учетной документации, состоящей из основных и вспомогательных документов.
К основным документам относят:
- акты приема и выдачи музейных предметов и музейных коллекций в постоянное и временное пользование,
- главная инвентарная книга (книга поступлений),
- инвентарная книга по видам предметов (коллекциям),
- архивные описи (на правах инвентарных книг),
- специальные инвентарные книги для учета предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.
Основные учетные документы музеев являются документальной частью Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации.
К вспомогательным учетным документам относятся:
- книга поступлений вспомогательного фонда,
- книга учета фонда сырьевых материалов,
- книга учета музейных предметов и музейных коллекций, принятых на временное хранение,
- внутримузейные акты приема и выдачи,
-паспорт музейного предмета,
- реставрационный паспорт,
- журналы регистрации всех видов актов приема и выдачи,
- журналы регистрации паспортов музейных предметов и реставрационных паспортов,
- научно-справочные каталоги и картотеки, описи, журналы и т. п., используемые для получения оперативной информации о музейных предметах и музейных коллекциях.

Государственный учет
Согласно Положению, музейные предметы и коллекции, включенные в состав фонда, подлежат учету и хранению в соответствии с едиными правилами и условиями, определяемыми Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17 июля 1985 г. № 290 (далее – Инструкция).
Учет музейных предметов и коллекций осуществляется музеями, в оперативном управлении которых они находятся, с использованием специальной учетной документации, обеспечивающей возможность полной идентификации этих предметов и коллекций и содержащей сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т. д.
В соответствии с пунктом 13 Положения отражение музейных предметов и коллекций на балансе юридического лица в оперативном управлении которого они находятся, не допускается.
Государственный учет музейных фондов представляет собой определение и регистрацию музейных собраний, являющихся общенародным достоянием.
Музейные фонды подлежат строгому государственному учету, который обеспечивает их юридическую охрану и создает условия для изучения и рационального использования.
Государственный учет музейных фондов предусматривает две стадии:
- первичную регистрацию и атрибуцию поступивших в музей предметов, имеющую целью их документальную охрану (актирование, краткую запись в книге поступлений);
- инвентаризацию, то есть научную регистрацию музейных предметов (классификацию по типам источников, видам материалов, видам искусства, коллекциям, составление более развернутого и точного описания, уточнение атрибуции, запись в научный инвентарь).
Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются акты приема и выдачи, книги поступлений и научный инвентарь. Для характеристики музейного предмета научный инвентарь – наиболее полный документ, фиксирующий его классификацию и результаты изучения.
Учет в музеях проводится в натуральных показателях (предметах, единицах хранения).

