Время отпусков: учтем изменения

Традиционно лето — лучшее время для отдыха. Перед началом отпускного сезона бухгалтеру нужно ознакомиться с изменениями трудового законодательства, вступившими в силу 1 января 2023 года, и скорректировать соответствующие локальные акты.

Е. В. Шестакова, кандидат юридических наук, практик в области правового и налогового консалтинга, бухгалтерского и бюджетного учета

Отпуска мобилизованным сотрудникам

С 2022 года появилась новая категория работников — мобилизованные. Работодатель должен сохранить за такими сотрудниками рабочие места. Но при этом с начала мобилизации вопрос отпуска не был урегулирован. И конечно, логично, что в трудовое законодательство внесли поправки, согласно которым учреждения обязаны предоставить демобилизованному гражданину очередной отпуск в любое удобное для него время. На основании положений статьи 121 Трудового кодекса в отпускной стаж входит время военной службы мобилизованного работника. Дополнительно за мобилизованными сотрудниками сохраняется рабочее место со всеми положенными трудовыми гарантиями.

Закон от 7 октября 2022 г. № 376‑ФЗ дополнил Трудовой кодекс статьей 351.7 «Особенности обеспечения трудовых прав работников, призванных на военную службу по мобилизации или поступивших на военную службу по контракту либо заключивших контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы Российской Федерации». Положения указанной статьи дают право мобилизованному или добровольцу в течение шести месяцев после возвращения на работу и возобновления действия трудового договора оформить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для него время.

Если в учреждении предоставляются дополнительные отпуска, например за ненормируемый рабочий день, то такие гарантии сохраняются и для мобилизованных.

Использование электронного документооборота

С 2022 года начал действовать электронный документооборот. Приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 г. № 578н утверждены единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, которые оформляются только в электронном виде (вступили в силу 1 марта 2023 года).

В отношении отпусков введены следующие форматы документов (см. таблицу).

Таблица

№ п/п	Наименование основных видов документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде	Статья Трудового кодекса	Код документа (кадрового мероприятия), иных сведений
1.	Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, о замене части ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска отдельно устанавливаемой денежной компенсацией	117	02.012
2.	Заявление работника о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок	124	02.013
3.	Заявление работника о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией	126	02.014
4.	Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	128	02.015
5.	Заявление о присоединении к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовании отдельно полностью либо по частям ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы	263

Алгоритм предоставления отпуска

Основным документом, в соответствии с которым в учреждении планируются дни отдыха, является график отпусков. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

Правила составления графика отпусков могут быть установлены в локальном акте, таком как правила внутреннего трудового распорядка.

Работодатель также должен уведомить работника о планируемом отпуске. Уведомление направляется за две недели, при условии, что сотрудник планирует отдых по утвержденному графику.

Если работник хочет использовать отпуск вне графика, он обязан составить заявление в произвольной форме.

Трудовым законодательством установлены категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в выбранное ими время:

• женщины перед отпуском по беременности и родам, непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;
• работники в возрасте до 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев;
• один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим ребенком возраста 14 лет;
• муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
• работник, который ранее был отозван из отпуска;
• ветераны;
• работники, подвергшиеся радиации;
• доноры крови и ее компонентов, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России»;
• Герои труда, Герои СССР и России, полные кавалеры орденов Славы;
• супруги военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих);
• лица, работающие по совместительству (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе);
• мобилизованные и сотрудники, оформившие контракт на военную службу.

Так как дата предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска определяется по желанию работника, возможно внесение изменений в график отпусков.

Минтруд России в письме от 27 февраля 2020 г. № 14-2/ООГ-1439 указал, что запрета на внесение изменений в график отпусков в течение текущего календарного года трудовое законодательство не содержит.

Сам факт оформления отпуска осуществляется по приказу. Формат этого документа выбирается организацией самостоятельно.

Приведем образец такого приказа (см. рисунок).

С таким приказом необходимо ознакомить работника под роспись.

Работодатель обязан рассчитать сумму за дни отпуска к выплате и при необходимости оформить записку-расчет. Также важно помнить, что расчет отпускных должен быть представлен за три дня до начала отпуска. Производить расчет позже, например когда работник пришел из отпуска, недопустимо.

Так, если сотрудник будет находиться в отпуске с пятницы, то отпускные следует выплачивать не позже чем во вторник этой недели. Кроме того, в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни использовать для расчета сроков выплаты отпускных. Общая практика такова, что срок исчисляют в календарных днях, то есть и в рабочих, и в нерабочих.

Нарушения в предоставлении отпускных выплат

Если учреждение нарушило срок выплаты отпускных, ему придется заплатить сотруднику денежную компенсацию — проценты за каждый день просрочки. При этом не имеет значения, виновен работодатель в несвоевременной выплате или нет (ст. 236 ТК РФ).

Также за подобное нарушение законодательством предусмотрены штрафные санкции. За первичное нарушение будет штраф на организацию — до 50 тысяч рублей. Руководитель будет обязан заплатить от 1 000 до 5 000 рублей.

Если зафиксировано повторное нарушение, суммы будут следующими:

• должностное лицо, например руководитель, — штраф от 20 000 до 30 000 рублей (также предусмотрена дисквалификация на срок от года до трех лет);
• юридическое лицо — от 50 000 до 100 000 рублей.

Штрафы налагаются за каждый факт нарушения (ст. 4.1.2, 5.27 КоАП РФ).

Одним из нарушений законодательства, встречающихся на практике, является требование работодателя использовать очередной отпуск в качестве учебного.

Учебный отпуск — это гарантированная трудовым законодательством мера, позволяющая сотруднику осуществлять обучение без отрыва от работы. Ежегодный оплачиваемый отпуск работодатель обязан предоставлять работнику по правилам главы 19 Трудового кодекса без изъятий и нарушений.

Отпуска, предоставляемые в связи с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования без отрыва от работы, имеют строго целевое назначение и должны быть использованы в установленные сроки.

Таким образом, в силу положений статей 114, 173 Трудового кодекса сотрудник, обучающийся без отрыва от производства, имеет право на оба отпуска: основной ежегодный оплачиваемый и учебный. Поэтому, если учебный отпуск совпадает с основным, в соответствии со статьей 124 Трудового кодекса работодатель по согласованию с работником должен перенести основной оплачиваемый отпуск на другой период.

Иное толкование данных норм приведет к нарушению трудовых прав и гарантий работника, что противоречит целям и задачам трудового законодательства. Об этом свидетельствует судебная практика (например, решение Медведевского районного суда Республики Марий Эл от 16 апреля 2020 г. по делу № 2А-484/2020).

Прокуратурой Аскизского района Республики Хакассия в ходе проведения проверки исполнения трудового законодательства в деятельности организации выявлен ряд нарушений. В их числе — отсутствие графика отпусков, утвержденного работодателем с учетом мнения выборного органа, первичной профсоюзной организации. Также не регламентировано время отпусков работников, что является нарушением положений статей 114, 115, 123 Трудового кодекса. Кроме того, в нарушение постановления Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» в организации не ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладыша в нее.

По результатам проверки 22 ноября 2019 года в отношении должностного лица — директора организации вынесено постановление о возбуждении дела об административном правонарушении.

Как избежать рисков?

Во избежание нарушений, связанных с предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков, следует:

• уделить внимание документальному оформлению отпуска;
• правильно осуществлять оплату.

Также важно учитывать изменения законодательства. В частности, это касается дополнительных гарантий по предоставлению отпуска.

И кроме того, целесообразно обращать внимание на особенности предоставления отпусков отдельным категориям работников, например, учебных отпусков, отпусков родителям, имеющим детей-инвалидов.