Есть женщины в русских финансах…

В гости к главному бухгалтеру центральной универсальной научной библиотеки имени Н.А. Некрасова Г.М. Гришкевич мы попали как раз после сдачи годовой отчетности. В финансовой службе еще витало волнение в ожидании результата ее проверки.

На мой вопрос о балансе Галина Михайловна с досадной улыбкой сказала, что за день до моего прихода позвонили и сообщили, что нашли одну ошибку, правда, несерьезную: «При составлении отчета произошел сбой в программе и пришлось заносить данные вручную. Это и стало причиной ошибки – случайно цифру занесли не в ту строку. От человеческого фактора никуда не деться».

– Галина Михайловна, можете подвести итог составления годовой отчетности за 2006 год: с какими основными сложностями довелось столкнуться?
– В принципе особых сложностей не было: Инструкция № 25н не произвела революцию в учете библиотек, как это было с Приказом № 70н. Ведь она внесла изменения во второй и третий разделы, которые мало задействованы в нашей работе. Поэтому для нас эта годовая отчетность была значительно легче, чем предыдущая.

– А с программным продуктом были какие-нибудь сложности?
– Вот с программой проблемы были и есть до сих пор. Мы еще стоим на перепутье и не решили, на каком программном продукте остановиться. Дело в том, что при составлении отчетности при помощи программы, на которой мы сейчас работаем, выявились ошибки, о возможности возникновения которых нас не предупреждали. Вероятнее всего, и для разработчиков это стало неприятным сюрпризом, поскольку они далеко не сразу смогли их устранить. Я полагаю, что программа не была протестирована должным образом, прежде чем попасть к пользователю, из-за сжатых сроков. Но мы не можем сейчас перейти на другой продукт, поскольку Комитет культуры города Москвы использует именно эту программу и требует единства программного обеспечения. Понятно, что это удобно не только с точки зрения составления отчетности, но и с точки зрения обучения бухгалтеров: комитет нас регулярно собирает на семинары с участием представителей фирмы-разработчика, которые проводят консультации по любым волнующим нас вопросам.

– Скажите, какие-нибудь недочеты Инструкции № 25н всплыли при составлении отчетности? Что хотелось бы исправить в будущем году?
– Кое-что нас действительно не устраивает, но не могу сказать, что это недочеты. Скорее речь идет о несовершенстве самой системы учета основных средств в учреждениях культуры. Я имею виду учет библиотечных фондов – основную специфику нашей отрасли. Они входят в состав основных фондов, но никогда до реформирования бюджетного учета на них не начислялся износ. Инструкция № 70н изменила такое положение дел и не только ввела начисление амортизации, но и предписала ведение учета в рублях без копеек. Программные продукты не предусматривали этих нюансов, а разработчики только разводили руками, не зная, как учесть в своих программах эту специфику. С вступлением в силу Приказа № 25н эти правила были отменены – проблема была решена. Но теперь возник вопрос по оценке фондов, которые поступают к нам в порядке дарения и пожертвования. В новой Инструкции прописано, что мы имеем право оценивать их самостоятельно, а это не предусмотрено действующим законодательством.

– Какими документами регламентируется такая процедура?
– Существуют специальные инструкции по порядку оценки библиотечных фондов, которые разработаны главной библиотекой страны – библиотекой имени Ленина. При осуществлении таких работ мы руководствуемся именно этим документом и даже сами приглашаем специалистов для проведения семинаров для городских библиотек по этой тематике. Но проблема кроется не в самой процедуре, а в противоречии существующих инструкций Налоговому кодексу. Дело в том, что он предусматривает оценку книг по рыночной цене. Но зачастую определить рыночную цену, скажем, старинной книги невозможно – их нет в магазинах. Не менее сложно определить цену книг, которые поступают к нам в порядке дарения от наших читателей или от организаций. Часто стоимость таких изданий не соответствует рыночной и тем более цене издательств, которые часто завышают ее ради извлечения максимальной прибыли.

