Личное имущество сотрудников в учреждении

Н. П. Нестеренко

Как должно учитываться личное имущество сотрудника, принесенное им в учреждение на продолжительный срок? Кто­то скажет: вещь личная, поэтому и учитывать здесь нечего. Сегодня владелец ее принес, завтра унес. Рассмотрим ситуацию подробнее.

Н. П. НЕСТЕРЕНКО, консультант

Многие сотрудники приносят на работу личные вещи с различными целями. Какие-то предметы послужат созданию комфортных условий на рабочем месте, например, подставка для ног, телефонный аппарат. Иные вещи работник будет применять непосредственно при выполнении должностных обязанностей. Как в учреждении относиться к таким объектам? Считать их «невидимками», периодически уносить домой перед инвентаризацией или принять к учету?

Если при проведении контрольных мероприятий обнаружено бесхозное имущество, то оно должно быть принято к бухгалтерскому (бюджетному) учету как неучтенное имущество (излишки). Такие операции относятся к внереализационным доходам для целей налогообложения по налогу на прибыль.

Пунктом 6 Инструкции № 157н установлено, что учреждение в целях организации бухгалтерского учета формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности и полномочий. Таким образом, учреждение вправе самостоятельно решить вопрос о необходимости и формах учета личного имущества, находящегося в учреждении.

Чтобы урегулировать вопрос о наличии личного имущества сотрудников в учреждении, необходимо определить право его пользования. Так, работник может подарить имущество учреждению, передать в безвозмездное пользование, в аренду. А может пользоваться лично, как в интересах учреждения, так и для собственного комфорта. При этом следует учитывать возможность возникновения дополнительных затрат учреждения в связи с эксплуатацией таких объектов. Например, потребление электричества, приобретение расходных материалов.

Личное пользование

Одна из причин, по которой сотрудник может принести личное имущество в учреждение, — использование при выполнении служебных обязанностей лично самим сотрудником. Например, детский тренер пользуется своим станком для заточки коньков, или хореограф приносит свой проигрыватель.

Такие отношения квалифицируются в рамках статьи 188 Трудового кодекса, согласно которой если имущество используется работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах, то учреждение обязано:

• выплатить компенсацию за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
• возместить расходы работника, связанные с использованием личного имущества.
• Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Оно может быть:
• отдельным документом, подписанным работником и работодателем;
• одним из разделов трудового договора (приложением к нему).

В любом случае в документе должны быть отражены не только вид используемого имущества, его технические характеристики и регистрационные данные, но и порядок и срок использования, размер компенсации (в твердой сумме либо закрепленный порядок ее определения).

Возмещение (компенсация) работнику расходов, связанных с осуществлением служебных, трудовых обязанностей, таких как расходы на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей, расходы, связанные со служебными командировками (за исключением выплаты суточных), компенсация за содержание служебных собак по месту жительства, компенсация стоимости вещевого имущества, иные аналогичные расходы, относят на соответствующие подстатьи статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ (п. 7 Указаний № 209н).

Операции, связанные с начислением и выплатой сотрудникам компенсаций, иных выплат, отражают с применением счета 0 302 20 000 «Расчеты по работам, услугам».

В статье 188 Трудового кодекса речь идет только о возмещении расходов и компенсации за использование личного имущества. Подписание соглашения о пользовании не означает передачу имущественных прав в отношении такого имущества работодателю. Владелец имущества по своему желанию может использовать свою собственность в интересах учреждения безвозмездно. Так как оно находится на территории работодателя, и в то же время учреждение не имеет прав на объект и не несет прямых расходов, для учета в целях контроля и сохранности применяются забалансовые счета.

Вещи сотрудников соответствуют понятию актива, приведенному в пункте 36 СГС «Концептуальные основы» — принадлежит субъекту учета и (или) находится в его пользовании, контролируется им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод. Однако, учитывая, что они все же используются в деятельности учреждения, и принимая во внимание особенности деятельности, отраженные в сформированной учетной политике, возможно применение забалансового счета 01 «Имущество, полученное в пользование» (п. 333 Инструкции № 157н).

