Правила разработки собственной формы первичного учетного документа
Письмо Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414 отвечает на вопрос: В производственных целях ООО разработало собственную форму авансового отчета для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету расходов организации от подотчетных лиц, которая содержит все обязательные реквизиты, указанные в Федеральном законе № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Необходимость разработки собственной формы вызвана тем, что унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет» не содержит достаточного количество полей для отражения необходимой для организации информации производственного и управленческого характера и, наоборот, содержит иные поля, которые ООО в силу отсутствия определенных видов расчетов с подотчетными лицами никогда не использует (в ООО существует только безналичный вид расчетов с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт). Разработанная организацией форма авансового отчета также закреплена в учетной политике. Правомерно ли использование организацией самостоятельно разработанной формы авансового отчета по принятию к учету от подотчетного лица расходов в целях налогообложения налогом на прибыль? Бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Учитывая изложенное, в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо представлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1, либо доработанную с учетом требований о наличии обязательных реквизитов форму авансового отчета, утвердив ее в учетной политике.
