Отражение в учете оплаты проезда студентам

Учреждение оплачивает из бюджетных средств студентам-сиротам проезд на каникулы и всем студентам проезд к месту практики. Как отчитаться студентам за потраченные средства, нужно ли требовать авансовые отчеты? Следует ли отражать такие расчеты на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами? На вопросы отвечает К.В. Сергеева, специалист по бюджетному учету «1С»

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» (приказ Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 168н) расходы за счет стипендиального фонда на социальную поддержку учащихся, студентов и аспирантов учебных заведений профессионального образования производятся по статье 290 «Прочие расходы».
Для оплаты проезда детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, можно использовать подстатью 262 «Пособия по социальной помощи населению» ЭКР РФ, поскольку оплата путевок в школьные и студенческие спортивно-оздоровительные лагеря (базы) труда и отдыха, в санаторно-курортные учреждения при наличии медицинских показаний и проезда к месту лечения и обратно, а также оплата проезда один раз в год к месту жительства и обратно к месту учебы таким учащимся предусмотрены пунктом 2 статьи 7 и пунктом 10 статьи 6 Закона от 21 декабря 1996 г. № 159-ФЗ «О дополнительных гарантиях по социальной поддержке детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей». О возможности применения статьи 262 сказано и в письме Минфина России от 14 апреля 2006 г. № 02-14-10/880.
Возможны как выплата студентам наличных денежных средств из кассы учреждения на приобретение проездных билетов самостоятельно, так и централизованное приобретение билетов учреждением по безналичному расчету или за наличный расчет через подотчетное лицо – работника учреждения с последующей выдачей студентам из кассы учреждения.
Следует отметить, что подотчетным лицом может быть лишь работник учреждения или обособленного структурного подразделения, выделенного на самостоятельный баланс (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержден ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40). Поэтому отражать расчеты со студентами по оплате проезда на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» не следует. Для указанных расчетов применяется счет 0 302 18 000 «Расчеты по прочим расходам» (1 302 16 000 «Расчеты по пособиям по социальной помощи населению»).
Выплаты студентам из бюджетных средств устанавливаются законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления. Для проведения выплат на эти цели должны быть предусмотрены лимиты бюджетных обязательств.
Начисление обязанности учреждения по осуществлению выплат студентам по проезду к месту практики и на каникулы отражают так:
Дебет 1 401 01 290 (262)
«Прочие расходы» («Расходы на пособия по социальной помощи населению»)
Кредит 1 302 18 (16) 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам» («Увеличение кредиторской задолженности по социальной помощи населению»).

Выплата студентам средств из кассы учреждения отражается бухгалтерской записью:
Дебет 1 302 18 (16) 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам» («Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению»)
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы».
Оплата проезда студентов за счет прибыли производится на основании локального акта учреждения или главного распорядителя средств. Если какие-либо выплаты студентам из прибыли предусмотрены локальным актом учреждения и соответственно в смете расходов, их списывают в дебет счета 2 401 01 290 «Прочие расходы». Для отслеживания расчетов со студентами-получателями используют счет 2 302 18 000 «Расчеты по прочим расходам».

Централизованное приобретение билетов
Для групповых поездок наиболее целесообразным является централизованное приобретение билетов по безналичному расчету или за наличный расчет через подотчетное лицо – работника учреждения с последующей выдачей студентам из кассы учреждения.
Приобретение билетов для студентов по безналичному расчету:
Дебет 1 206 18 (16) 560
«Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на прочие расходы» («Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам по пособиям по социальной помощи населению»)
Кредит 1 304 05 290 (262)
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по прочим расходам» («Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по пособиям по социальной помощи населению»).
– перечислены средства с лицевого счета транспортным организациям за проездные билеты;

Дебет 1 201 05 510
«Поступления денежных документов»
Кредит 1 302 18 (16) 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам» («Увеличение кредиторской задолженности по социальной помощи населению»);
– отражено поступление в кассу учреждения проездных билетов;

Дебет 1 302 18 (16) 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам» («Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению»)
Кредит 1 206 18 (16) 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на прочие расходы» («Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам по пособиям по социальной помощи населению»);
– зачтен аванс.

Приобретение билетов для студентов через подотчетное лицо – работника учреждения:
Дебет 1 208 18 (16) 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов» («Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате пособий по социальной помощи населению»)
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»;
– выплата из кассы подотчетным лицам;

Дебет 1 201 05 510
«Поступления денежных документов»
Кредит 1 208 16 (18) 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов» («Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате пособий по социальной помощи населению»)
– билеты сданы в кассу.

Выдача из кассы проездных билетов студентам:
Дебет 1 302 18 (16) 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам» («Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению»)
Кредит 1 201 05 610
«Выбытия денежных документов».