Компенсация за личное имущество сотрудника

Если сотрудник с согласия (ведома) администрации использует свое личное имущество в производственных целях, ему положена компенсация. Так гласит статья 188 Трудового кодекса. На первый взгляд все просто: надо оплатить расходы по 212 статье, начислить налоги… Однако на практике проблемы все-таки возникают. Как правило, сотрудники используют личные транспортные средства, сотовые телефоны. Об этом мы и поговорим.

Личное авто
Компенсация за использование личного автомобиля может выплачиваться только в том случае, если в соответствии с должностными обязанностями работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами (п. 1 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее – Письмо № 57), п. 2 Приказа Минфина России от 4 февраля 2000 г. № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее – Приказ № 16н)). Возмещение выплачивают один раз в месяц независимо от количества календарных дней (п. 5 Письма № 57). Причем за время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, на больничном, а также в других случаях, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсацию не выплачивают (п. 6 Письма № 57). В такой ситуации не помешает составить акт и отразить в нем количество дней фактического использования имущества.

Егоров Е.В. (далее – Работник) и учреждение в лице _____, действующего на основании _____________ (далее – Работодатель), подписали настоящий акт о нижеследующем:
1. В соответствии с Соглашением об использовании личного имущества работника Работник при выполнении трудовой функции использует принадлежащий ему на праве собственности автомобиль ВАЗ-2121.
2. В апреле 2007 г. работником при выполнении им трудовой функции имущество, указанное в пункте 1 настоящего акта, использовалось 15 рабочих дней.
3. Компенсация составляет _____ рублей.
4. Компенсация должна быть выплачена не позднее 5 дней с момента подписания настоящего акта.
5. Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Если сотрудник использует имущество каждый рабочий день, то документом, подтверждающим количество дней фактического использования имущества, является табель учета рабочего времени.
Возмещение сотруднику выплачивается на основании приказа руководителя учреждения. В нем предусматривают размер компенсации. Документ составляют в произвольной форме. К примеру, так:

Приказываю:

Ежемесячно в последний рабочий день месяца выплачивать Егорову Е.В. компенсацию в размере 100 рублей за использование его личного транспорта в служебных целях.
Основание: приказ об обоснованности расходов, размерах и порядке выплаты; паспорт технического средства; договор купли – продажи автомобиля, акт приемки-передачи; путевые листы, чеки на приобретение ГСМ.

Размер возмещения
Бюджетная деятельность
Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования автомобиля для служебных поездок (п. 3 Письма № 57). Однако следует иметь в виду, что по бюджетной деятельности размер возмещения не может быть больше законодательно установленных норм. Для бюджетников он определен Письмом № 57, которое в свою очередь ссылается на постановление Правительства РФ от 20 июня 1992 г. № 414 «О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее – Постановление № 414) с изменениями, внесенными Приказом № 16н (письма Минфина России от 14 августа 2003 г. № 04-04-06/158, от 14 марта 2003 г. № 04-04-06/42, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта).

Внебюджетная деятельность
Если компенсация выплачивается за счет предпринимательской деятельности, ее размер может быть установлен локальным нормативным актом. К примеру, соглашением о порядке и размере возмещения за использование личного имущества работника. Его можно оформить либо в виде письменного соглашения, либо как часть трудового договора. В документе должны быть отражены:
– вид используемого имущества и его характеристики (технические и регистрационные данные);
– документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
– порядок использования имущества;
– размер компенсации за использование (в твердой сумме либо порядок ее определения);
– порядок возмещения расходов, связанных с использованием (виды возмещаемых расходов, порядок подтверждения произведенных расходов);
– срок использования имущества.
Однако для целей налогообложения прибыли, НДФЛ, ЕСН указанные суммы будут признаны только в пределах норм, установленных законодательными актами (письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275). Вот здесь и начинается все самое интересное. С одной стороны, учреждения являются бюджетными, а с другой – они платят налог на прибыль. Так каким же нормативным актом следует руководствоваться: для бюджетных или коммерческих организаций? К сожалению, в нормативных актах по данному поводу ничего не сказано. А в доме служителей Фемиды придерживаются следующей точки зрения. Доводы чиновников о том, что постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (далее – Постановление № 92) предназначено для исчисления налога на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а бюджетные организации его не уплачивают, является несостоятельным. Судьи указали на то, что в пункте 2 Приказа № 16н указано на применение пунктов 1-6, 8, 9 Письма № 57 и не указано на применение пункта 7 этого письма. В то время как именно в нем сказано, что работникам бюджетных организаций компенсации выплачивают по нормам, установленным Постановлением № 414 (постановления Арбитражного суда г. Москвы от 17 октября 2005 г. по делу № А40-37025/05-126-294, ФАС Московского округа от 14 июня 2006 г. по делу № КА-А40/5051-06, Девятого арбитражного апелляционного суда от 28 февраля 2006 г. по делу № 09АП-14406/05-АК). В итоге служители Фемиды пришли к выводу, что в целях применения подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса размер компенсаций нужно исчислять в соответствии с Постановлением № 92.

