Рабочая дружба
Умение поддерживать стиль делового общения, безусловно, важно. Но и дружеские отношения на работе не станут помехой в достижении поставленной цели, если они находятся в допустимых рамках, не ущемляют чьих-нибудь прав и не используются в корыстных целях
Трудно представить себе общение в течение рабочего времени, состоящее только из официальных фраз и обсуждения рабочих моментов. Между кем-то оно остается именно таким, а для некоторых переходит границы делового и приобретает более теплый оттенок. Такое общение привносит в работу неоспоримые плюсы. Например, помогает быстрее и эффективнее решать рабочие вопросы. А введение неформальных пауз — кофе-брейков в совещания помогает разрядить обстановку, снять напряжение. А все потому, что во время них в основном идет разговор «ни о чем». Понижается «градус атмосферы», и прийти к решению вопроса становится легче.
Формальное и неформальное
У любого человека с окружающими людьми отношения складываются по-разному. Бывает достаточно нескольких фраз, чтобы понять схожесть взглядов. Неформальное общение вносит в рабочую обстановку доверительные отношения, чувство поддержки и взаимовыручки.
Дадим определения формальному и неформальному общению:
формальное общение — то, которое происходит согласно нормам, правилам и должностным инструкциям, существующим в вашей организации или ее подразделении. Все разговоры построены исключительно на профессиональных темах, причем форма диалога подра-зумевает жесткость, сухость и безапелляционность. Общение идет в рамках поставленных задач, согласно должностным инструкциям и подчинено решению конкретных задач;неформальное общение — это рабочие коммуникации, в основе которых лежат взаимный интерес, взаимное приятие личностных свойств и достоинств, определенный уровень понимания, согласия, психологической близости.Формальное общение ввиду своей специфичности дает не слишком большое поле для изучения. Все вроде бы понятно и логично. Руководитель дает задание подчиненным, те, выполняя поставленную задачу, обсуждают пути ее решения. Что называется, «разговор по существу». Сухие планерки, отчеты, беспристрастная оценка результатов, строгая субординация. Неформальное же общение имеет гораздо больше уровней, нюансов, видов и форм. Например, бывает, что внешне отношения, выходящие за рамки формальных, никак не проявляются, положительные эмоции затушеваны. Просто нет нужды их демонстрировать, так как человек, с которым существует взаимопонимание, знает об этих отношениях, а вы, в свою очередь, уверены в нем. И эта невидимая связь, внутренняя взаимная открытость, уверенность, настроенность друг на друга, происходят без дополнительных усилий. И для понимания достаточно взгляда. А слов и не нужно, во-первых, потому что нет нужды долго объяснять свою мысль, во-вторых, камуфлировать ее словесными формулами.
Какое оно — неформальное общение?
Специалисты считают, что неформальные отношения существуют на основе двух уровней психологической близости: первичном и рациональном.Первичный уровень возникает уже при первом контакте (создается ощущение, что вы давно знаете друг друга). Он характеризуется высокой спонтанностью эмоционального восприятия, неосознанностью и мало поддается волевому регулированию. Этому уровню близости свойственны легкость, высокая степень доверия и понимания, правильный прогноз поведения партнера в ситуации и, наконец, приятие его со всеми сильными и слабыми сторонами.Рациональный уровень основан на понимании сходства установок, ценностей, норм, жизненного опыта. Он возникает на определенном этапе отношений с человеком, осознается и регулируется нами.Считается, что на работе более устойчивы отношения, основанные на общих ценностях и интересах (рациональный уровень), нежели отношения на основе симпатий и антипатий. Неформальные отношения в коллективе могут возникать между различным количеством людей. Причем с одними более тесные, с другими — менее. Можно выделить несколько различных форм взаимодействия среди сотрудников. Каждая из них так или иначе возникает в любом трудовом коллективе с определенной целью, а именно — наилучшей адаптации к его внутренним правилам и законам существования.Пара — два человека взаимно симпатизируют друг другу. Часто один из них бывает лишь дополнением или «спутником» другого.Треугольник — три человека симпатизируют друг другу и составляют свое маленькое, но вместе с тем очень тесное ядро коллектива.Квадрат — может образовываться как совокупность пар, отношения между которыми не обязательно имеют одинаковую интенсивность.Цепочка — это линейная связь между несколькими людьми, которая при определенных условиях может стать источником слухов, «испорченного телефона».Звезда — основывается на неформальном лидере, к которому приближены несколько членов коллектива.
