Приоритеты централизации меняются: фокус на данные и эффективность

Централизация бухгалтерского учета сегодня — это уже объективный процесс, который в конечном счете так или иначе приведет к построению единого информационного пространства учета всех бухгалтерских операций под эгидой Федерального казначейства. Компания «Кейсистемс» в постоянном режиме отслеживает тренды централизации бюджетного учета и развивает как технологическое содержание проектов по централизации, так и конкретные эффекты, которые можно получить для бюджетной системы.

Сергей Николаевич Сергеев, заместитель генерального директора компании «Кейсистемс»

Куда мы движемся?

Границы между бухгалтерским учетом и конкретными процедурами в рамках исполнения бюджетов в сегодняшней реальности размываются, активно внедряются так называемые сквозные бизнес-процессы, или, как говорят ИТ-специалисты, обеспечивается бесшовная интеграция информационных систем. Цифровизация бюджетного процесса — это и казначейские операции, и бухгалтерский учет, а также обязательно процедуры государственных закупок, управления доходами, операции с активами и т. п., здесь же финансовый контроль, работающий как часть единого механизма под названием «бюджет».

Можно проследить и конкретные предпосылки, позволяющие сделать такие выводы. Так, например, актуальные ожидания от технологий сегодня — это переход на полностью цифровой документооборот, который подразумевает не только (и не столько) электронную форму документа, а как раз таки выполнение операций с документом в автоматическом (цифровом) виде. Иными словами, документ желательно создать или получить изначально в электронном виде, провести автоматически процедуры контроля реквизитов и данных документа, а затем, снова автоматически, принять документ к учету, сформировать бухгалтерские записи и поместить документ в электронный архив.

Еще один важный тренд: в последние годы появился запрос на извлечение аналитической информации по всем объектам централизованного учета, будь то централизованные бухгалтерии или единая технологическая площадка для ведения учета. Иными словами, требуются данные, полезные в принятии управленческих решений со стороны руководства ОИВ, а в будущем и для предоставления, к примеру, органам ВГФК или Росказне.

Мы постоянно отслеживаем эти тренды и продолжаем развивать как технологическое содержание проектов по централизации, так и конкретные эффекты, которые можно получить для бюджетной системы. Наиболее важными среди конечных эффектов являются, на мой взгляд, сокращение транзакционных издержек на выполнение операций и существенное снижение бюджетных рисков. Об этом и хотелось бы поговорить подробнее.

Текущая ситуация

В 2022 году мы совместно со специализированным институтом провели комплексное исследование, чтобы выявить состояние развития проектов по централизации бухгалтерского учета и определить, чему в централизованных бухгалтериях стоит уделить особое внимание, какие бизнес-процессы необходимо совершенствовать и развивать, а что можно оставить как есть. Анкетирование проводилось с целью получения данных о текущем состоянии и особенностях централизации ведения учета как непосредственно в централизованной бухгалтерии, так и в части взаимодействия централизованной бухгалтерии и обслуживаемых организаций для определения направлений совершенствования как самого процесса централизации, так и программного обеспечения, используемого для решения задач централизации учета (28 субъектов РФ, более 660 участников).

Приведу отдельные выводы исследования:

• 70% респондентов отмечают положительные эффекты от централизации учета, однако 30% не видят положительных результатов;
• менее 50% обслуживаемых учреждений оценивают качество, оперативность и полноту информации, получаемой от ЦБ, как высокое;
• степень автоматизации процессов и качество учета в ЦБ оценивается их сотрудниками на уровне 45% и ниже;
• доля электронного документооборота при централизации учета в ЦБ сильно варьируется: от 30 до 80%.

Эволюция централизации — запрос на эффективность

Цифровая трансформация — это не что-то абстрактное, но и необязательно самые передовые технологии, такие как, например, искусственный интеллект. Сегодня, с учетом требований времени, к ИТ предъявляют вполне конкретные требования. Их можно кратко сформулировать, как запрос на эффективность бизнес-процессов, то есть экономия времени и денег. К такого рода эффектам в своих проектах мы относим, например, снижение рисков недостоверности учетных данных, возможность быстрого получения аналитической информации, увеличение скорости прохождения документа по всем необходимым этапам обработки и контроля.

Рассматривая проект в целом, мы пришли к собственной рабочей модели эволюции централизации бухгалтерского учета как части экосистемы бюджетных процессов. Эволюция подразумевает неизбежность непрерывных улучшений, это, безусловно, важно, однако еще более важно понимать, что этапы эволюции следуют строго друг за другом, то есть всегда можно сказать, куда двигаться дальше, но при этом пропустить этапы развития не получится. Иными словами, улучшение необходимо делать не наугад, а исходя из сложившейся по прошествии какого-то времени ситуации. В целом мы выработали свой подход к оценке зрелости проектов по централизации, который включает в себя ряд понятных критериев (рисунок 1). Каждый из критериев может быть измерен для получения объективной оценки и формирования дорожной карты развития любого проекта, что мы, собственно, и рекомендуем вам сделать совместно с компанией «Кейсистемс», если вопрос развития для вас продолжает быть актуальным.

О важности данных и приоритет единой главной книги

Важно отметить, что современные требования к информационным системам — это по факту еще и требования к датацентричности. То есть самостоятельная цель по надлежащему учету трансформируется в масштабный проект по обеспечению качества данных. В контексте бухгалтерского учета это требование звучит как получение «единой главной книги как источника данных», и именно так следует формулировать ключевую цель проекта по централизации.

