В порядке дел

А. В. Кондратьева

Учреждения, осуществляя финансово­хозяйственную деятельность, создают и принимают различные документы в зависимости от их информационной составляющей. Документы, поступающие и создаваемые учреждением, в том числе по бухгалтерскому (бюджетному) учету, определяют их принадлежность к конкретному комплексу.

А. В. КОНДРАТЬЕВА, бухгалтер

В процессе финансово-хозяйственной деятельности любого учреждения образуются (накапливаются) документы по личному составу, первичные учетные документы, операционные журналы, документы управленческого учета, различного рода регистры. При этом субъект учета обеспечивает хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в России, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.

При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на электронных носителях с учетом требований законодательства, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

При хранении первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться защита их данных от несанкционированных исправлений (п. 33 СГС «Концептуальные основы»).

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда России и других архивных документов независимо от форм собственности учреждения, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства регулируются Законом от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125‑ФЗ).

Кроме того, при организации архивирования (государственного, внутрифирменного) следует руководствоваться Гражданским кодексом, Налоговым кодексом, Законом № 402‑ФЗ.

Согласно пункту 1 статьи 17 Закона № 125‑ФЗ государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами, а также перечнями документов, предусмотренными Законом № 125‑ФЗ.

В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов (п. 3 ст. 17 Закона № 125‑ФЗ).

Согласно пункту 2.11.13 приказа Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов архивного фонда России создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов.

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией:

• архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов;
• кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати;
• фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати;
• видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

К иным нормативно-правовым актам по обеспечению сохранности управленческих, бухгалтерских документов относятся:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее — Перечень № 558);
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182;
• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15 августа 1988 г.

Архив учреждения

Документы, не подлежащие передаче в государственный архив, передаются в архив учреждения.

С целью передачи документов в архив на постоянное (длительное) хранение необходимо:

• сформировать дело, оформить его обложку;
• пронумеровать листы дела;
• оформить внутреннюю опись дела;
• осуществить переплет документов, сформировать коробку неформатных документов, прошить (переплести) дело.

Документы, накапливающиеся в учреждении любого типа, можно классифицировать следующим образом.

1. Источник поступления:

• входящие;
• исходящие.

2. Источник издания:

• правительственные;
• ведомственные;
• внутренние (локальные).

3. Критерий открытости по содержащейся информации:

• пользователь — общественность;
• внутреннего пользования;
• служебного пользования (в том числе с грифом «секретно»).

4. Способ документирования:

• на бумажном носителе (включая рукописные);
• на электронном носителе (фонодокументы, кинодокументы и др.).

5. Срок хранения:

• в целях бухгалтерского учета;
• в целях налогового учета;
• в целях управленческого учета;
• уничтожение по сроку.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Согласно статье 29 Закона № 402‑ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Согласно разделу II Перечня № 558, в частности, применяются следующие сроки хранения документов:

• документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — 5 лет (ст. 360 Перечня № 558);
• первичные учетные документы и приложения к ним (кассовые и банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) — 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня № 558);
• документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями (акты, сведения, справки, переписка) — 5 лет при условии проведения взаиморасчета (ст. 366 Перечня № 558);
• счета-фактуры — 4 года (ст. 368 Перечня № 558);
• документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка) — 5 лет ЭПК (ст. 379 Перечня № 558);
• документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) — 5 лет ЭПК (ст. 382 Перечня № 558);
• лицевые карточки, счета работников — 75 лет ЭПК (ст. 413 Перечня № 558).

Планирование. Бухгалтерский учет

Согласно пункту 13 СГС «Концептуальные основы» субъекты отчетности обеспечивают хранение бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в России, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.

При этом согласно пункту 22 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» документы учетной политики, а также иные документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению субъектом учета (централизованной бухгалтерией) не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Поскольку учреждения государственного сектора ориентированы на осуществление финансово-хозяйственной деятельности в обозримом будущем и достижение целей, ради которых они созданы, сопоставима роль управленческого учета и бухгалтерского (бюджетного) учета, так и документов, образующихся при их организации и ведении:

• использование одной и той же информации с учетом ее однократного ввода в информационную систему;
• использование общих методов учета (инвентаризация, документирование операций финансово-хозяйственной деятельности, калькулирование, группировка объектов и др.).

