На сегодняшний день большинство медицинских организаций Белгородской области подключены к Подсистеме управления электронными документами, а до конца 2023 года запланировано полное внедрение подсистемы во всех медицинских организациях. Интересно ознакомиться с успешным опытом субъекта.
В. А. Собакина, заместитель начальника департамента бюджетных отношений и закупок Минздрава Белгородской области — главный бухгалтер
Около 10 лет ведение учета административно-хозяйственной деятельности медицинских учреждений Белгородской области осуществляется в «Единой региональной информационной системе управления административно-хозяйственной деятельностью Министерства здравоохранения Белгородской области» (далее — ЕРИС АХД), созданной на базе программного продукта «Парус-Бюджет 8».
Система разработана в соответствии с требованиями приказа Минздравсоцразвития России от 28 апреля 2011 г. № 364 «Об утверждении концепции создания единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения» и предназначена для комплексного информационно-аналитического обеспечения основных процессов учета в медицинских организациях автоматизации:
- бухгалтерского (бюджетного) учета;
- расчета заработной платы сотрудников, учета расходов на оплату труда;
- учета продуктов питания;
- процессов анализа затрат медицинских организаций;
- процессов информационного обмена между ЕРИС АХД и другими автоматизированными системами федерального и регионального уровней.
С принятием Приказа № 61н встал вопрос об организации процесса подписания документов бухгалтерского учета сотрудниками, не имеющими отношения к бухгалтерии. Например, приказ о проведении инвентаризации должен быть подписан всеми членами комиссии. Таким образом, нужно организовать подпись электронных документов сотрудниками, не имеющими доступа к ЕРИС АХД.
После проведения анализа текущей ситуации в организациях была составлена схема работы с документами в учреждениях (рисунок 1).
Рисунок 1. Схема работы с документами в учрежденияхБлагодаря анализу схемы работы с документами был выявлен перечень проблем, возникающих в связи с отсутствием автоматизации данного участка деятельности (рисунок 2).
Рисунок 2. Перечень проблем в работе учреждений в связи с отсутствием автоматизированного процесса подписания документовОсновным из решений стало создание обособленной Подсистемы управления электронными документами бухгалтерского учета на базе программного продукта DirectumRX, интегрированной с ЕРИС АХД (рисунок 3).
Рисунок 3. Схема работы с документами при помощи интеграции ЕРИС АХД и DirectumRXРассмотрим схему работы с документами при помощи интеграции ЕРИС АХД и DirectumRX подробнее.
1. Создание, проверка, формирование и отправка пакетов электронных документов (ЭД) осуществляется в системе управления административно-хозяйственной деятельностью учреждения на базе программного продукта «Парус-Бюджет 8».
2. Через сервис интеграции пакеты электронных документов передаются в подсистему управления электронными документами бухгалтерского учета на базе промышленной платформы DirectumRX.
3. В DirectumRX происходит разбор документов и автоматический запуск регламентов согласования и подписания электронных документов.
4. Подписание электронных документов в DirectumRX сотрудниками может осуществляться с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи или простой подписи (в зависимости от принятой в учреждении учетной политики и локальных нормативных правовых актов).
Автоматизированный процесс работы с документами после реализации проекта по созданию подсистемы управления электронными документами бухгалтерского учета и ее интеграции с ЕРИС АХД на базе программного продукта «Парус-Бюджет 8» представлен на рисунке 4.
Рисунок 4. Автоматизированный процесс работы с документамиПосле создания электронного документа в ЕРИС АХД он поступает на обработку в Подсистему управления электронными документами бухгалтерского учета. Здесь в автоматическом режиме происходит отправка на согласование по регламентированным маршрутам в зависимости от вида документа. После прохождения всех этапов согласования документа, в ПП «Парус-Бюджет 8» появляется статус подписанного ЭД и ссылка на него в подсистеме управления ЭД.
Кроме того, в системе Directum RX формируется единый электронный архив финансовых документов.
В планах стоит реализация функционала по передаче финансовых документов, полученных из внешних источников. Документы с таким типом, как Договор, Акт, УПД, Накладная, Входящий счет на оплату, можно будет передавать из Directum RX в «Парус-Бюджет 8» для последующей автоматизированной отработки в бухгалтерском учете.