Приобретение фондов
В Инструкции предусматривается поэтапное оформление новых поступлений в составе музейного собрания, а именно:
- проведение документального учета новых поступлений до их рассмотрения фондово-закупочной комиссией (ФЗК);
- представление новых поступлений на рассмотрение ФЗК;
- актирование и регистрация новых поступлений, постановка их на государственный учет (п. 86–94, 100 Инструкции).
Оформление приема и выдачи предметов производится немедленно по их поступлении и выдаче по соответствующим актам. Акты приема и выдачи являются первичными юридическими документами государственного учета музейных фондов. Хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема, категорически запрещено.
На все новые поступления в собрание музея до их рассмотрения ФЗК составляется акт приема или квитанция на получение предметов от владельца на временное хранение с приложением описи (коллекционной или полевой) предметов. Такой порядок оформления новых поступлений распространяется на все формы комплектования фондов музея, включая экспедиционные сборы, закупки, оперативное комплектование на местах событий. В актах приема или выдачи точно указывается место составления акта, год, месяц, число, от кого (к выдаче – кому), по чьему распоряжению, для какой цели и на какой срок (если предмет принят или выдан временно для выставки, экспертизы и др.) принят или передан предмет. При этом предметы точно перечисляются один за другим по наименованию, дается краткая характеристика, указываются размер, материал, техника, отмечается сохранность предмета, монтировка (например, в раме, под стеклом), прежний номер предмета, если он поступил из другого музея.
Все поступающие в состав музейного собрания предметы (коллекции) обязательно рассматриваются ФЗК музея. Решение ФЗК о приеме предметов (коллекции) в состав музейного собрания оформляется протоколом, который утверждается директором музея. На основании данного решения составляется Акт приема предметов на постоянное хранение. После утверждения указанного Акта директором музея и в установленные ФЗК сроки проводится регистрация новых поступлений в Главной инвентарной книге основного фонда и Книге учета научно-вспомогательных материалов.
В акт приема, а также в прилагаемые к нему описи (коллекционную или полевую) могут быть внесены предметы как основного, так и научно-вспомогательного фондов. Но их первичная регистрация проводится раздельно по соответствующим книгам основного и научно-вспомогательного фондов.
На этапе актирования и регистрации предметов основного фонда осуществляются определение каждого предмета, его атрибуция, целью которой является составление общей характеристики предмета: его поискового образа, выявление и фиксация наиболее существенных, отличительных признаков, выделяющих его из ряда других аналогичных предметов. На основании информации о предмете, выявленной в процессе его комплектования, определяются авторство, функциональное назначение и принадлежность предмета, место и дата создания, среда бытования (социальные, этнические и иные связи), подлинность, физические признаки (материал, техника, форма, размер, цвет и т.п.), источник и способ приобретения предмета музеем, степень физической сохранности на момент его регистрации в музее. Информация, собранная на стадии комплектования, во многом является решающей для определения музейного значения предмета, его дальнейшего исследования и использования. Результаты атрибуции каждого музейного предмета документируются (записываются, фиксируются) в акте приема, Главной инвентарной книге основного фонда и Книге учета научно-вспомогательных материалов. Именно на этом этапе предмет музейного значения приобретает статус музейного предмета и включается в состав музейного собрания.
Предметы основного и научно-вспомогательного фондов после их регистрации и шифровки (проставления учетных номеров) передаются в соответствующие музейные коллекции и научно-вспомогательный фонд на ответственное хранение согласно акту приема-передачи предметов. Акт подписывается лицом, ответственным за ведение учета музейных фондов (заведующим сектором или отделом учета), и ответственным хранителем соответствующей музейной коллекции или материалов научно-вспомогательного фонда, затем визируется главным хранителем и утверждается директором музея (в некоторых музеях – главным хранителем).
Все поступившие в фондохранилище (отдел фондов) музейные предметы и коллекции регистрируются в Книге учета поступлений фондохранилища (отдела фондов), форма которой определяется музеем. Запись новых поступлений проводится суммарно согласно акту приема-передачи предметов на ответственное хранение и прилагаемой к нему коллекционной описи. В книге ежегодно подводится итог поступивших в фонд (отдел) предметов.
Рассмотрим примеры отражения записей по приобретению музейных фондов в бюджетном учете.
1. Приобретение музейных предметов и музейных ценностей за счет бюджетного финансирования.
Сразу скажем: при приобретении музейных предметов следует применять статью экономической классификации расходов 226 «Прочие услуги» (письмо Минфина России от 22 февраля 2006 г. № 02-14-10/372). Это обусловлено пунктом 13 Положения в связи с тем, что отражение музейных предметов и музейных ценностей на балансе музея не допускается.

Дебет 1 501 05 226
«Получены лимиты бюджетных обязательств по расходам за счет прочих услуг»
Кредит 1 501 03 226
«Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет прочих услуг»
– получены лимиты бюджетных обязательств на приобретение музейных ценностей;

Дебет 1 501 03 226
«Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет прочих услуг»
Кредит 1 502 01 226
«Принятые лимиты бюджетных обязательств текущего года за счет прочих услуг»
– основание – договор на закупку и подготовленное на его основании платежное поручение;

Дебет 1 401 01 226
«Расходы на прочие услуги»
Кредит 1 302 18 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам»
– отнесена на расходы стоимость покупки;

Дебет 1 302 18 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»
Кредит 1 304 05 226
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг»
– произведена оплата по договору поставки.

2. Приобретение музейных предметов и музейных ценностей за счет приносящей доход деятельности.
Дебет 2 106 04 340
«Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)
Кредит 2 302 18 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам»
– отражены расходы, связанные с приобретением музейных ценностей;

Дебет 2 302 18 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»
Кредит 2 201 01 610
«Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»
– произведена оплата по договору поставки;

Дебет 2 401 01 130
«Доходы от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг»
Кредит 2 106 04 440
«Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)
– уменьшение доходов на сумму доходов по закупке (в соответствии с приказом об учетной политике – в конце отчетного периода (месяца, квартала)).

