Оплачиваем поездки сотрудников учреждения

Возмещение стоимости проезда различным категориям работников вызывает неподдельный интерес у бухгалтеров, поскольку здесь существует множество нюансов.

За счет бюджетных средств учреждение вправе приобретать проездные билеты только сотрудникам, работа которых носит разъездной характер (постановление Совета Министров РСФСР от 4 мая 1963 г. № 521 «Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте»). Сюда относят курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей).
За счет средств от приносящей доход деятельности учреждению не возбраняется оплачивать проезд и другим сотрудникам. Однако для этого необходимо заручиться разрешением главного распорядителя.

Доставим сотрудника на работу
Налог на прибыль
Если учреждение работает вахтовым способом или в полевых (экспедиционных) условиях, оно вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы по проезду сотрудников до места работы и обратно (подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Данные траты признают прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией.
По поводу обычных условий работы Налоговый кодекс говорит, что облагаемую базу можно уменьшить лишь на сумму оплаты проезда транспортом общего пользования, спецмаршрутами, ведомственным транспортом, если (п. 26 ст. 270 НК РФ):
– возмещение включают в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства. Таковыми признают, к примеру, отсутствие возможности добраться до места работы каким-либо транспортом, кроме выделяемого, либо оплачиваемого учреждением (об этом «Бюджетный учет» писал в № 1 за 2006 год);
– расходы на оплату проезда предусмотрены трудовым, коллективным договором.
Обратите внимание: чиновники неоднократно сообщали, что учитывать суммы оплаты проезда можно только в том случае, если данная возможность прописана в договорах, соглашениях, локальных нормативных актах (письма Минфина России от 12 июля 2005 г. № 03-05-02-04/135, от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/71, от 2 августа 2005 г. № 03-03-02/43). Причем это касается как вахтового метода работы, так и технологических особенностей производства.

ЕСН
Уплата ЕСН зависит от того, уменьшают расходы на проезд сотрудников базу по налогу на прибыль, или нет. Если да, то на такие суммы учреждение обязано начислить соцналог (п. 3 ст. 236 НК РФ). Понятно, что справедливо и обратное. Финансисты с этим согласны (письма УФНС по г. Москве от 14 апреля 2006 г. № 21-11/31024@, Минфина России от 18 мая 2006 г. № 03-05-01-04/128).
Справедливости ради нужно сказать, что арбитры не всегда соглашаются с чиновниками, поскольку не проводят параллели между ЕСН и налогом на прибыль (постановление Президиума ВАС РФ от 27 февраля 2006 г. № 10847/05). Служители Фемиды говорят следующее. Оплата проезда – это производственные расходы, а не выплата, поощрение или льгота. Ведь работники пользуются предоставляемой услугой независимо от качества, количества труда и занимаемой должности. Значит, включать оплату проезда в базу по единому соцналогу не следует.

НДФЛ
Оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно является доходом, полученным в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 18 мая 2006 г. № 03-05-01-04/128). При этом учреждению следует вести:
–персонифицированный учет сотрудников, которым возмещают стоимость проезда;
– расчет суммы оплаты проезда на работу и обратно, включаемой в налоговую базу по каждому сотруднику.

Зеленый свет курьерам
В соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса (введен Законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ) у налогоплательщиков появилась обязанность возмещать расходы на служебные поездки тех сотрудников, работа которых носит разъездной характер. Такие траты можно включать в состав расходов на оплату труда (письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642). Размер и порядок возмещения трат, связанных со служебными поездками сотрудников, перечень работ, профессий, должностей следует установить в договорах, соглашениях, локальных нормативных актах.

ЕСН
Облагать суммы возмещения проезда сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, не нужно ни по бюджетной, ни по внебюджетной деятельности. Вот почему. При оплате проезда за счет бюджетных средств учреждение должно руководствоваться подпунктом 12 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса. Дословно в нем сказано следующее: «не подлежит налогообложению единым социальным налогом стоимость льгот по проезду, предоставляемых законодательством Российской Федерации отдельным категориям работников».
 Если проездные билеты приобретают за счет средств, полученных от предпринимательской (и иной приносящей доход) деятельности, то на их стоимость действие указанного подпункта не распространяется. Значит налоги начисляют в общеустановленном порядке. А он также не предусматривает уплаты ЕСН, если в договорах установлено, что работа физлиц имеет разъездной характер (письмо Минфина России от 21 августа 2006 г. № 03-05-02-04/130). Дело в том, что не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством компенсационных выплат (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). А после вступления в силу поправок к трудовому кодексу возмещение стоимости проезда таковым и является.

НДФЛ
На суммы возмещения стоимости проезда начислять НДФЛ не нужно, так как возмещение транспортных расходов вызвано производственной необходимостью. Указанные суммы не могут быть признаны экономической выгодой работника, так как являются компенсационными (письма Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252, от 4 мая 2006 г. № 03-05-01-04/112, от 6 мая 2006 г. № 03-05-01-04/117).

Нужно подтвердить
По мнению налоговиков, проездные билеты не могут служить документами, подтверждающими оплату проезда в производственных целях (письма УМНС по г. Москве от 4 февраля 2003 г. № 28-11/6985, от 27 июня 2003 г. № 28-07/34871). Для документального удостоверения служебного характера разъездов сотрудника (а не оплаты в его пользу), инспекторы предлагают компенсировать трудящимся стоимость проезда в течение рабочего дня. Компенсация может осуществляться на основе:
- приказа, распоряжения, другого организационно-распорядительного документа учреждения. В нем указывают список сотрудников, которым возмещают стоимость проезда, определяют, какие суммы и для какого вида транспорта выдаются;
- маршрутного листа (при отсутствии разовых проездных билетов, но известной стоимости проезда), заверенного подписями и печатями организаций посещения. Его должен утвердить распорядитель кредитов.
Кроме того, во избежание споров с инспекторами понадобятся должностные инструкции сотрудников, работа которых связана с разъездами. В них необходимо предусмотреть порядок компенсации стоимости проезда, выбрать ее форму.

Внимание!
Оказание услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимают к вычету при исчислении налога на прибыль, облагают НДС (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ). Если учреждение не докажет, что обоснованно отнесло на расходы сумму затрат по оплате проезда, инспекторы могут доначислить НДС (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. по делу № А05-5406/05-22).

А. Ю. Ильина,
редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»