Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» предоставляет новые возможности для формирования унифицированных электронных документов. Рассмотрим их.
К. В. Сергеева, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы «1С»
Приказом Минфина России от 15 апреля 2021 г. № 61н утверждены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, в том числе для оформления результатов инвентаризации:
- Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) (далее — Решение (ф. 0510439));
- Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447);
- Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464);
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0510465);
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466);
- Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0510467);
- Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836);
- Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468);
- Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).
Важной особенностью формирования новых документов является то, что одни документы заполняются на основании других, чтобы исключить повторный ввод данных.
В формах новых инвентаризационных описей (далее — описи) новая структура — они состоят из нескольких таблиц, каждую из которых заполняют разные лица.
Изначально опись формирует бухгалтер, создается Расписка ответственного за сохранность инвентаризуемых объектов — отдельный документ, неотъемлемая часть описи, которая направляется соответствующему лицу. После ее подписания бухгалтер заполняет раздел 1 данными бухгалтерского учета. Далее документ направляется членам инвентаризационной комиссии, которые указаны в Решении (ф. 0510439). Ответственное лицо комиссии заполняет раздел 2 результатами инвентаризации. Важно, что объекты учета и их аналитика должны соответствовать данным из раздела 1. Комиссия лишь указывает фактические данные и характеристику объекта, например, статус задолженности, выявляет отклонения.
В разделе 3 лицо, ответственное за инвентаризуемые объекты, приводит объяснение причин расхождений по каждому случаю выявленных недостач (излишков).
В разделе 4 «Заключение инвентаризационной комиссии» указываются объекты, по которым установлены факты недостачи и (или) излишков, или объекты, которые имеют качественные отклонения. Каждый раздел подписывается соответствующими лицами.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 все вышеперечисленные формы создаются как электронные документы.
Документы описей формируются ответственным лицом бухгалтерской службы и предзаполняются на основании соответствующих строк документа Решение (ф. 0510439).
Шапка документа заполняется данными из Решения (ф. 0510439), по гиперссылке Создать расписку создается документ Расписка инвентаризации, который направляется сотруднику, в ведении которого находятся инвентаризуемые объекты. После проведения и подписания документа Расписка инвентаризации задача направляется бухгалтеру. Бухгалтер автоматически заполняет раздел 1 бухгалтерскими данными (кнопка Заполнить), записывает документ. Задача направляется ответственному лицу инвентаризационной комиссии.
Раздел 2 заполняется автоматически по кнопке Заполнить по данным раздела 1. Далее указывается фактическое наличие. Для излишков можно ввести новые строки с указанием номенклатуры и количества.
Разделы по отклонениям также можно заполнить автоматически, по кнопке Заполнить по данным предыдущих разделов. К документу можно приложить скан-копии уточняющих документов или дать ссылки на документы программы. При подписании и проведении документа описи проверяется наличие кворума — > 2/3 подписей от числа членов инвентаризационной комиссии.
На основании документов инвентаризации формируются соответствующие приложения к Акту (ф. 0510463) — закладки документа Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).