В некотором роде процессы обеспечения качества данных в ходе ведения учета обладают всеми свойствами системы внутреннего финансового контроля, однако в рассматриваемом нами контексте следует одновременно рассматривать три аспекта:

1) организационное обеспечение бухгалтерского учета и финансового контроля (прежде всего внутреннего) с точки зрения рисков, приводящих к снижению качества и ценности (применимости) информационных ресурсов;

2) создание и развитие системы управления качеством учета для непрерывного улучшения его нормативных характеристик, таких как полнота, достоверность и своевременность;

3) технологическое развитие информационных систем, отвечающих за бухгалтерский учет (или содержащих в себе его функции), а также всех прочих элементов единой платформы управления финансами.

Это фактически наша типовая повестка для запуска и развития проектов по централизации учета, которую мы обсуждаем с нашими клиентами.

Для улучшения качества учета необходимо постоянно работать с параметрами учетных процессов: их трудоемкостью, причинами совершения ошибок. Мониторинг показателей процессов — это отдельная ветка аналитики (например, в программном продукте «Аналитика-СМАРТ»), решающая задачу поиска потенциальных проблемных областей учета, обусловленных неквалифицированной работой специалистов, неоптимальными правилами учета, несовершенством информационных систем и др. В качестве примера могу привести технологический контроль (рисунок 2), который мы применяем в наших проектах («1С», «Смета-СМАРТ»).

По нашим устным опросам, средняя оценка специалистов на запрос: «Насколько показатели отчетности соответствуют данным первичного учета в бухгалтерской системе?» — составляет от 30 до 80%, в медианное значение — примерно 70%. Этого явно недостаточно для сбора полезной аналитической информации. Целенаправленная работа позволяет существенно повысить качество учета, доведя указанный показатель до 96–98% за 1–2 года, однако исходная ситуация, связанная с возможностью сбора данных для «главной книги», как правило, далека от совершенства по всем характеристикам учета.

Интеграция систем — вопрос № 1 и главные факторы успеха

По мере развития проекта централизации мы неизменно раз за разом приходим к мысли, что залог эффективности (своего рода красоты проекта) именно в интеграции информационных систем между собой. Судите сами, первое, с чем стоит бороться, — ручная разноска документов, избежать которой можно по-простому, например, за счет сканирования документов, следующий шаг — получать документ в электронном виде, то есть реализовать принцип однократности ввода информации, а это уже первичная интеграция систем. Дальше — больше, если уж документ электронный, есть смысл подумать об автоматизации контроля и проведения документа (принятия к учету), а также о том, чтобы перестроить, упростить и одновременно повысить эффективность процесса. Таков путь цифровой трансформации, и главная технология здесь — глубокая интеграция информационных систем с постепенным формированием целостной системы сквозных бизнес-процессов. Именно в этом, я думаю, и заключается наша сильная сторона: «Кейсистемс» предлагает вам совместно перестраивать процессы, а не только обеспечивать обмен электронными документами.

Обязательные направления интеграции — это связка бухучета с казначейскими операциями и в части платежей, и в части работы с денежными и бюджетными обязательствами. Здесь же связка с ЕИС и региональными закупочными системами. Хороший результат также дает полный цикл взаимодействия с системой отчетности на всех стадиях работы с ней: расчет, контрольные соотношения (региональные, федеральные), подписание документа — все должно работать в связке, а не разрозненно. Эти и другие модули интеграции сегодня работают, как говорят, «из коробки» (рисунок 3).

Очень активно сейчас развивается интеграция бухучета с процессами управления имуществом. Здесь и поступления от аренды, учет объектов казны, проведение операций в отношении реестра имущества и целый ряд других вопросов. Примечательно, что за счет обмена документами и сообщениями можно фактически перестроить и существенно ускорить все операции, связанные с постановкой на учет, списанием и иного рода движением объектов, формируя своего рода цифровые заявки на такие операции.

Чтобы определить, верно ли движется работа по интеграции, следует обратить внимание на то, повышается ли качество учета и устраняются ли несоответствия в данных между различными ведомствами. Так, в примере с имуществом появляются условия для мониторинга как состава активов в разрезе балансодержателей, так и, допустим, для мониторинга фактических расходов на их содержание. Иными словами, интеграция — это еще и способ наведения порядка и в данных, и в текущих операциях, а в конечном итоге — появление условия для получения новой, недоступной ранее информации для принятия управленческих решений.

Подведем итоги

Итак, ключевые направления развития проектов по централизации — это сокращение транзакционных издержек и построение системы управления на основании данных. Каждый наш шаг будет верным, если он приближает нас к созданию «единой главной книги», поэтому, запуская проект, помимо модели централизации как таковой, необходимо обязательно рассматривать следующие вопросы:

• требования к качеству учета в выбранной модели и способы его обеспечения;
• систему сквозных бюджетных процессов (бизнес-процессов), включая закупки, активы, доходы, бюджетирование, казначейство и др.;
• требуемую аналитическую информацию: ее потребителей, состав и периодичность.

Архитектура информационной системы, технологический профиль проекта и конкретные программные продукты подбираются исходя из собранной информации, с учетом текущей зрелости проекта и перспектив его развития в среднесрочной перспективе. Компания «Кейсистемс» готова в этом помочь, мы открыты к сотрудничеству!