Использование факсимильной подписи при подписании документов, несомненно, упрощает документооборот любого учреждения. Однако законодательно вопросы применения такого способа в настоящее время не урегулированы. Не определен и статус документа, подписанного факсимильной подписью. Поэтому для исключения рисков при применении факсимиле учреждению важно различать ситуации, когда можно его применять при подписании документов, а когда — нет.
Е. П. Булгакова, аудитор
Каждый факт хозяйственной жизни учреждения должен быть оформлен первичным учетным документом (п. 3 Инструкции № 157н, п. 1 ст. 9 Закона № 402‑ФЗ, п. 20, 21 СГС «Концептуальные основы», раздел 1 Методических указаний № 52, п. 1 Методических указаний № 61н).
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Обязательные реквизиты первичного учетного документа установлены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402‑ФЗ. В том числе в них входит и подпись должностного лица.
Кадровые документы
Руководитель часто отсутствует, поэтому ряд документов невозможно подписывать в срок. Будет ли нарушением требований к оформлению кадровых документов использование по распоряжению руководителя его факсимильной подписи в кадровых документах, если такой порядок подписания закрепить в приказе?
Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
В действующем законодательстве отсутствует определение понятия «факсимиле». Возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах, законодательством не предусмотрена. Рассмотрим этот вопрос более досконально.
Согласно статье 67 Трудового кодекса трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, то есть лично работодателем и работником. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Такую позицию подтверждает и письмо Минтруда России от 15 марта 2023 г. № 14-6/ООГ-1863. В нем сказано, что в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р
Следовательно, использовать факсимиле руководителя учреждения при подписании договоров, дополнительных соглашений к ним, на приказах по личному составу (прием работников, их переводы, отпуска, увольнение и пр.) не допускается.
Без риска факсимиле может быть использовано на документах, которые не указаны в Трудовом кодексе или на них не предусмотрено проставление подписи. Это могут быть грамоты, благодарности, характеристики и др.
Обратите внимание, что копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом (ст. 22.3, 62 ТК РФ). Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа) (п. 5.26 ГОСТ Р
По нашему мнению, в исключительных случаях можно поставить факсимильную подпись руководства, предварительно установив порядок использования факсимиле, а также перечень документов, для которых оно может применяться, в локальном нормативном акте учреждения (ст. 8 ТК РФ), поскольку трудовым законодательством не установлен категорический запрет на использование факсимиле, а также на законодательном уровне не утверждены унифицированные формы приказов по личному составу (прием работников, их переводы, отпуска, увольнение и пр.) с обязательным наличием на них собственноручной подписи.
Однако рекомендуем как можно скорее заменить документ с факсимиле на обычный, с «живой» подписью. И все же — как обезопасить себя, если руководство постоянно в разъездах? Трудовой кодекс допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством, при использовании электронного документооборота (ст.
Налоговые последствия
Перейдем к документам, пренебрежение которыми имеет непосредственные финансовые последствия для учреждения. Например, счет-фактура.
Положениями статьи 169 Налогового кодекса не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.
В письме от 10 апреля 2019 г. № 03-07-14/25364 Минфин России ответил на вопрос о принятии к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному факсимильной подписью.
В силу Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц.
Как было сказано выше, Гражданским кодексом предусмотрено использование факсимиле в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
В соответствии с пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия сумм НДС, предъявленных покупателю продавцом, к вычету.
К такому же выводу приходят и судьи. Например, исходя из норм законодательства Верховный суд России в определении от 16 июля 2021 г. № 307-ЭС21-10502 пришел к выводу, что счета-фактуры, оформленные с применением технических средств — факсимильного воспроизведения (факсимиле), не могут являться основанием для применения обществом вычетов по НДС.
Запрет действует и на другие финансовые документы.
Так, Минфин России в письме от 10 июня 2021 г. № 03-11-11/45946 пояснил, что платежные документы и документы, имеющие финансовые последствия, должны быть подписаны собственноручной подписью.
Поэтому расходы, указанные в актах выполненных работ, накладных и других документах, оформленных с использованием факсимильной подписи, не могут быть учтены при определении объекта налогообложения.
Мнение судей
Позиция служителей Фемиды по данному вопросу противоречива.
Часть арбитров поддерживают использование факсимильной подписи для оформления первичных документов в целях подтверждения налоговых расходов, поскольку налоговым законодательством не установлен прямой запрет (например, определение Верховного суда России от 29 марта 2017 г. № 307-КГ17-1822 по делу № А42-3320/2015, постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 9 февраля 2016 г. № Ф01-6109/2015 по делу № А29-3865/2015).
Но существуют судебные акты с противоположной позицией (например, постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 20 декабря 2021 г. № Ф06-11254/2021 по делу № А57-633/2021).
Отметим, что судьи обращают внимание на наличие соглашения сторон о применении факсимиле при документообороте по сделке, при отсутствии которого признать расходы проблематично (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 12 марта 2019 г. № Ф10-551/2019 по делу № А23-6023/2017).
Внимание!
Запрет на использование факсимильной подписи установлен в отношении документов, оформляемых в нотариальном порядке. Это следует из статьи 44 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных Верховным Советом России 11 февраля 1993 г. №4462-1. Кроме того, прямой запрет действует в отношении банковских карточек (п. 5.1 Инструкции Банка России от 30 июня 2021 г. № 204-И «Об открытии, ведении и закрытии банковских счетов и счетов по вкладам (депозитам)»).