В качестве учетной системы в Театральном институте имени Бориса Щукина используется единая информационная система управления административно-хозяйственной деятельностью (ЕИС АХД) на базе программного продукта «ПарусБюджет 8».
Н. А. Дикарева, главный бухгалтер ФГБОУ ВО «Театральный институт им. Бориса Щукина при Государственном академическом театре им. Евгения Вахтангова»
Cистема предназначена для комплексного информационно-аналитического обеспечения и автоматизации следующих основных процессов:
- бухгалтерского (бюджетного) учета;
- расчета заработной платы сотрудников, учета расходов на оплату труда;
- кадрового учета.
В конце 2022 года в Театральном институте имени Бориса Щукина (далее — учреждение) на всех уровнях руководства пришли к пониманию, что текущая схема документооборота с использованием бумажных носителей на сегодняшний день является архаичной и не соответствует современным требованиям и тенденциям процессов учета и управления в организации. Существенным фактором для принятия решения об изменении текущей схемы документооборота стали Методические указания № 61н, в соответствии с которыми бюджетные учреждения в своей операционной деятельности должны использовать электронный документооборот таких документов.
Для быстрого поиска решения задач был рассмотрен вариант создания системы электронного документооборота на базе уже имеющейся учетной системы «Парус-Бюджет 8», однако после проведенного анализа функциональных возможностей он был отклонен, так как решал узкие задачи электронного документооборота только для отдела бухгалтерского учета, и то не в полном объеме. Ключевыми функциональными требованиями по переходу на электронный документооборот в учреждении были универсальность, комплексность и адаптируемость к различного рода процессам и документам, применяемым в рамках операционной деятельности организации, в том числе по решению задач классического делопроизводства, управления проектами, управления договорами и пр.
В итоге выбора вариантов представленных на рынке программных продуктов по системам электронного документооборота было принято решение о создании и внедрении в учреждении системы электронного документооборота на базе программного продукта Directum RX с обязательной технической реализацией сервисов интеграции с учетной системой «Парус-Бюджет 8» и информационными системами операторов юридически значимого электронного документооборота для обмена финансовыми и договорными документами с контрагентами.
В 2023 году был инициирован и совместно с ООО «Парусник-Белгород» успешно реализован первый этап проекта по автоматизации документооборота внутренних документов, финансовых, договорных и проектных документов, в рамках которого были выполнены следующие виды работ:
- проведено предпроектное обследование объекта автоматизации;
- разработаны описания бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0;
- разработан технический проект на систему электронного документооборота;
- развернуты и настроены система электронного документооборота и сервисы интеграции с учетной системой на базе программного продукта «Парус-Бюджет 8»;
- успешно осуществлены мероприятия по тестовой и опытной эксплуатации с последующим вводом системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию.
В качестве одного из примеров задач, реализованных в проекте, рассмотрим общую схему автоматизированного процесса работы с электронными документами бюджетного (бухгалтерского) учета в соответствии с Методическими указаниями № 61н (см. рисунок).
После создания электронного документа в ЕИС АХД он поступает на обработку в систему электронного документооборота, где в автоматическом режиме происходит отправка на согласование по регламентным маршрутам согласования и подписания этого документа в зависимости от его вида. Подписание сотрудниками электронных документов в системе электронного документооборота может осуществляться с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи или простой электронной подписи (в зависимости от принятой в учреждении учетной политики и локальных нормативных правовых актов). После прохождения всех этапов согласования документа в ЕИС АХД возвращается статус жизненного цикла электронного документа, а также ссылка на него в системе электронного документооборота.
В качестве подведения итогов реализации первого этапа проекта можно зафиксировать решение следующих задач:
- организация унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов;
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов;
- обеспечение создания и хранения документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов;
- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
- обеспечение автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения — списание в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
- сокращение сроков рассмотрения и согласования документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
- обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативного получения информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
- организация оперативного доступа (в режиме реального времени) сотрудников в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении;
- сокращение непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации;
- организация удаленного доступа к документам и задачам;
- оптимизация потоков документированной информации в бумажном и электронном виде.
В 2024 году в учреждении дан старт второму этапу проекта по автоматизации кадрового документооборота, который позволит осуществлять юридически значимый документооборот между работниками и работодателем в электронном виде с учетом требований действующего законодательства в области трудовых отношений.