Трудности и противоречия
Невозможно однозначно оценить все за и против неформального общения на работе. Социальные психологи считают, что дружба бывает очень полезной в решении поставленных задач, если вырастает из деловых совместных интересов. Правда, как бы тесно ни общались люди на личностном уровне, формальные отношения имеют специфику, которую нельзя сбрасывать со счетов. Тем более что грань между формальным и неформальным всегда размыта. С одной стороны, никакие формальные процедуры не в силах вытеснить неформальные отношения и устранить личные интересы из взаимодействия в рабочем коллективе.
А с другой — в неформальном общении всегда будут существовать моменты, отрицательно влияющие на работу. Постоянно есть риск, что один из друзей проявит себя как «предатель». Выяснение отношений, взаимные обиды и претензии становятся достоянием всего коллектива. В результате страдает и общее дело, и дружба. Но прогноз может быть и оптимистичным, если в «рабочей дружбе» следовать главному правилу — четко разделять личные и деловые интересы. Не стоит лишний раз демонстрировать, что вы с другом-коллегой — «заговорщики». Поэтому, если вы не уверены в том, что сможете проявить необходимый такт и соблюсти вышеназванные ограничения, лучше не рисковать и работать с друзьями в разных коллективах.
Наиболее противоречивой ситуацией неформального общения является та, где дружественными сторонами являются подчиненный и руководитель. Здесь далеко не все однозначно. Прежде всего, такие отношения неизбежно вызывают подозрения, слухи, домыслы и даже зависть со стороны коллег. Все ваши поступки рассматриваются под микроскопом и судят о них куда строже, чем о действиях тех, кто не отмечен особым благоволением руководителя. Возможны дружеские манипуляции, причем как со стороны руководителя, так и со стороны подчиненного.
Бывает, что сотрудники, считая себя приближенными к руководителю, перестают активно фокусироваться на профессиональных моментах, начинают морально и психологически шантажировать руководителя, играя на слабостях его натуры. Например, регулярно отпрашиваются по личным делам, нарушают рабочую дисциплину, деморализуют коллектив. Старая дружба нередко становится оправданием для коллеги, работающего спустя рукава или позволяющего себе опаздывать, затягивать выполнение заданий и при этом просить: «Войди в мое положение, прикрой, ты же знаешь, какие у меня сейчас обстоятельства...». Может возникнуть неприятная ситуация, когда подчиненный для достижения цели начинает использовать информацию, полученную в процессе неформального общения. В итоге страдает работа и возникает дискомфорт у начальника.
Но часто случается и обратная ситуация. Например, вы постоянно работаете сверхурочно (без дополнительной оплаты), выполняя работу вашего друга (будь то рядовой сотрудник или руководитель), вам расширяют сферу ответственности, ссылаясь на то, что вы — человек, на которого можно положиться, который «все понимает» и не оставит в трудную минуту. В такой ситуации спустя какое-то время неизбежно возникает устойчивое ощущение, что вас используют. Оно трансформируется сначала в обиду, потом — в обвинение, а за этим следует напряжение, а возможно, и разрыв отношений — как официальных, так и дружеских.
Как этого избежать? Оставаясь вне работы друзьями, помните, что в служебных ситуациях между начальником и подчиненным всегда следует соблюдать территориальную дистанцию, которая удобна для общения и зависит от ряда ситуативных и личностных моментов.