Реставрация
Расходы по реставрации музейных предметов и музейных коллекций следует относить на статью 226 «Прочие услуги». В письме Минфина России от 22 февраля 2006 г. № 02-14-10/372 сформирован перечень затрат музея на реставрационные работы, который включает:
- оказание услуг по реставрации произведений искусства, состоящих на балансе учреждения;
- проведение технологических изысканий и исследований;
- получение по результатам обследований заключений о состоянии конструкций и строительных материалов, по проведению ремонтно-реставрационных и консервационных работ;
- получение исходной разрешительной документации на ремонтно-реставрационные и консервационные работы;
- разработку технического задания по проведению конкурса на проектирование ремонтно-реставрационных работ на объектах культурного наследия;
- разработку эскизных проектов реставрации и консервации и их согласование;
- разработку сметных расчетов по эскизным проектам реставрации и консервации и их согласование;
- разработку и согласование рабочей проектно-сметной документации по реставрации и консервации, методическое руководство и авторский надзор при проведении ремонтно-реставрационных работ;
- разработку чертежей, технологических карт, рекомендаций на производство работ по реставрации и консервации;
- проведение экспертизы научно-проектной и проектно-сметной документации по реставрации и консервации;
- разработку локальных смет на производство работ по реставрации и консервации;
- разработку технического задания на проведение конкурса по выбору Генерального подрядчика при проведении ремонтно-реставрационных и консервационных работ;
- подготовку научно-реставрационных отчетов;
- выполнение функций заказчика;
- осуществление технического надзора над ремонтно-реставрационными и консервационными работами;
- проведение экспертизы выполненных ремонтно-реставрационных и консервационных работ.

Внимание
Музейные предметы и музейные ценности, не входящие в Музейный фонд Российской Федерации, художественные ценности, предметы изобразительного и прикладного искусства учреждений подлежат учету в порядке, установленном Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н для приобретения основных средств.

Временное хранение
Музей может принимать предметы или коллекции на временное хранение для выставок, реставрации, экспертизы или в других целях. На все принятые предметы составляется соответствующий акт.
Запрещается передача предметов, находящихся в музее на временном хранении, другим юридическим или частным лицам без согласия владельца данных предметов (п. 96 Инструкции).
Вся документация по приему предметов (коллекций) на временное хранение должна быть юридически оформлена и зарегистрирована в соответствующих учетных документах музея. Акт приема коллекции на временное хранение подписывается принимающей стороной – музеем и передающей стороной – владельцем предметов (коллекции) и утверждается директором музея и оттиском печати. Каждому акту приема присваивается порядковый номер (начиная с первого номера ежегодно). Акт составляется в трех экземплярах: два из них остаются в музее (в секторе учета и у ответственного хранителя), а третий передается владельцу (п. 94 Инструкции).
Запись предметов в акте приема на временное хранение проводится только попредметно с указанием основных атрибутивных данных и отличительных особенностей предмета, степени его сохранности. При большом составе поступающих предметов к акту прилагается коллекционная опись.
На основании утвержденного директором музея акта приема на временное хранение предметы регистрируются в Книге поступлений во временное пользование (п. 100 Инструкции и Приложение № 10 к ней). В конце каждого года акты приема и приложения к ним прошнуровывают в порядке восходящих номеров, нумеруют постранично и опечатывают печатью музея.
На предметах, поступивших в музей на временное хранение, при их регистрации в Книге поступлений во временное пользование проставляются порядковые учетные номера. Проставление номеров проводится с учетом их возможного снятия с предмета в случае возврата владельцу. Номера проставляются карандашом на подвесных ярлычках, монтировке или на индивидуальной упаковке предмета (конвертах, футлярах, коробках и т. п.).
Возврат музеем предметов, предоставленных на временное хранение, их владельцу проводится по распоряжению директора музея и оформляется актом выдачи, который подписывается главным хранителем (заведующим фондами), ответственным хранителем предметов временного хранения и владельцем (п. 97 Инструкции). После возвращения предметов владельцу они должны быть исключены из соответствующей учетной документации музея. Освободившиеся учетные номера повторно не используются.
Каждому музейному предмету основного фонда, предметам и материалам научно-вспомогательного фонда при их первичной регистрации присваивается учетный номер, который проставляется на предмете одновременно с записью в Главную инвентарную книгу и Книгу учета научно-вспомогательных материалов. Учетный номер соответствует порядковому номеру записи в первую графу указанных книг и проставляется непосредственно на самом предмете или, если это невозможно, на раме, футляре, этикетке, ярлычке, конверте и т. п.
Учетное обозначение наносится на предмет последовательно по мере проведения основных учетных операций, включая первичную регистрацию, научную инвентаризацию и спецучет (для предметов из драгметаллов и камней).
Методика проставления учетных обозначений на предметах разработана в пунктах 128–148 Инструкции. Нанесение учетных обозначений на предметы может проводиться с использованием штампов и от руки тушью, чернилами или пастой (черной, фиолетовой), графитовым карандашом (для графики), специальными фломастерами для стекла, металла, дерева и других материалов, а также краской (эмалевой или масляной) на крупной скульптуре.

