Централизованная бухгалтерия: сложности закупок


Продолжаем цикл статей, рассматривающих различные организационные вопросы, которые могут возникнуть при передаче полномочий по ведению учета от организации государственного сектора в централизованную бухгалтерию (ЦБ)[1].

Планирование и осуществление закупок

Поговорим об осуществлении закупок. Причем обо всех приобретениях товаров, работ, услуг, а не только о тех, которые производятся в порядке, определенном Законом от 5 апреля 2013 г. № 44?ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Мы будем говорить о той работе, которую в организациях государственного сектора выполняют экономисты.

В коммерческих организациях должностные обязанности экономиста описываются так: «выполняет работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышение эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой продукции и освоение новых видов, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов».

В государственном секторе в работу экономиста обычно не входят «эффективность и рентабельность», а также «высокие конечные результаты». «Экономистом» называется сотрудник планово-финансовой службы, который занимается тем, что согласует желания руководства и потребности учреждения в плане закупок, с одной стороны, с наличием прав на принятие обязательств и средств на их оплату — с другой стороны. Далее будет использоваться этот термин «экономист» именно в таком значении без кавычек. Вопрос прав на принятие обязательств наиболее остро стоит для получателей бюджетных средств, которые не имеют права принимать обязательства сверх свободного объема ЛБО на соответствующие цели.

Работа экономиста направлена на удовлетворение потребностей в приобретении товаров, работ, услуг, поэтому такие функции при передаче учета в централизованную бухгалтерию (ЦБ) гарантированно останутся в учреждении. При отсутствии экономиста эту работу, как правило, поручают сотрудникам бухгалтерии. После передачи полномочий по учету в ЦБ нередко роль экономиста достается бывшему бухгалтеру учреждения. Но для решения стоящих перед ним задач требуется теснейшее взаимодействие между экономистом в учреждении и бухгалтером в ЦБ. И вот почему — для осуществления закупки необходимы:

Исходная информация. Обычно всей полнотой информации обладает ЦБ. Но некоторая ключевая информация будет и в учреждении.

Информация это в первую очередь актуальные оперативные данные о свободных объемах прав на принятие обязательств, данные по счетам учета группы 0 500 00 000 «Санкционирование расходов». Наиболее правильным и логичным было бы, если бы экономисты вели учет по 500-м счетам. Но в реальной практике в подавляющем большинстве случаев экономисты, особенно если их в учреждении несколько, полностью отделяют себя от какой-либо бухгалтерской работы, предпочитая по мере надобности запрашивать необходимые сведения в бухгалтерии.

Решения. Их принимать может только учреждение, ведь закупки делаются для обеспечения его деятельности и за его средства.

Решения о том, что покупать, у кого покупать, по какой цене покупать, что делать, если покупать нельзя (нет средств, нет прав), а есть необходимость.

Действия. Отдельные действия будет выполнять учреждение, другие — ЦБ.

Действия включают в себя не только заключение договоров, то есть действия учреждения, но и отправку различных данных в различные органы (например, в органы Федерального казначейства), то есть действия ЦБ.

В процессе закупки этот цикл: информация — решения — действия может повториться не один раз. В таблице 1 рассмотрим вариант закупки с применением конкурентной процедуры и изменением цены контракта после его заключения.

Таблица 1 показывает, как важно при разработке Соглашения о передаче полномочий в ЦБ и порядка документооборота между учреждением и ЦБ тщательно продумать процесс взаимодействия планово-финансовой службы учреждения и ЦБ. Даже когда экономист и бухгалтер находятся в одном учреждении, между ними нередко возникают трения. А когда эти две функции будут исполняться в разных учреждениях, вероятность разногласий возрастет.

Таблица 1

Категория

Описание

Учреждение

ЦБ

Решение

О закупке

+

 

Информация

Об отсутствии свободных ЛБО

 

+

Решение

Об изменении характера закупки в соответствии с наличием свободных ЛБО

+

 

Информация

О наличии свободных ЛБО

 

+

Действие

Запуск закупки с применением конкурентной процедуры

+

 

Действие

Уведомление органа ФК о принимаемом обязательстве

 

+

Действие

Отражение в учете принимаемого обязательства и уменьшения свободного объема ЛБО

 

+

Действие

Закупка с применением конкурентной процедуры

+

 

Действие

Уведомление органа ФК о принятом бюджетном обязательстве с применением конкретных процедур

 

+

Действие

Отражение в учете принятого бюджетного обязательства и изменение свободного объема ЛБО

 

+

Информация

О наличии свободного объема ЛБО

 

+

Решение

Об уменьшении суммы контракта

+

 

Действие

Изменение условий контракта

+

 

Действие

Уведомление органа ФК об изменении бюджетного обязательства

 

+

Действие

Отражение в учете изменения бюджетного обязательства и изменение свободного объема ЛБО

 

+

Информация

О наличии свободного объема ЛБО

 

+

Трения и несогласованность

Чтобы было понятнее, о чем идет речь, рассмотрим такой пример.