– Как же вы выходите из этой ситуации?
– Нам приходится готовить свои внутренние документы. Положение об оценке библиотечных фондов, документов, поступающих к нам в библиотеку, уже готово. В нем мы ссылаемся на Инструкцию № 25н, которая позволяет нам производить самостоятельную оценку подаренных и пожертвованных фондов. Разработкой документов и составлением оценочных актов на книги занимается группа специалистов в этой области – совет по комплектованию. Конечно, без помощи бухгалтерии не обходится: нас приглашают, чтобы принять решение о том, каким образом поставить поступившее обновление на учет.
К примеру, сейчас мы столкнулись с таким вопросом. У нас есть журналы дореволюционного издания. В некоторых из них совсем мало листов, а есть и толстые – от 50 до 100 страниц. Меня пригласили для решения вопроса о том, как лучше их ставить на учет. Пришли к выводу, что толстые журналы после реставрации, оценки необходимо учитывать как отдельные единицы учета, а тонкие переплетать по изданиям, комплектам (за год, за полугодие, в зависимости от наличия). Ведь, согласитесь, не имеет смысла отдельно ставить на учет трехстраничное издание. Это противоречит инструкции по учету библиотечных фондов, но соответствует внутреннему положению.

– Могут потом ли в связи с этим возникнуть сложности?
– Думаю, да. Дело в том, что в Инструкции № 25н прописан порядок постановки на учет основных фондов в целом, а специфика библиотечных фондов не учтена. Поэтому мы и делаем это на свое усмотрение. Чем это обернется потом, предположить сложно. Но в любом случае Инструкция № 25н облегчила наше положение, поскольку дала нам относительную свободу действий. В Приказе № 70н мы вообще должны были ставить на учет абсолютно все, даже газеты. Но делать это было нецелесообразно, поскольку срок их службы на абонементе составляет два–три года. Далее газеты подлежат списанию. Еще менее возможным такие правила учета представляются в случае воплощения в жизнь идеи о списании всех основных фондов через фонд имущества города Москвы, которая давно витает в воздухе. Я себе с трудом представляю, с каким объемом работ придется столкнуться фонду в этом случае.

– Возникают ли сейчас трудности с учетом тех самых спонсорских средств или, как их сейчас называют, добровольных пожертвований?
– Спонсорской помощи в денежном выражении к нам не поступает. Хотя, когда мы переезжали из старого здания и у нас были финансовые сложности, нам предлагали помощь оттуда, откуда мы и не ждали: предприниматели, бизнесмены и даже пенсионеры были готовы дать нам деньги, кто сколько мог, но в соответствии с законом, мы не могли их принять. Поэтому адресная помощь нашей библиотеке обычно выражается книгами, которые сначала приходят в Комитет культуры города Москвы, а уж потом к нам. Казалось бы, хорошо, что фонды пополняются не только за счет бюджета, но в этой ситуации возникает проблема, связанная с налогообложением. В соответствии с Налоговым кодексом книги, которые мы получаем в дар, облагаются налогом на прибыль. Появляется вопрос: из каких средств мы должны его заплатить, если мы получили прибыль в натуральном выражении?
Много аналогичных вопросов возникает и при получении обязательных бесплатных экземпляров книг, которые должны предоставлять все издательства Книжной палате, «Ленинке» и нашей городской библиотеке. Этот закон исправно действовал в советские времена. На сегодняшний день его никто не отменял, но почему-то сейчас поступает значительно меньше книг и в основном от самой книжной платы. Эти экземпляры мы получаем не только для себя, но и для фонда в поддержку филиалов российской библиотеки в глубинках и в странах СНГ. Таким образом, вопрос налогообложения становится не только нашей проблемой, но и головной болью получателей – ведь мы передаем им книги бесплатно – в дар от города Москвы, а эти доходы попадают под налогообложение.
Пока на такие книги мы составляем акты пожертвования, которые не попадают под налогообложение. Но возникает опасение, что это до первой проверки. Сейчас разрабатывается внутреннее положение, регулирующее этот вопрос. Разработчики инструкции по бюджетному учету пообещали, что в Приказ № 25н будут внесены поправки, учитывающие нюансы библиотек. Более того, уже разработан проект инструкции по учету библиотечных фондов, который увязан и с Налоговым кодексом, и с Приказом № 25н. Дело в том, что этот документ, несмотря на то что действует уже не один десяток лет и обновлялся буквально в прошлом году, так и не был согласован с Минфином России.

