Альтернатива централизованной бухгалтерии

Аудиторские и консалтинговые организации давно готовы взять на себя тяготы бюджетного учета. Пока желающих воспользоваться этой готовностью немного: пугает новизна и отсутствие «обкатанных» договоров

Как мы уже не раз писали в нашем журнале, компьютерная оснащенность бюджетных учреждений оставляет желать лучшего, даже в Подмосковье. С квалифицированными специалистами дело обстоит еще хуже. Решить эту проблему могут централизованные бухгалтерии. Однако их правильная организация (реорганизация) требует немало времени. В этом случае альтернатива централизованным бухгалтериям – организации, специализирующиеся на ведении «чужого» бухгалтерского учета. Они упомянуты в пункте 2 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту – Закон № 129-ФЗ).
В роли специализированных организаций могут выступать аудиторские, консалтинговые, бухгалтерские или юридические фирмы. При этом схема организации документооборота будет следующей. В бухгалтерии бюджетного учреждения работает специалист, который занимается первичной учетной документацией, в частности:
– ведет кассу;
– проводит платежи через отделение казначейства;
– принимает авансовые отчеты и другие оправдательные документы;
– составляет акты сверки расчетов, акты сдачи-приемки выполненных работ и оказанных услуг, а также другие первичные документы.
Собранная таким способом информация о хозяйственной деятельности учреждения передается в специализированную организацию. Специалисты этой компании формируют показатели бюджетного и налогового учета, составляют бюджетную и налоговую отчетность.

Главбух знает больше, чем юрист
Заключая договор со специализированной организацией, особое внимание нужно обратить на следующие моменты. В составлении договора аутсорсинга непосредственное участие должен принимать главный бухгалтер бюджетного учреждения. Ведь ситуацией лучше всех владеет именно главбух.
Бывает, что сотрудники специализированной организации при выполнении своих обязанностей допускают ошибки, за которые в последующем бюджетное учреждение могут оштрафовать проверяющие органы. Дело в том, что, даже передав какой-либо участок бухгалтерии сторонней фирме, ответственность за налоговые правонарушения продолжает нести бюджетное учреждение. Это означает, что в случае нарушений независимо от того, кем они были допущены (учреждением или сторонними специалистами) недоимку, пени и штрафы придется платить бюджетному учреждению.
Поэтому, чтобы избежать всевозможных разногласий и споров по этому поводу, обязанности и ответственность сторон необходимо детально прописать в договоре. В этом случае, если привлеченный специалист допустит ошибку, которая повлечет санкции проверяющих органов, то он и будет возмещать ущерб.
Бюджетному учреждению также следует четко определить, какие участки бухгалтерии будет обслуживать сторонняя организация. В договоре надо четко расписать конкретный перечень процедур и операций, которые будет выполнять эта фирма. Также предстоит разработать график документооборота. По нему учреждение сможет отслеживать передачу документов аудиторской фирме для обработки и сроки исполнения обязательств.
Немаловажным вопросом является и квалификация привлекаемых бухгалтеров, поэтому требуемые критерии опять же следует предусмотреть в договоре. Порядок оплаты за оказанные услуги также будет присутствовать в договоре. Поскольку, передавая часть документации сторонней организации, вы доверяете свою деятельность чужим людям, не стоит забывать о конфиденциальности и ответственности за ее нарушение.
Стоит отметить, что независимо от того, кто ведет бюджетный учет, в случае нарушений уголовная и административная ответственность лежит на руководителе и главном бухгалтере учреждения.

Кто поставить подпись
Обязательный реквизит для первичных документов – подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и их оформление. Данный реквизит установлен пунктом 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ. Поэтому, руководитель по согласованию с главбухом учреждения, должен утвердить перечень должностных лиц, имеющих право на такую подпись. В договоре необходимо указать, кто именно может подписывать первичные документы.
Напомним, что в пункте 4 приказа Минфина России от 21 января 2005 г. № 5н «Об утверждении инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности» сказано, что бюджетная отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером главного распорядителя, распорядителя, получателя средств бюджетов; органа, организующего исполнение бюджетов, органа, осуществляющего кассовое обслуживание исполнения бюджетов.
В случае если бюджетный учет ведется на договорных началах специализированной организацией (централизованной бухгалтерией), на бюджетной отчетности должна стоять подпись руководителя специализированной организации (централизованной бухгалтерии), ведущей бюджетный учет. Иными словами, то, что отчетность была составлена специализированной фирмой, подтверждает подпись ее руководителя. А вот заверяется отчетность печатью самого бюджетного учреждения.

Спишем на расходы
Как уже было сказано выше, за услуги, предоставляемые специализированной организацией, придется платить. Если вышестоящий орган дал «добро», то с уточнением сметы доходов и расходов бюджетного учреждения проблем не возникнет. Проблема в другом: как списать вознаграждение этой организации в налоговом учете, если ее услуги оплачиваются за счет средств от предпринимательской деятельности.
На основании подпункта 36 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса затраты на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями, следует относить к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, которые позволяют уменьшить налогооблагаемую прибыль. То есть затраты на ведение бюджетного учета специализированной организации учитываются в расходах в размере фактических затрат. Однако не стоит забывать, что данные расходы должны соответствовать критериям статьи 252 Налогового кодекса. А именно они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены.
С документальным подтверждением особых проблем не будет, так как организации, специализирующиеся на бухгалтерском учете, умеют оформлять первичные документы, подтверждающие оказание услуг.

Стоимость услуг организаций, специализирующихся на бухгалтерском учете зависит от многих факторов. Чтобы добиться справедливой цены, задайте  организации, с которой планируете заключить договор, вопрос о зависимости цены на бухгалтерское обслуживание от следующих факторов:
1. виды деятельности бюджетного учреждения;
2. количество первичных учетных документов учреждения;
3. количество работников (по любым договорам) в учреждении;
4. количество хозяйственных операций, совершаемых учреждением;
5. наличия обособленных подразделений;
6. наличия автоматизированной системы обработки первичных документов;
7. территориального расположения налоговой инспекции, внебюджетных фондов, органов статистики и других контролирующих органов.
Подобные вопросы необходимы для того, чтобы понять насколько гибкая система скидок в организации, которая желает взять ваше учреждение на бухгалтерское обслуживание.

В.Н. АЛЕКСАНДРОВ, консультант по бюджетному учету