Казенное учреждение получает от бюджета другого уровня целевую субсидию на проведение капитального ремонта актового зала. Контрактная документация оформляется учреждением. Соглашением о предоставлении субсидии предусмотрено, что средства будут израсходованы по КВР 243 «Закупка товаров, работ, услуг в целях капитального ремонта государственного (муниципального) имущества» и подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ. Именно так ЦБ и произвела оплату аванса. В тексте контракта упоминается только «капитальный ремонт помещения и оборудования». В документах о выполнении работ, представленных подрядчиком, видно, что кроме выполнения работ была произведена поставка проекционной аппаратуры (проектор, экран). До ремонта такого оборудования в зале не было. Возникает вопрос: каким образом централизованная бухгалтерия должна производить оплату оставшейся суммы и отражать в учете исполнение контракта? Фактическое исполнение контракта не полностью соответствует условиям предоставления субсидии — за приобретенную учреждением проекционную аппаратуру оплата должна производиться по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» и статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ. Орган казначейства может просто не пропустить всю оплату по КВР 243 «Закупка товаров, работ, услуг в целях капитального ремонта государственного (муниципального) имущества».

Законодательство дает некоторые разъяснения на этот случай.

В соответствии с частью 8 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете» в случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

ЦБ следует принять решение, как именно отразить или не отразить в учете такую ситуацию, в письменном виде известить руководителя учреждения и получить от него согласие или отказ плюс иное указание об отражении в учете.

Подобные ситуации в учреждениях возникают не так уж и редко, но штатные бухгалтеры, как правило, не идут на конфликт с руководителем. Для ЦБ нет препятствия в том, чтобы занять твердую позицию и защитить себя от возможных обвинений в нецелевом расходовании средств или нарушении порядка ведения учета.

В описанной ситуации можно было бы отразить платеж по КВР 243 «Закупка товаров, работ, услуг в целях капитального ремонта государственного (муниципального) имущества» и подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ в полной сумме, принять к учету вложения в основные средства и отразить услуги в оставшейся сумме. В результате в учете будет числиться дебиторская задолженность в виде переплаты за услуги и кредиторская задолженность за поставку основных средств. А дальше пусть сам руководитель учреждения решает, как из ситуации выходить: или пересматривать условия соглашения о субсидии, или возвращать подрядчику оборудование и требовать оказания услуг на ту же сумму или возврата денег.

Разумно предусмотреть возможные типовые конфликты и описать в соглашении о передаче полномочий стандартный вариант действия ЦБ для каждого случая несоответствия (примеры см. в таблице 2).

Таблица 2

Несоответствие

Действия ЦБ

Несоответствие типа материальных ценностей, услуг, работ, полученных по договору (контракту), типу, указанному в договоре

Учреждение уведомляется о несоответствии.

Оплата договора производится по кодам в соответствии с условиями договора. Принятие к учету полученных материальных ценностей, работ, услуг производится в соответствии с их типом согласно нормам законодательства и учетной политике. В результате возможно наличие в учете одновременно дебиторской и кредиторской задолженности одного и того же контрагента по разным счетам учета и/или аналитическим кодам

Несоответствие назначения аванса, выданного подотчетному лицу, типам материальных ценностей, работ, услуг, приобретенных подотчетным лицом согласно авансовому отчету (документам, приложенным к авансовому отчету)

Учреждение уведомляется о несоответствии.

Оплата аванса отражается в учете в соответствии с тем, какие коды классификации были фактически использованы. Принятие к учету полученных материальных ценностей, работ, услуг производится в соответствии с их типом согласно нормам законодательства и учетной политике. В результате возможно наличие в учете одновременно дебиторской и кредиторской задолженности одного и того же подотчетного лица по разным счетам учета и/или аналитическим кодам

Несоответствие первичного документа требованиям, установленным законодательством и учетной политикой учреждения

Первичный документ не принимается к учету, учреждению направляются разъяснения о причинах отклонения документа

В адрес ЦБ поступает распоряжение руководителя учреждения о выдаче денежных средств под отчет перечислением при наличии непогашенной своевременно задолженности по предыдущему авансу

Учреждение уведомляется о несоответствии. Перечисление под отчет производится ЦБ после получения подтверждения от руководителя учреждения об ознакомлении с уведомлением, по отдельному распоряжению руководителя учреждения

[1] См. журнал «Бюджетный учет» № 2/2017. С. 58—61; № 3/2017. С. 65—69; № 4/2017. С. 60—66.


Отметить
Версия для печати