Подготовка к формированию годовой отчетности — значимое мероприятие в работе рядового бухгалтера, которому нужно проверить за весь период (отчетный год) все разделы бухгалтерского учета и навести порядок. Как облегчить этот процесс?
М. В. Высторобская, главный бухгалтер Управления образования администрации Белгородского района Белгородской области
На примере Управления образования администрации Белгородского района Белгородской области (далее — Управление образования) покажем, как подготовиться к сдаче годовой отчетности без проблем, и расскажем, как в модуле «ПАРУС-Бюджет 8. Бухгалтерский учет» (далее — Система) пользоваться автоматическими проверками, которые помогают избежать многих ошибок в базе при их регулярном использовании.
В Управлении образования бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией, сотрудники которой сопровождают 75 образовательных учреждений Белгородского района и в своей работе руководствуются законодательными актами.
Для проверки базы перед формированием годовой отчетности рекомендуется выполнить следующие шаги:
- проверка банка (сверить остатки по расчетным счетам в базе);
- проверка учета основных средств и нематериальных активов. Проверка корректности отражения поступления и выбытия объектов основных средств и нематериальных активов по счетам. Также следует проверить порядок начисления амортизации;
- проверка оборотно-сальдовой ведомости (корректность оборотов и остатков по счетам бухгалтерского учета);
- проверка дебиторской и кредиторской задолженностей в разрезе контрагентов.
Специалистами ООО «Парусник-Белгород» для более эффективного и автоматического процесса проверки бухгалтерского учета был разработан функционал для сверки данных. Проверка данных финансовых систем учреждения — Система автоматизации финансово-казначейских органов — «Автоматизированный центр контроля исполнения бюджета» («АЦК-Финансы») и системы удаленного финансового документооборота Федерального казначейства (СУФД) осуществляется в разделе Системы Учет — Проверка корректности учетных данных — Сверка с выпиской (рисунок 1).
Рисунок 1. Раздел «Сверка с выпиской»В раздел «Сверка с выпиской» загружаем выписки из финансовых систем учреждений и запускаем действие «Сверка данных». В результате отобразятся расхождения данных (рисунки 2 и 3).
Рисунок 3. Сверка Выписки из АЦК для казенных учрежденийДля проверки учета основных средств и нематериальных активов разработан функционал по следующим направлениям:
- проверка операций и остатков (рисунок 4);
- проверка инвентарной картотеки (рисунок 5);
- проверка закрытия года (рисунок 6).
Рисунок 4. Проверка операций и остатков
Рисунок 5. Проверка инвентарной картотеки
Рисунок 6. Проверка закрытия годаДля этого были разработаны КОР-Разделы:
- проверка данных учета. Контроль финансовых показателей;
- проверка данных учета.
Результаты всех проверок (найденные ошибки) отображаются в разделе Системы «Проверка данных учета» после выполнения действия «Выполнить проверку». Для сбора информации выполняется анализ данных, существующих в следующих разделах системы:
- инвентарная картотека;
- хозяйственные операции (проводки);
- остатки средств по счетам;
- остатки товарно-материальных ценностей;
- расчеты с дебиторами (кредиторами).
Так называемая «экспресс-проверка» позволяет проконтролировать соблюдение правильного ведения операций и общее состояние бухгалтерского учета.