– Галина Михайловна, налажен ли электронный обмен с налоговыми службами и казначейством?
– Нет, электронной переписке мы пока предпочитаем личные встречи с казначеями. Хотя уже начинаем приобщаться к электронному миру, и регистрация договоров, о которой я уже упоминала, – первый шаг в этом процессе. В налоговую инспекцию мы, как и большинство бюджетников, пока носим отчеты на дискетах. Здесь проблема кроется в том, что существующие программы электронной отчетности не адаптированы к специфике бюджетных учреждений. Хотелось бы, чтобы все продукты, на которых мы работаем, все-таки имели единую платформу, но пока что это никому не удается реализовать на практике. К тому же не стоит забывать, что у бюджетников частенько возникают трудности с оплатой Интернета, из-за устаревшего оборудования появляются технические проблемы. Наверное, полная электронная отчетность без сбоев – голубая мечта каждого бухгалтера.

– В Центральной городской публичной библиотеке имени Н.А. Некрасова год назад начал свою работу экспериментальный участок по внедрению RFID-технологий. (Подробнее об этом читайте в № 4/2006) Скажите, это каким-либо образом упростило жизнь бухгалтерии?
– Пока что нет. Дело в том, что реализация проекта еще находится в начальной стадии. Для проведения эксперимента нам предоставили оборудование, уже бывшее в эксплуатации. Но для полного внедрения технологий на базе библиотеки нам предстоит купить дорогостоящее новое. Средств на это у нас пока нет. Проект реализуется медленно, но верно. Сегодня идет увязка новых технологий с программой обработки фондов, поступающих в библиотеку, покупаются необходимые программные продукты. Конечно, было бы хорошо, если проект будет реализован полностью. Мы надеемся, что внедрение RFID-технологий облегчит работу бухгалтерии, особенно в части проведения инвентаризации. Точечные метки (чипы) на каждой книге, которые предусмотрены этой программой, позволят отследить любое перемещение издания. Разумеется, чип будет содержать значительно больший объем информации, чем необходимо для инвентаризации – нам достаточно знать лишь инвентарный номер объекта основных средств. Но это только лишний раз подчеркивает многофункциональность RFID-технологий. Более того, благодаря возможности бесконтактного считывания информации инвентаризацию можно будет проводить в предельно сжатые сроки.

– Можно ли сегодня говорить о сроках реализации этой программы?
– Нет, об этом говорить пока рано. Все зависит от наличия средств. В настоящее время финансирование нашей библиотеки разбили на два направления: культура и программные продукты. К сожалению, по второму из них поступление средств пока очень скромное, поэтому и темпы внедрения RFID-технологий низки. Но все равно для автоматизации учета библиотечных фондов делается очень много. Мы уже давно работаем с программой, которая позволяет не только регистрировать книги при выдаче, но и автоматически закреплять их за читателями: в любое время можно отследить, какие книги находятся у любого из наших посетителей.

– Библиотека несет убытки от потерь и невозвратов книг?
– Конечно. Сейчас этот показатель снижен, а вот в 1997–1998 годах, когда мы только вышли в свободное плавание, став самостоятельным юридическим лицом, он был очень высок. Снижение произошло в основном благодаря тому, что появилась возможность отслеживать посетителей, вести с ними более тесную работу и неблагонадежных брать под особый контроль. Но все равно сотрудники вынуждены постоянно напоминать читателям по телефону или в письменном виде, что книгу необходимо вернуть.

– Я знаю, что у вас два больших зала электронного обслуживания: интернет-зал и зал, где можно воспользоваться электронными базами. В них предоставляются платные услуги?
– Нет, и Интернетом, и электронными базами наши читатели могут воспользоваться бесплатно. Мы берем деньги только за распечатку документов, составление библиографических справок для написания рефератов и курсовых. Так что доход от предпринимательской и иной деятельности у нас очень маленький.

