Учет ГСМ — это существенная статья расходов во многих учреждениях. Поэтому умение его вести и обосновывать расходы является одной из главных обязанностей современного бухгалтера. Отличительная черта бюджетного (бухгалтерского) учета расходов на ГСМ — необходимость составления специальных первичных документов как водителями, так и бухгалтерами.
Е. Е. Прядко, главный бухгалтер ОГБУЗ «Яковлевская центральная районная больница»
Учет ГСМ по путевым листам позволяет соблюдать порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее практично использовать путевые листы для учета бензина и дизельного топлива. Учет горюче-смазочных материалов законодательно регулируют следующие основные документы:
- Инструкции № 157н;
- Инструкции № 174н;
- Порядки № 82н и 209н;
- СГС «Запасы».
Рассмотрим алгоритм бухгалтерского учета ГСМ по путевым листам более детально. Вид документа, в котором отражается поступление ГСМ, зависит от способа приобретения топлива, а также от способа заправки — по топливным картам или за наличный расчет (через подотчетное лицо).
Приобретение ГСМ по топливной карте отражается как обычное поступление материалов от поставщиков. Топливная карта представляет собой электронно-магнитный носитель информации, благодаря которому ее владелец получает доступ к услугам и товарам АЗС. На каждой топливной карте, как правило, указывается индивидуальный номер, период действия и тип топлива.
Топливная карта, которая по условиям договора является собственностью выпустившей ее компании и служит носителем информации о произведенных авансах в оплату получаемых ГСМ, не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета и не учитывается на балансовых счетах учреждения.
В этом случае применяют забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности» (письмо Минфина России от 2 октября 2018 г. № 02-07-10/70752). Внутреннее перемещение топливных карт по забалансовому счету между ответственными лицами и (или) местами хранения осуществляется на основании первичных учетных документов, установленных учетной политикой (п. 1 Инструкции № 157н).
В бюджетном (бухгалтерском) учете приобретение ГСМ за наличный расчет (через подотчетное лицо) отражено в таблице.
Таблица
|
КВР |
КОСГУ |
Комментарий |
|
244 |
343 |
Приобретение ГСМ в рамках договора поставки |
|
244 |
346 |
Приобретение моторного топлива для проведения исследовательских работ в лабораторных условиях (письмо Минфина России от 8 октября 2019 г. № 02-08-10/77213) |
|
112/122 |
222 |
Компенсация за использование личного транспорта для служебных целей, в том числе приобретение ГСМ |
|
112/122 |
226 |
Возмещение расходов сотрудника на приобретение ГСМ при поездке в командировку на личном транспорте в случае возмещения их в качестве иных расходов, произведенных работником с разрешения работодателя |
|
244 |
343 |
Приобретение ГСМ сотрудником в командировке, если целью командировки является закупка ГСМ (письмо Минфина России от 15 марта 2019 г. № 02-05-10/17872) |
В процессе работы бывают ситуации, когда автомобиль получают по безвозмездной передаче. При этом стоимость ГСМ не отражается в Акте о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448). В таком случае и бензин следует рассматривать как безвозмездно полученное имущество. Безвозмездное поступление бензина в сектор государственного управления отражаются по статье 19Х КОСГУ, а также в зависимости от отправителя. Операции формируют на счете 0 401 10 19Х «Безвозмездные неденежные поступления в сектор государственного управления» и отражают бухгалтерской записью:
Дебет 0 105 33 343
«Увеличение стоимости горючесмазочных материалов — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 0 401 10 19Х
«Безвозмездные неденежные поступления в сектор государственного управления».
Списание ГСМ в бюджетном учреждении подтверждается путевым листом и осуществляется на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0510460). Этот акт оформляется на основании документов, подтверждающих расход топлива. С 1 сентября 2023 года вступил в силу приказ Минтранса России от 5 мая 2023 г. № 159 (далее — Приказ № 159), которым внесены изменения в состав сведений путевого листа, порядок его оформления или формирования.
С этого времени применяются разные формы путевых листов для разных видов транспорта (грузового и легкового автомобиля, автобуса и др.). Образцы заполнения путевого листа легкового и грузового автомобиля отражены в Приказе № 159.
В помощь бухгалтеру Корпорацией «Парус» разработан модуль «Управление автотранспортом», который обеспечивает автоматизацию участка учета горюче-смазочных материалов и транспортных средств в бюджетных учреждениях, существенно сокращает время работы бухгалтера учреждения (рисунок 1).
Рисунок 1В данном модуле предусмотрено ведение раздельного учета путевых листов и автомобилей «по гаражам» в случае, когда у учреждения есть филиалы. Они, как правило, разделены территориально, и в каждом имеется отдельное гаражное хозяйство (рисунок 2).
Рисунок 2