Вариант дружбы нескольких людей, находящихся примерно на одной служебной ступеньке, тоже имеет свои плюсы и минусы. Так, приятельские отношения с коллегой часто вызывают ревностные чувства у остальных, тем более если ваша связь не одобряется. Промахи вашего друга могут быть преувеличены, а вас могут обвинить в укрывательстве и бездеятельности. Неформальное общение также требует от партнеров постоянной эмоциональной отдачи. А это, к сожалению, трудновыполнимая задача. Вспомните, какую тревогу может вызвать внезапный холодный тон расположенного к вам человека. Как этот тон, отстраненность заставляют вас искать причину изменения отношений, пересматривать свои поступки и поведение в недавнем прошлом, искать пути сближения. Такое несоответствие часто вносит эмоциональную нестабильность в контакты и мешает работе.
Эти и другие тонкости неформального общения иногда являются причиной обострения отношений между друзьями и во всем коллективе. Бывает, дружеские связи разрываются из-за отсутствия зафиксированных прав и обязанностей, несоблюдения элементарных договоренностей, а также личностных особенностей коллег.
Негативные примеры не означают, что нельзя работать с друзьями или же необходимо четко проводить границу: «До шести мы с тобой работаем, а после шести — дружим». Это как раз тот случай, когда просто необходима некоторая формализация отношений — пусть не в виде должностной инструкции, но в виде зафиксированного круга обязанностей и полномочий.
Неформальное общение зачастую помогает быстрее и эффективнее решать рабочие вопросы. Конечно, в процессе работы в тесной связке из года в год сами по себе невольно возникают доверительные отношения между начальником и подчиненными. Главное — не переступать черту и всегда оставаться порядочным человеком. И помните, что кроме белого и черного существуют еще промежуточные оттенки.
И все-таки плюсы
Несмотря на все ограничения и аргументы против, присутствие товарища дает вам немало преимуществ. Приведем некоторые из них.
Защищенный тыл — это особенно важно в условиях кризиса или при работе над ответственным заданием. От друзей обычно ждут поддержки, охотнее прислушиваются к их идеям в решении трудной задачи. А если вас постигла неудача или очередное «воспитательное воздействие» со стороны руководителя, то именно «свой» человек выслушает, поймет и встанет на вашу сторону.
Дипломатия — возможность обсудить конфиденциальную или негативную информацию без риска ее утечки. При этом проводить обсуждение можно и в нерабочее время. Друг, в отличие от просто сотрудника, с пониманием отнесется к вашему звонку поздним вечером или в выходной день.
Правдивые отчеты — друзья обычно не боятся говорить правду, даже если она горькая. В результате вы будете обладать точной информацией о положении дел в отделе или в определенном рабочем направлении, будете знать мнение о вас и вашей работе. Возможность видеть ситуацию в коллективе как бы со стороны всегда поможет в построении отношений с другими сотрудниками и принятии необходимых решений.
Посредническая миссия — друг по определению является вашими глазами и ушами. В этом есть и положительные, и отрицательные моменты. Именно он становится идеальным передаточным звеном, способным в наиболее адекватной форме донести до остальных сотрудников нужные сведения в сложной или конфликтной ситуации и получить искреннюю поддержку и понимание.
Личный психотерапевт — иногда организация или ее руководитель настолько жестко навязывают дисциплину, соответствующие рамки и правила, что это вызывает напряженность, из такой ситуации хочется поскорее выйти. Таким возможным «бегством» и становится неформальное общение. И в этом смысле оно имеет реальное терапевтическое значение.
Итак, неформальное общение между сотрудниками неизменно вырастает из дружеских отношений, не определяемых должностными инструкциями. Будучи участниками таких взаимоотношений, вы связаны с коллегами общностью взглядов и переживаний, склонностей и интересов. У вас нет указаний на обязанности, согласованных ролей и, тем не менее, в определенной мере ваши тесные неформальные контакты влияют как на вашу позицию в коллективе, так и на общую картину взаимоотношений в организации. Именно это общение усиливает чувство солидарности и причастности к коллективу, проявляющееся не только в рабочее время, но и в часы совместного отдыха.
