Письмо Минфина РФ от 1 февраля 2010 г. № 03-02-07/1-35
Вопрос: Вправе ли организация в случае истребования документов налоговым органом на основании п. п. 1 и 2 ст. 93 НК РФ представить копии истребуемых документов, изготовленные на листах, оборотная сторона которых содержит информацию, не относящуюся к предмету проверки (на черновиках)?
Ответ: В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено письмо по вопросу о представлении налогоплательщиком истребуемых налоговым органом при проведении налоговой проверки документов на черновиках и сообщается следующее.
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.
Установленными формами документов предусматривается отражение в них только той информации, которая необходима для целей налогового контроля.
В соответствии с п. 1 ст. 93 Кодекса должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.
Истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 Кодекса).
В соответствии с п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Заверенной копией документа в соответствии с п. 3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Аналогичные определения документа и копии документа закреплены п. п. 2.1.29 и 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.
Состав реквизитов документов и требования к их оформлению установлены п. п. 2 и 3 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Пунктом 3.27 указанного ГОСТа установлено, что на оборотной стороне последнего листа документа предусмотрено расположение отметки об исполнителе этого документа (инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона).
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.Разгулин