Кроме вещей, принесенных сотрудниками для использования в своей работе, на территории учреждения может появиться имущество, не предназначенное для уставной деятельности, но необходимое для жизнеобеспечения (например, бытовая техника), хотя в прямые обязанности работодателя, закрепленные в статье 22 Трудового кодекса, в числе прочего входит обеспечение:

• безопасности и условий труда, соответствующих государственным нормативным требованиям охраны труда;
• оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения работниками трудовых обязанностей;
• бытовых нужд работников, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

Целесообразно не допускать наличия неучтенного имущества, принадлежащего сотрудникам, постоянно находящегося на территории учреждения и не используемого в уставной деятельности. Если по каким-либо причинам в учреждении появилось имущество сотрудников, то, принимая во внимание факт отсутствия у него права распоряжения таким имуществом и неиспользование в уставной деятельности, следует оформить договор хранения (гл. 47 ГК РФ).

Для обеспечения сохранности личного имущества в учреждении и во избежание нахождения неучтенных материальных объектов (например, при проведении инвентаризации или ревизии) используется забалансовый учет.

Имущество, постоянно находящееся на территории учреждения и используемое сотрудником исключительно в личных целях, а не в интересах работодателя, можно учитывать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» (п. 335 Инструкции № 157н).

В Инструкции № 157н в описании применения забалансовых счетов нет прямых указаний об учете на них личного имущества сотрудников. Пунктом 332 Инструкции № 157н учреждениям дано право вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета. Воспользовавшись этой нормой, логично установить такие счета для отражения конкретных операций, закрепив методологию в учетной политике учреждения.

Личное имущество работников учитывается на забалансовых счетах по стоимости, указанной сотрудником в договоре, либо используется условная оценка «1 объект — 1 рубль».

Если работник учреждения безвозмездно передает в собственность учреждения указанное имущество, оно должно быть принято и отражено в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством.

Налогообложение

Рассматривая ситуацию использования личного имущества работника, уместен вопрос: «Возникает ли налогооблагаемая база по налогу на доходы физических лиц у работника и основания для начисления страховых взносов при выплате суммы компенсации за использование личного имущества?»

Минфин России в письме от 24 ноября 2017 г. № 03-04-05/78097 рассмотрел вопрос об НДФЛ и страховых взносах при возмещении работнику расходов, связанных с использованием личного имущества в служебных целях.

НДФЛ

Согласно пункту 1 статьи 210 Налогового кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды. Вместе с тем согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей. К ним относятся и суммы компенсационных выплат за использование личного имущества работника при выполнении своих трудовых обязанностей в интересах работодателя, произведенных в соответствии с соглашением сторон, включая возмещение расходов, связанных с их эксплуатацией.

При этом для освобождения полученных доходов от НДФЛ учреждение должно располагать документами, подтверждающими принадлежность используемого имущества налогоплательщику. Также необходимы документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов, расчеты компенсаций.

Страховые взносы

Выплаты и иные вознаграждения признаются объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов.

База для начисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных за расчетный период в пользу физических лиц, в частности в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ), за исключением сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса. В перечень, приведенный в этой статье, включены все виды установленных законодательством, законодательными актами субъектов, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть учреждение должно располагать копиями документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Таким образом, оплата учреждением расходов работника по использованию личного имущества в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.

И вновь аренда

Отметим ключевые точки использования личного имущества сотрудников в деятельности учреждения, вытекающие из норм статьи 188 Трудового кодекса:

• имущество используется в уставной деятельности учреждения;
• право владения имуществом сохраняется за его работником;
• возмездное или безвозмездное пользование (в том числе компенсация);
• расходы на содержание (в том числе возмещение расходов) — обязанность учреждения;
• обязанность заключения соглашения (договора) возмездного или безвозмездного пользования.

