Правильное составление и соблюдение графика документооборота является главным условием достижения достоверности учета и отчетности. Он утверждается с учетом правил документооборота субъекта учета, порядка, технологии и сроков составления, передачи (предоставления) первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете.
Л. А. Емельянова, консультант
Правила документооборота
В соответствии пунктом 15 СГС «Концептуальные основы», подпунктом «д» пункта 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» для формирования первичных учетных документов, их своевременного предоставления (передачи) для отражения в бухгалтерском учете, в том числе в случае, если ведение бухгалтерского учета и (или) составление бухгалтерской (финансовой) отчетности передано в соответствии с законодательством иному учреждению (централизованной бухгалтерии), и обеспечения их хранения руководителем субъекта учета в соответствии с утвержденным графиком документооборота определяются правила документооборота. Они предусматривают обязанность ответственных за оформление совершаемых фактов хозяйственной жизни лиц составлять первичные (сводные) учетные документы (информация), порядок, технологию и сроки составления, передачи (предоставления) первичных (сводных) учетных документов (информации) для отражения их в бухгалтерском учете, а также порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Обратите внимание, что правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов (информации) для отражения их в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота, технология обработки (представления (обмена) учетной информацией при условии ведения бухгалтерского учета и (или) составления бухгалтерской (финансовой) отчетности по договору (соглашению) иным учреждением (централизованной бухгалтерией), устанавливается с учетом особенностей организации ведения бухгалтерского учета, предусмотренных таким договором (соглашением) (п. 22 СГС «Концептуальные основы»).
Начиная с 2024 года (но не позднее 1 июля 2024 года), учреждению необходимо разработать единые правила документооборота, устанавливающие общий порядок и технологию составления и представления документов, в том числе с учетом взаимодействия централизованной бухгалтерии и субъектом централизованного учета в части организации документального оформления фактов хозяйственной жизни, а также взаимного представления (получения) необходимых документов, информации, сведений в рамках графика документооборота.
Правилами документооборота необходимо учесть требования, установленные централизованной бухгалтерией, предусмотреть специфику деятельности внутри учреждения, более подробно и точно раскрыть порядок, последовательность, сроки создания, согласования, подписания документов, определение должности ответственных лиц, назначаемых в учреждении.