В инвентарную карточку, созданную в электронном виде, вносятся все изменения в течение использования основного средства в хозяйственной жизни учреждения, а формирование на бумажном носителе производится в определенных случаях.
Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0504031) составляется на каждый объект основных средств при его поступлении в разрезе материально ответственных лиц и видов имущества (п. 54 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), Приказ № 52н). Карточка заполняется на основании Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), Приходного ордера на приемку нефинансовых активов (ф. 0505207), паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующей объект, принимаемый к учету (Приказ № 52н).
В инвентарной карточке отражается информация об изменении стоимости объекта, а также об основных изменениях его характеристик, ограничениях по владению, пользованию, распоряжению. Формирование инвентарной карточки в учреждении может осуществляться в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную подпись, в котором должна указываться дата формирования копии инвентарной карточки на бумажном носителе.
Итак, копия электронного документа распечатывается на бумажном носителе в следующих случаях:
- при выбытии инвентарного объекта (закрытии инвентарной карточки);
- по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры;
- в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом учреждения учета в рамках формирования им учетной политики.
При этом согласно Инструкции № 157н в соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе (операционного дня, месяца, квартала) по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), подшиваемый в отдельную папку (дело).
Периодичность формирования указанных реестров на бумажном носителе устанавливается субъектом учета в рамках документооборота в соответствии с периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета.
Порядок хранения электронных документов, электронных регистров для обеспечения их сохранности, а также изготовления бумажных копий электронных документов и электронных регистров (в случаях необходимости) устанавливается руководителем организации в рамках формирования учетной политики.