Заместитель начальника управления бюджетного учета и отчетности Федерального казначейства Е.В. ВОЛОДИНА.
Что касается предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, бюджетные учреждения вправе определять размер возмещения за личный автомобиль сотрудника исходя из норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Дело в том, что данный нормативный акт применяется в целях обложения налогом на прибыль. А, ведя предпринимательскую деятельность, учреждение является плательщиком этого налога.

Внимание
Суммы компенсаций в пределах установленных законодательством норм не подлежат обложению ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) и НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
В рамках предпринимательской деятельности, в связи с тем, что учреждение вправе выплачивать компенсации сверх установленных норм, возникает вопрос: нужно ли облагать налогами такие суммы? Ответ таков. Компенсация, превышающая норматив, не снижает налогооблагаемую базу. Значит, и ЕСН начислять не следует (п. 38 ст. 270 НК РФ, п. 3 ст. 236 НК РФ).
Если же учреждение не формирует базу по налогу на прибыль, на компенсацию сверх установленных нормативов, начисляют ЕСН (письмо УМНС по г. Москве от 30 марта 2004 г. № 28-11/21557, письмо Минфина России от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192).

Внимание
Размер компенсации за использование иномарки устанавливается в зависимости от того, к какому классу российского автомобиля  по техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль (п. 2 Письма № 57).

Личный телефон
Для сотовых телефонов, компьютеров и так далее не существует предельных норм компенсации. Поэтому ее выплата производится в порядке, предусмотренном соглашением между сторонами (письмо УМНС по г. Москве от 5 мая 2004 г. № 28-11/30684). Такое возмещение в полном объеме не облагают ЕСН и НДФЛ (письма Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72, от 3 сентября 2004 г. № 03-05-01-04/9). Однако размер указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Поэтому придется запастись документами, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании имущества (письмо Минфина России от 2 марта 2006 г. № 03-05-01-04/43). В противном случае звонки будут квалифицированы как частные переговоры сотрудника.
Такими документами являются (письма Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275): внутренние распорядительные документы учреждения (приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции). В них должна четко прослеживаться необходимость использования конкретными сотрудниками телефонных аппаратов (к примеру, если в служебные обязанности работников входят переговоры с организациями – потенциальными заказчиками товаров (работ, услуг)).
Не помешают также:
– обоснованное указание в должностной инструкции работника на необходимость ведения им переговоров по сотовому телефону;
– утвержденный руководителем учреждения перечень должностей работников, которым в силу их обязанностей необходимо использование сотовой связи;
– договор с оператором на оказание услуг связи;
– утвержденный лимит расходов на использование работниками сотовой связи. Его превышение работник возмещает за счет собственных средств.
Также понадобятся и детализированные счета услуг связи. В них должны содержаться (п. 114 Правил оказания услуг телефонной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 18 мая 2005 г. № 310):

1. реквизиты оператора связи;

2. реквизиты абонента;

3. расчетный период, за который выставляется счет;

4. номер лицевого счета абонента (при предварительном платеже);

5. данные о суммарной продолжительности телефонных соединений за расчетный период (при предварительном платеже);

6. сумма, предъявляемая к оплате;

7. сумма остатка на лицевом счете (при предварительном платеже);

8. дата выставления счета;

9. срок оплаты счета;

10. детализация общей суммы платежа за предоставленные оператором связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру.

При наличии вышеуказанных документов доказать производственный характер переговоров не составит труда. И даже судьи встанут на сторону налогоплательщика (постановления ФАС Московского округа от 27 февраля 2006 г. № КА-А41/14217-05, от 10 мая 2006 г. по делу № КА-А40/3558-06, от 15 ноября 2005 г. по делу № КА-А40/11189-05, Северо-Кавказского округа от 5 апреля 2005 г. по делу № Ф08-1123/2005-485А, Уральского округа от 29 ноября 2005 г. № Ф09-5353/05-С2, от 14 ноября 2005 г. № Ф09-5111/05-С7).

Служебный телефон
Единственная сложность, которая может возникнуть, – отражение в бюджетном учете ситуации, когда сотрудник превысил установленный лимит на звонки с мобильного телефона или же звонил с рабочего телефона в другой город по личным делам.
Как правило, звонок сотрудника в другую местность оплачивают по выставленному счету-фактуре по статье расходов 221 «Услуги связи» в общем объеме услуг связи. После того как сотрудник возместит соответствующую сумму, кассир сдает ее в банк, тем самым восстанавливая расход по данной статье. При этом денежные средства, внесенные работником за звонок в кассу и сданные в банк, следует считать восстановлением фактических и кассовых расходов учреждения по статье 221 «Услуги связи» (письмо Минфина России от 26 октября 2006 г. № 02-14-10а/2851).
Бухгалтерские записи будут такими:

Дебет 1 201 04 510
«Поступления в кассу»
Кредит 1 401 01 221
«Расходы на услуги связи»
– сотрудником внесены денежные средства в погашение дебиторской задолженности за личные телефонные переговоры;

Дебет 1 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
– на основании объявления на взнос наличными внесены денежные средства в банк;

Дебет 1 304 05 221
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»
Кредит 1 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
– на основании выписки из казначейства восстановлены кассовые расходы по оплате услуг связи.

А. Ю. Ильина, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»