Страхование
Если передающей на временное хранение стороной является другой музей, то прежде чем вывести экспонаты, их страхуют (точно так же поступают и при транспортировке ценностей на выставку). Рассмотрим взаимоотношения учреждения со страховой компанией на примере федеральных учреждений. В соответствии с Приложением 2 к Закону от 19 декабря 2006 г. № 238-ФЗ «О федеральном бюджете на 2007 год» доходы от возмещения ущерба при возникновении страховых случаев, когда выгодоприобретателями по договорам страхования выступают получатели средств федерального бюджета, относятся к неналоговым доходам и подлежат перечислению в федеральный бюджет в размере 100 процентов по коду доходов 1 16 22000 01 0000 140. Заметим, страховые выплаты, которые поступают федеральным учреждениям от страховых компаний в качестве возмещения ущерба в результате наступления страхового случая, подлежат зачислению на счета органов федерального казначейства с отражением на лицевых счетах по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, открытых федеральным учреждениям в установленном порядке в органах федерального казначейства.

Пример
Музей – федеральное учреждение, администратор поступлений в бюджеты заключило договор страхования картин при вывозе их на выставку. Одна из картин была повреждена и подлежит реставрации, стоимость которой составит 100 000 руб. Страховая компания выплатила необходимую сумму.

Дебет 2 205 10 560
«Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам»
Кредит 2 303 05 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет»
–100 000 руб. – начислена сумма дохода федерального бюджета в размере страховой выплаты по коду доходов 3 03 02010 01 0000 180 «Прочие безвозмездные поступления федеральным учреждениям»

Дебет 2 201 01 510
«Поступления денежных средств учреждения на банковские счета»
Кредит 2 205 10 830
«Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам»
– 100 000 руб. – получена на внебюджетный счет страховая выплата;

Дебет 2 303 05 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет»
Кредит 2 201 01 610
– «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»
– 100 000 руб. – перечислены денежные средства в доход федерального бюджета по коду дохода 1 16 22000 01 0000 140 «Доходы от возмещения ущерба при возникновении страховых случаев, когда выгодоприобретателями по договорам страхования выступают получатели средств федерального бюджета»

Дебет 1 210 02 140
«Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступившим в бюджет суммам принудительного изъятия»
Кредит 1 205 04 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по суммам принудительного изъятия»
– администратором поступления получена выписка о поступлении дохода в федеральный бюджет по коду дохода 1 16 22000 01 0000 140

– одновременно администратором начислен доход федерального бюджета
Дебет 1 205 04 560
«Увеличение дебиторской задолженности по суммам принудительного изъятия»
Кредит 1 401 01 140
«Доходы от сумм принудительного изъятия».

Списание
Согласно статье 9 Закона исключение музейных предметов и коллекций из состава Музейного фонда РФ производится федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры в порядке, устанавливаемом Положением, после проведения соответствующей экспертизы.
Решение об исключении музейных предметов и коллекций из состава фонда может быть принято Министерством культуры РФ в случаях:
- утраты и разрушения музейных предметов и коллекций или обмена их на другие музейные предметы и коллекции;
- ошибочности экспертного заключения о культурно-историческом значении, физическом состоянии и других особенностях указанных предметов и коллекций, на основании которого было принято решение об их включении в состав фонда;
- принятия соответствующего судебного решения, вступившего в силу.
Музейные предметы и коллекции считаются исключенными из состава Музейного фонда РФ со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда РФ.
Решение о списании материалов научно-вспомогательного фонда принимается директором музея. Порядок списания музейных предметов и материалов научно-вспомогательного фонда определяется руководством по списанию с учета пришедших в негодное (предельное) состояние или утраченных материальных и денежных средств.