В статье идет речь об использовании личного имущества работника в интересах работодателя. А если владелец принес свою вещь для общего использования в уставной деятельности учреждения? В этом случае возникают признаки аренды, и целесообразно оформить пользование имуществом (безвозмездное или возмездное) согласно главам 34, 36 Гражданского кодекса, заключив договора аренды или безвозмездного пользования. В соглашениях необходимо предусмотреть все существенные условия передачи имущества, в том числе оплату за оказанные услуги, техническое состояние на дату передачи имущества. При этом денежная компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса, сотруднику уже не выплачивается.

Право передачи вещи в возмездное пользование, как и в безвозмездное, принадлежит ее собственнику (ст. 608, п. 1 ст. 690 ГК РФ). У учреждения не возникает права распоряжения личным имуществом сотрудников, поэтому оно не может учитываться в составе его активов (п. 7, 8 СГС «Основные средства», п. 36 СГС «Концептуальные основы»), то есть на балансовых счетах. При отражении в бухгалтерском учете активов, обязательств, фактов хозяйственной жизни, иных объектов бухгалтерского учета, возникающих при получении (предоставлении) во временное владение и пользование или во временное пользование материальных ценностей по договору аренды либо по договору безвозмездного пользования, применяется СГС «Аренда» (п. 2 СГС «Аренда»).

СГС «Аренда» предусмотрены два вида аренды:

• операционная;
• финансовая (неоперационная).

Как правило, передача личного имущества для общего пользования в деятельности учреждения относится к операционной аренде, если, конечно, в дальнейшем не планируется выкуп или передача объекта на баланс учреждения. Классификация объекта аренды в целях бухгалтерского учета принимается на основании критериев, перечисленных в пунктах 12 и 13 СГС «Аренда», и зависит от условий заключаемых договоров.

Первоначальное признание объекта учета операционной аренды — право пользования активом производится на дату классификации объектов учета аренды в сумме арендных платежей за весь срок пользования имуществом, предусмотренный договором аренды (имущественного найма) или договором безвозмездного пользования, с одновременным отражением арендных обязательств пользователя (арендатора) (кредиторской задолженности по аренде) (п. 20 СГС «Аренда»).

Объекты операционной аренды учитываются на соответствующем аналитическом счете балансового счета 0 111 40 000 «Права пользования нефинансовыми активами» (п. 20 СГС «Аренда», п. 151.1 Инструкции № 157н). Объекты финансовой аренды учитываются на счете 0 101 00 000 «Основные средства» (п. 18.1 СГС «Аренда», п. 38 Инструкции № 157н).

Для общего дела

Как отражать в учете имущество сотрудников, предоставленное им для общего использования в рамках уставной деятельности учреждения? По своей экономической сути это является безвозмездной арендой. Поэтому и учет строится на тех же принципах, в соответствии с положениями СГС «Аренда».

Как и все договора безвозмездного пользования имуществом, договор (соглашение), заключенный с сотрудником, будет считаться заключенным на льготных условиях. Право безвозмездного пользования активом признается по справедливой стоимости арендных платежей. Также справедливая стоимость аренды объекта учета может определяться на дату классификации методом рыночных цен, как если бы право пользования имуществом было предоставлено на коммерческих (рыночных) условиях (п. 26 СГС «Аренда»). Вместе с тем согласно пункту 25 Инструкции № 157н первоначальной (фактической) стоимостью объектов нефинансовых активов, полученных учреждением безвозмездно, признается текущая оценочная (справедливая) стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, увеличенная на стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением их в состояние, пригодное для использования (письмо Минфина России от 8 мая 2018 г. № 02-07-08/30805).

Таким образом, определение справедливой стоимости арендных платежей является неотъемлемым условием при принятии субъектами учета, относящимися к организациям государственного сектора, к бухгалтерскому (бюджетному) учету объектов учета аренды.

В течение срока пользования имуществом отложенные доходы от предоставления права пользования активом, а также амортизация права пользования активом равномерно (ежемесячно) признаются в составе финансового результата текущего периода с обособлением на соответствующих счетах аналитического учета (п. 27 СГС «Аренда»).