– Есть сложности с учетом этих средств?
– Сложности связаны только с их оценкой. Когда речь идет о распечатке файлов – все понятно. Но как определить себестоимость интеллектуального труда наших сотрудников? Рыночную стоимость определить легко: хочешь, ставь 100 рублей, хочешь – 500, но когда речь идет именно о себестоимости услуги, мы заходим в тупик. У нас очень много бухгалтерской литературы, но, к сожалению, нигде этот вопрос не освещается детально. Поэтому приходится рассчитывать себестоимость только исходя из материальных затрат: закупка материалов, картриджей и т. д.

– Задействованные в подготовке рефератов и других подобных работ сотрудники получают за это какие-нибудь надбавки к зарплате?
– Нет. Конкретно за это доплаты не предусмотрены. Они получают дополнительные выплаты за увеличение нагрузок или за расширенный круг обязанностей.

– Любопытно, достаточно ли укомплектованы библиотечные фонды в разделе бюджетного учета?
– Мы заказываем такую литературу, но поступает она очень медленно: пока мы осуществляем заказ, пока поступают деньги, пока книги привозят, пока мы ставим их на учет – требования к ведению бюджетного учета изменились. Есть издательства, которые поставляют книги, не дожидаясь денег, а другие наоборот. С последними часто происходит следующее: когда поступают деньги, все книги уже реализованы… У нашей библиотеки таких проблем практически нет, но я знаю, что во многих других, у которых с финансирование похуже, такие ситуации возникают часто.

– Галина Михайловна, на комплектацию библиотечных фондов предусмотрено проведение тендера?
– В настоящее время мы не проводим конкурс, поскольку регистрируем свои договоры в едином центре регистрации договоров Департамента по конкурентной политике при правительстве города Москвы. Он отслеживает поставщиков, с которыми мы работаем. В зависимости от результата проверки документов нам дают либо не дают разрешение на работу с издательством. Только после этого начинает работать механизм финансирования: департамент финансов, казначейство – проплата суммы по договору. По закону мы обязаны регистрировать все договоры на сумму от 60 тысяч рублей. Все, что меньше, мы можем проплачивать единым счетом один раз одной организации в год.

– Это удобно?
– Нет, конечно. Особенно в конце года, когда остаются неизрасходованные средства, и появляются интересные, выгодные нам предложения, а мы не можем зарегистрировать договор в едином центре… К примеру, в прошлом году нам не удалось купить книги для отдела искусства. По этой тематике книги выходят редко, и, как правило, дорогие. Заказ пришлось перенести на 2007 год, но не факт, что теперь он будет выполнен в полном объеме: не исключено, что книги уже реализовали.

– Интересно, а в каком отделе у вас хранятся особо ценные единицы фонда?
– Они собраны в специальном отделе. В основном это дореволюционные издания. Много таких экземпляров и в отделе искусства, но они не столько представляют особую материальную ценность, сколько дороги своим содержанием. К примеру, у нас есть большая коллекция марок, этикеток и даже оберток от шоколада. К нам недавно приходили из музея бабаевской кондитерской фабрики, брали для выставки несколько этикеток, которых у них в коллекции нет.

– Знаю, что сотрудники библиотеки часто ездят на конференции, в том числе международные. Какие трудности возникают в учете командировочных расходов?
– Основные сложности связаны с ограничением размера командировочных расходов. С заграничными поездками в этом смысле даже несколько проще, чем с внутрироссийскими – здесь мы, как правило, находим возможность полностью оплатить проживание, питание и т. д. А вот с российскими сложнее: всем понятно, что за 550 рублей, которые выделяются по закону на проживание, найти гостиницу невозможно не только в крупных, но даже в самых маленьких городах. Приходится искать способы и средства компенсировать сотрудникам командировочные расходы какими-то другими путями – премии, доплаты и т. п.

