Какими документами подтверждать транспортные расходы

Письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354 касается вопроса о порядке учета расходов на приобретение топлива для целей налогообложения прибыли организаций.

В соответствии с НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком — то есть затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Указанный порядок обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций. Организации, на которых положения Приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения.

Налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ. По мнению Минфина, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь. Порядок заполнения первичных учетных документов и вопрос о необходимости сертификации системы навигации в качестве средства измерения пройденного пути к компетенции Минфина не относится.