При использовании в уставной деятельности учреждения имущества, безвозмездно предоставленного сотрудником, возникает отложенный доход — разница между суммой арендных платежей и суммой справедливой стоимости арендных платежей от предоставления права пользования активом, которая подлежит обо­соблению в учете учреждения (п. 27.1, 28.1 СГС «Аренда»).

В течение срока пользования имуществом отложенные доходы от предоставления права пользования активом, а также амортизация на учтенное право пользования активом (при операционной аренде) или основное средство (при финансовой аренде) равномерно (ежемесячно) признаются в составе финансового результата текущего периода (п. 27.1, 28.2 СГС «Аренда»).

ПРИМЕР

В учреждении спорта в связи с поломкой станка, предназначенного для заточки хоккейных коньков и коньков для фигурного катания, один из тренеров принес личное оборудование. Принято решение, согласованное с работником-владельцем, что на время ремонта станка имуществом работника будут пользоваться лица, в чьи обязанности входит заточка коньков.

Между владельцем оборудования и учреждением заключен договор безвозмездного пользования на три месяца с 1 февраля до 30 апреля. Поломка была устранена раньше установленного договором безвозмездного пользования срока, в связи с чем 18 марта договор досрочно расторгнут.

На дату заключения договора методом рыночных цен была установлена справедливая стоимость арендной платы в размере 2 000 рублей. Соответственно стоимость права пользования станком в учете учреждения на период пользования имуществом составляет 6 000 рублей (2 000 руб./мес. × 3 мес.).

В учете учреждения бухгалтер сделает записи:

Дебет 0 111 4Х 350
«Увеличение стоимости прав пользования нефинансовыми активами»
Кредит 0 401 40 182
«Доходы будущих периодов от безвозмездного права пользования»
— на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) отражено право пользования активом в сумме арендных платежей за весь срок пользования имуществом, предусмотренный договором безвозмездного пользования, с одновременным отражением арендных обязательств пользователя (арендатора) (кредиторской задолженности по аренде) в размере 6 000 руб.

В учете ежемесячно отражаются доходы текущего финансового года:

Дебет 0 401 40 182
«Доходы будущих периодов от безвозмездного права пользования»
Кредит 0 401 10 182
«Доходы от безвозмездного права пользования»
— начислен доход текущего финансового года в размере ежемесячного арендного платежа в феврале (2 000 руб.), в марте (1 096,78 руб. = 2 000 руб./мес. : 31 день × 17 дн.);

Дебет 0 109 X0 224, 0 401 20 224
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части расходов на арендную плату за пользование имуществом», «Расходы на арендную плату за пользование имуществом»
Кредит 0 104 4Х 450
«Уменьшение стоимости прав пользования активами за счет амортизации»
— начислена амортизация на учтенное право пользования активом в феврале (2 000 руб.), в марте (1 096,78 руб. = 2 000 руб./мес. : 31 день × 17 дн.).

Досрочное расторжение договора аренды станка для заточки коньков в учете учреждения на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) сопровождается записями:

Дебет 0 104 4Х 450
«Уменьшение стоимости прав пользования активами за счет амортизации»
Кредит 0 111 4Х 450
«Увеличение стоимости прав пользования нефинансовыми активами»
— списана накопленная амортизация на право пользования активом при расторжении договора (3 096,78 руб. = 2 000 руб. + +1 096,78 руб.);

Дебет 0 111 4Х 350
«Увеличение стоимости прав пользования нефинансовыми активами»
Кредит 0 401 40 182
«Доходы будущих периодов от безвозмездного права пользования»
— списана остаточная стоимость права пользования активом при расторжении договора методом «Красное сторно» (2 903,22 руб. = 6 000 руб. — 3 096,78 руб.).

Как бы ни складывалась ситуация с личным имуществом на рабочем месте, вопрос его нахождения и использования в учреждении должен согласовываться с руководителем учреждения (руководителем структурного подразделения), а порядок бухгалтерского (бюджетного) учета — закреплен в локальных актах учреждения.