Работа модуля «Централизованное материально-техническое снабжение» с помощью электронного документооборота показала свою эффективность и продуктивность. Поделимся приобретенным опытом.
С. П. Горностаева, главный бухгалтер ОГБУЗ «Центр крови Белгородской области»
Модуль «Централизованное материально-техническое снабжение» (далее — Модуль) тесно интегрирован с модулем «Парус 8. Бухгалтерский учет», что позволяет эффективно вести учет материально-технических ресурсов: внешних документов (приходных и расходных накладных, распоряжений на отгрузку потребителям и накладных на возврат поставщикам) и внутренних документов (приходных ордеров, приходных документов из подразделений, распоряжений на отгрузку в подразделения и расходных накладных на отпуск в подразделения), а также входящих и исходящих счетов-фактур.
Специфика работы ОГБУЗ «Центр крови Белгородской области» заключается в выполнении работ по заготовке, хранению донорской крови с целью обеспечения лечебно-профилактических учреждений в необходимых объемах. В нашем учреждении два больших склада и 16 отделов, специалисты которых ежедневно ведут складской учет материальных запасов, который предназначен для работы с товарами, где каждую партию, даже с продуктами разных сортов и наименований, необходимо хранить и вести отдельно в Модуле.
Движение товара документально фиксируется, для чего используют определенные формы первичных документов, такие как требование-накладная, накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов, акт о списании материальных запасов. Кроме отражения данных по всем процессам на складе, работники отделов обязаны регулярно составлять отчеты руководству и бухгалтерии.
Ранее этот процесс занимал много времени и замедлял работу, и все отделы и бухгалтерия вели двойную работу: сначала отделы заносили всю свою складскую номенклатуру, текущие остатки, все приходы и расходы в Excel-таблицы, далее формировали отчет, который подписывали в бумажном виде у руководителя, и только потом отчет попадал в бухгалтерию, где, в свою очередь, бухгалтер по материальным запасам формировал тот или иной документ в «Парус 8. Бухгалтерский учет».
С переходом на электронные формы, согласно Методическим указаниям № 61н, и обучению работников отделов в системе электронного документооборота работа в Модуле стала намного эффективнее и продуктивнее, сейчас сотрудники отделов и бухгалтерии работают в тандеме.
Алгоритм работы заключается во внесении бухгалтером первичного документа (накладная, заявка-обоснование закупок малого объема) в модуль «Парус 8. Бухгалтерский учет» и его отработке. Далее работник отдела с помощью процедуры «Формирование приходных ордеров» формирует приходный ордер в Модуле. При формировании приходного ордера на каждый поступивший документ присваивается партия товарно-материальным ценностям. Благодаря партионному учету мы всегда можем отследить дату поступления товара (журнал складских операций), его сроки и, что самое важное, вести строгий контроль за сохранностью остатков, при формировании расходных накладных на отпуск потребителям или в подразделения специалисты отделов ссылаются на номер партии материальных запасов. Метод удобен для нашей организации — так мы ведем учет однотипных товаров.
После внесения документа в Модуль специалист отдела загружает его в систему электронного документооборота DirectumRX, руководитель (ЭЦП) ставит подпись, ответственный бухгалтер проверяет, подписывает (ЭП) и отрабатывает товарный отчет в модуле «Парус 8. Бухгалтерский учет».
Благодаря специалистам ООО «Парусник-Белгород», которые автоматизировали процесс движения товаров на складах, мы смогли грамотно организовать и правильно наладить систему учета товара и управления ею, а также отладить работу складов. Могу с уверенностью назвать основные плюсы и преимущества автоматизации складского учета:
- уход от бумажной волокиты;
- сокращение времени исполнения;
- удаленный контроль;
- корректная и обновляемая информация в электронном виде в базе;
- минимальный риск потери данных;
- создание документов на основе установленных шаблонов и образцов, благодаря чему сокращается количество ошибок.