В 2024 году многие учреждения стали переходить на электронный документооборот, который касается в том числе и кадровых документов. Однако при применении кадрового документооборота работники должны дать согласие, а учреждение иметь соответствующую техническую возможность.
Е. В. Шестакова, кандидат юридических наук, практик в области правового и налогового консалтинга, бухгалтерского и бюджетного учета
Переход на кадровый документооборот
Каждое учреждение самостоятельно определяет порядок перехода на электронные документы. При этом выделим общие черты.
Разработка локального акта или решения
Учреждение вправе разработать один локальный акт или добавить указание на использование системы электронного документооборота (ЭДО) в разные локальные акты, такие как положение об оплате труда, учетную политику и другие документы.
В локальном акте можно определить перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется ЭДО.
Статьей 22.1 Трудового кодекса определены документы, в отношении которых взаимодействие работников с работодателем посредством ЭДО не будет осуществляться:
- трудовая книжка;
- сведения о трудовой деятельности работника, формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении работника;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.
Установка системы КЭДО
Работодатель должен самостоятельно определить, какую систему он будет использовать, применяя кадровый электронный документооборот (КЭДО): Единую цифровую платформу «Работа в России» и (или) информационную систему учреждения, которая обеспечивает подписание, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений. Прежде всего такая система должна быть удобна для работников, иметь техническую поддержку.
Расходы на создание и (или) эксплуатацию такой системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов несет работодатель.
Уведомление работников
В срок, установленный локальным нормативным актом, работодатель уведомляет каждого работника о:
- переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
- праве работника дать согласие на указанное взаимодействие (ст. 22.2 ТК РФ).