Таким образом, дружба во время работы и по ее окончании, сотрудничество и взаимопомощь формируют здоровый психологический климат в компании и создают основу для развития каждого члена организации и коллектива в целом.
Посетители и дистанция
Бывают ситуации, когда неформальное общение помогает установить контакт не только с сотрудниками, но и с посетителями. Поиск правильной формы общения с визитером требует достаточного уровня компетентности, учета норм этикета и правил приличия, принятых в вашей профессиональной деятельности. Прежде чем начинать неформальный разговор, учитывайте обстоятельства и место беседы, характер взаимоотношений, нормы поведения, присущие собеседнику. Конечно, личные качества посетителя имеют первостепенное значение для выбора соответствующей случаю темы беседы и вообще желания выходить за рамки формального общения. Чаще всего вы находите наиболее уместные темы без напряжения, легко идете на контакт тогда, когда собеседник приятен вам, близок вашим представлениям, ожиданиям и установкам. А если нет? В таких случаях необходимо помнить, что неформальный разговор с посетителем является частью вашей работы и, безусловно, с одной стороны, дает возможность заполнить возникшую паузу в ожидании события, встречи, а с другой — выражает уважение к нему. Вроде бы разговор ни о чем, а гость чувствует внимание к себе, признание собственной ценности и значимости. В результате такого общения вы усилите позитивное эмоциональное состояние посетителя и получите свой аванс доверия.
При построении неформального общения с гостями офиса особое внимание следует обратить на правильный выбор зональных пространств. Эти пространства определяют территориальную дистанцию, удобную для общения с тем или иным человеком. Такая дистанция между вами, будучи отражением реального или ожидаемого контакта, устанавливается с первых минут и зависит от ряда ситуативных и личностных моментов, а также может по-разному оцениваться вами и посетителем.
Выделяют четыре такие зоны:
интимная зона (15 сантиметров) — главная для каждого человека, именно ее мы охраняем, словно это наша частная собственность. Разрешение проникнуть в эту зону мы даем только тем, кто находится в тесном эмоциональном контакте с нами (дети, родители, супруг, близкие друзья и родственники). Как правило, если посетитель нарушает границу этой зоны (независимо от того, женщина это или мужчина), то вы непроизвольно начинаете испытывать дискомфорт и стараетесь любым способом отодвинуться от него;
личная зона (до 0,5 метра) — считается наилучшей для общения в коллективе. Именно она позволяет реализовать основной принцип деловых отношений — рациональность, поиск способов эффективного сотрудничества и установление взаимного доверия. Эта зона является оптимальной при выборе дистанции для общения с посетителем, которого вы хорошо знаете и поведение которого можете предугадать. Взаимодействие именно на такой дистанции поможет лучше почувствовать эмоциональный настрой гостя;
социальная зона (до 1,2 метра) — на таком расстоянии мы, как правило, держимся при случайных встречах с малознакомыми людьми или в ситуации жестко регламентированного формального общения. Указанная зона может быть выбрана при общении с посетителем, который вам незнаком и личностные характеристики которого вы затрудняетесь определить;
публичная зона (свыше 1,2 метра) — используется, как правило, при работе с большой группой посетителей или на совещании. Хотя, бывает, общаясь с гостем, хочется оказаться на расстоянии еще большем, чем эта зона.
Итак, если вы завяжете неформальную беседу с посетителем, который здесь и сейчас оказался рядом с вами, не забудьте о внутреннем маятнике вашего эмоционального общения — дистанции.
А о чем говорить? Начните с комплимента, а дальше ваш профессионализм подскажет и темы, и стиль общения. Помните, что, завязав непринужденный диалог на интересную и приятную для посетителя тему (чаще всего возникающий случайно, возможно, из впечатления настоящего момента, в связи с событиями, происходящими здесь и теперь, или событиями, связывавшими вас с собеседником ранее), вы будете выглядеть более профессионально, нежели отвернувшись к компьютеру и занявшись текущими делами.