– Галина Михайловна, как давно вы работаете в «Некрасовке»?
– Сюда я пришла сразу на должность главного бухгалтера. Это было в 1998 году. С моего прихода сюда изменилось очень много. В то время обработка книг и каталогов еще велась вручную, не было таких мощных электронных баз, справочников – так что я помню, как все начиналось. Что касается бухгалтерии, то программы постоянно «слетали», приходилось каждый раз все начинать заново. Над нами до сих пор подшучивают разработчики программных продуктов: «На носу 25 декабря. Нам приходить?» Но в отношении программ с тех пор изменилось немногое: законодательство постоянно меняется, и программисты не успевают модернизировать продукты в срок – поставляют сырые, нетестированные программы.

– Галина Михайловна, расскажите, как вы в самый первый раз попали в бухгалтерию? Помните свои ощущения?
– О! Это было очень давно. Впервые в бухгалтерию я попала, когда проходила практику в институте. Это была сфера советской торговли – область, сами понимаете, специфическая. Первое время было очень сложно, но поскольку я училась в торговом институте по специальности «Бухгалтерский учет в торговле», то была к этому готова. Самые яркие воспоминания тех времен связаны с тем, как я пыталась учить заместителя главного бухгалтера вести учет. Дело в том, что и в те времена в учет вносились изменения. Я ей сказала, что так, как она осуществляет проводки, делать уже нельзя. На что она мне ответила: «Я 36 лет делала именно так и буду так делать впредь! Нечего меня здесь учить!» Та ситуация очень перекликается с настоящей, когда некоторые бухгалтеры первое время противились проводимым реформам. Но нас всегда учили тому, что, если что-то новое внедряется законом, нужно беспрекословно этому подчиняться. И я это прекрасно понимаю.

– У вас никогда не возникало желания все бросить и уйти из бухгалтерии?
– Такие мысли появляются всякий раз во время составления отчета, если вдруг что-то не получается. Каждый раз говорю себе: все, это последняя отчетность. Но баланс сходится, сдается, и понимаешь, что все не так плохо. Все проблемы быстро забываются, остается лишь желание в наступившем году все делать безукоризненно и вовремя. Ведь бухгалтерия – это сроки, сроки и сроки. Как мы шутим: «Необходимо сдать вчера».

– Должно быть, вы пунктуальный человек?
– Нет. Я всегда немного завидовала людям, у которых все расписано от и до. У меня работала одна девушка, у которой весь день был расписан по минутам. Если случались какие-либо форс-мажорные обстоятельства, которые мешали ей выполнить план на день, она очень расстраивалась и переносила несколько пунктов на завтра. Я, к сожалению, так не могу. Пыталась, но не получается. И в жизни бухгалтерского педантизма у меня нет. Очень по этому поводу сожалею.

– Галина Михайловна, когда нет отчетов, как любите себя развлечь в свободное время?
– К сожалению, его остается очень мало. Когда пришла в «Некрасовку», хотела перечитать все книги, которые есть в библиотеке. Все, конечно, не получается, но стараюсь все-таки помимо законов и инструкций брать в руки еще какие-нибудь издания, более художественные. И, знаете, удается. Причем не только книги, но и женские журналы, очень люблю читать про сад, цветы…

– Занимаетесь цветоводством?
– Так сказать нельзя, но без них тоже тяжело.

– Мне кто-то рассказывал, что вы увлекаетесь вышиванием?
– Да, но сейчас на это совсем нет времени. Раньше я действительно занималась этим всерьез, вышивала настоящие полотна, шедевры. На моей самой первой картине, которую я вышила, изображен сказочный сюжет, где лисица несет петуха. Я даже ходила на специальные курсы. Несмотря на то что сейчас этим совсем не занимаюсь, продолжаю покупать журналы. Так что выйду на пенсию, буду заниматься рукоделием. (Смеется.) Это – для души. Такая кропотливая, но творческая работа отвлекает от обыденности, успокаивает. К тому же все картины красочные, цветные – не то что наши черно-белые цифры.

– Интервью выйдет в мартовском номере. У вас есть возможность поздравить своих коллег с Международным женским днем…
– Хочу пожелать нашим бухгалтерам терпения, терпения, еще раз терпения. Здоровья. Все остальное они умеют. Многие из них успевают не только отчеты сдавать, но и быть хорошими матерями, отличными женами, а некоторые даже заботливыми и добрыми бабушками. С наших бухгалтеров можно брать пример. С праздником вас!