В целях формирования планов текущих, перспективных работ по основным видам деятельности учреждения необходимо учитывать работы, связанные с архивированием документов учреждения.

В соответствующем обосновании (расчете) к плану ФХД отражаются:

• наименование (вид) работ (брошюровка (переплет), архивные работы и т. д.);
• источник финансового обеспечения;
• сумма.

Учет документов включает определение их состава, количества в установленных единицах учета, а также отражение этих данных в учетных документах путем присвоения документам учетных номеров в определенном реестре.

Создание архива документов учреждения позволяет:

• упорядочить архив;
• упростить поиск архивных документов;
• контролировать хранение.

Операции по расчетам с исполнителем согласно заключенному договору (государственному контракту) на архивирование документов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете в соответствии с Инструкцией № 157н.

Согласно пункту 302 Инструкции № 157н учреждение вправе создавать резервы расходов, включая расходы на архивирование, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, включая резервы на работы по архивированию.

Порядок формирования резервов расходов учреждение отражает в соответствующем разделе сформированной учетной политики.

ПРИМЕР

Бюджетное учреждение в рамках подготовки бухгалтерских документов к архивному хранению осуществляло переплетные работы. Учреждением заключен договор технического обслуживания (ТО) переплетного оборудования на сумму 95 000 рублей. Также предусмотрена обязанность по осуществлению гарантийного ремонта и (или) текущего обслуживания с формированием резерва по ТО переплетного оборудования в сумме 175 000 рублей.

Бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 0 401 20 225
«Расходы на работы, услуги по содержанию имущества»
Кредит 0 401 60 225
«Резервы предстоящих расходов на работы, услуги по содержанию имущества»
— начислен резерв по расходам (ТО) в размере 175 000 руб.;

Дебет 0 401 60 225
«Резервы предстоящих расходов на работы, услуги по содержанию имущества»
Кредит 0 302 25 730
«Увеличение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»
— отражена задолженность по ТО за счет созданного резерва в размере 95 000 руб.;

Дебет 0 302 25 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»
Кредит 0 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечислена контрагенту задолженность за ТО в сумме 95 000 руб. с одновременным отражением движения денежных средств на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств».

Внимание!

Резерв — обязанность по осуществлению расходов в целях исполнения обусловленного законодательством требования к субъекту учета и (или) публично-правовому образованию физического или юридического лица, иного публично-правового образования, субъекта международного права, с ненаступившим сроком его исполнения (предъявления), имеющая на момент признания в бухгалтерском учете расчетно-документальную обоснованную оценку с неопределенным временем (финансовым периодом) исполнения (предъявления) требования (п. 6 СГС «Резервы» (применяется с 1 января 2020 года)).

Документы в целях налогового учета

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402‑ФЗ оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации.

Согласно пункту 5 статьи 9 Закона № 402‑ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Законом от 6 апреля 2011 г. № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».

Налог на прибыль

В целях главы 25 Налогового кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Налогоплательщик вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета необходимыми реквизитами, если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями указанной главы, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.

Поскольку налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, следует учитывать, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина России от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829).

НДС

Основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 Налогового кодекса, является счет-фактура.

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (ст. 169 НК РФ).

Обратите внимание, счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (письмо ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@).

Согласно Правилам ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства России от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление № 1137), налогоплательщики обязаны вести книгу покупок (на бумажном носителе либо в электронном виде).

В книге покупок регистрируются счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), отвечающие требованиям статьи 169 Налогового кодекса.

По истечении налогового периода, до 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок, составленная на бумажном носителе, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом), прошнуровывается, ее страницы пронумеровываются. Дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе, подписываются руководителем организации (уполномоченным им лицом), прикладываются к книге покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок за указанный налоговый период, прошнуровываются.

Согласно пункту 10 Постановления № 1137 счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) хранятся в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не полу­чены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.

Порядок архивирования счетов-фактур, книги покупок/продаж необходимо отразить в учетной политике в целях налогообложения.

Ответственность

Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения влечет ответственность в рамках норм Налогового кодекса.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур или регистров бухгалтерского (налогового) учета, систематическое (два и более раз в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 120 Налогового кодекса грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

Те же деяния:

• если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей;
• если они привели к занижению налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов), влекут взыскание штрафа в размере двадцати процентов от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее сорока тысяч рублей.