Учет наличных  денежных средств клиентов в казначействе

А. В. Терехина

Продолжая тему централизации учета в органах Федерального казначейства1, расскажем об организации учета наличных денежных средств клиентов в органах Федерального казначейства.
А. Н. ТЕРЕХИНА, начальник отдела бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов УФК по Саратовской области

Банковские счета для учета операций с наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в органах Федерального казначейства, открываются территориальным управлениям Федерального казначейства в подразделениях расчетной сети Банка России или в кредитных учреждениях на балансовом счете 40116 «Средства для выплаты наличных денег организациям».

В кредитных учреждениях банковские счета открываются с учетом положений бюджетного законодательства Российской Федерации путем проведения аукциона на продажу права заключения государственного контракта на оказание услуг по открытию и ведению банковских счетов.

Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утверждены приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н (далее — Правила). Они регламентируют порядок работы органов Федерального казначейства в рамках кассового обслуживания.

В соответствии с установленными Правилами обеспечение клиентов наличными деньгами, а также взнос ими наличных денег осуществляются с банковских счетов 40116 отдельно для операций по обеспечению наличными деньгами: 

• получателей средств федерального бюджета и их уполномоченных подразделений;
• получателей средств бюджетов субъектов Российской Федерации и их уполномоченных подразделений;
• получателей средств местных бюджетов и их уполномоченных подразделений (отдельно по каждому муниципальному образованию);
• федеральных бюджетных учреждений, автономных учреждений, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной собственности, и их уполномоченных подразделений;
• государственной компании «Российские автомобильные дороги»;
• бюджетных учреждений субъектов Российской Федерации, автономных учреждений, созданных на базе имущества, находящегося в собственности субъекта Российской Федерации, и их уполномоченных подразделений;
• муниципальных бюджетных учреждений, автономных учреждений, созданных на базе имущества, находящегося в муниципальной собственности, и их уполномоченных подразделений (отдельно по каждому муниципальному образованию). 

Взаимодействие с банком

В целях качественного и своевременного обеспечения клиентов наличными денежными средствами Управлению открываются банковские счета 40116 в подразделениях расчетной сети Банка России или кредитных организациях на территории муниципальных районов субъекта Российской Федерации по месту обслуживания организаций, лицевые счета которым открыты в казначействе.

При заключении банковских договоров на открытие и обслуживание банковских счетов 40116 учитываются особенности, утвержденные Положением Банка России и Минфина России от 18 октября 2010 г. № 360-П/126н.

Особенности предполагают открытие и ведение банковских счетов 40116 Управления при наделении им полномочиями по распоряжению денежными средствами, находящимися на этих счетах, сотрудников отделений Управления (территориальных отделов Управления), устанавливают требования по оформлению Карточки с образцами подписей и оттиска печати (ф. 0401026) и регулируют вопросы, связанные с прекращением делегированных полномочий.

Указания Банка России и Минфина РФ от 31 мая 2012 г. № 2825-У/73н вносят изменения в порядок взаимодействия казначейства с банком.

Ранее операции по банковскому счету 40116 Управления (открытому в подразделении расчетной сети Банка России) осуществлялись на основании документов, составленных отделением Управления и представленных им в банк только на бумажном носителе, в текущей редакции расчетные документы, составленные отделением Управления, могут быть представлены как в электронном виде, так и на бумажном носителе, кассовые документы — на бумажном носителе.

Основным документом, подтверждающим полномочия лиц, имеющих право распоряжаться денежными средствами, находящимися на банковских счетах 40116 Управления (право первой и второй подписи), является распорядительный акт Управления.

Одновременно с этим распорядительным актом Управления сотрудникам отделений Управления (территориальных отделов Управления) могут делегироваться следующие полномочия:

1. Оформление первой и второй подписью следующих документов: 

• Заявление на получение денежных чековых книжек в банке;
• Журнал регистрации бланков денежных чековых книжек (ф. 0531713);
• Заявление на получение денежных чековых книжек (ф. 0531712), представленное клиентом;
• Заявление на получение карт (ф. 0531842), представленное клиентом;
• Журнал регистрации карт (ф. 0531843). 

2. Представление интересов в соответствующем учреждении банка с правом: 

• получения выписок из соответствующих банковских счетов 40116 и прилагаемых к ним документов;
• получения необходимого количества денежных чековых книжек;
• получения расчетных (дебетовых) карт;
• возврата неиспользованных денежных чеков и корешков;
• представления расчетных документов на бумажном носителе;
• возврата расчетных (дебетовых) карт;
• подписания от имени Управления договоров банковских счетов, договоров кассового обслуживания и дополнительных соглашений к ним, соглашений о расторжении указанных договоров с Центральным банком Российской Федерации. 

3. Осуществление: 

• учета и регистрации денежных чековых книжек (расчетных (дебетовых) карт) в Журнале регистрации бланков денежных чековых книжек (Журнале регистрации карт);
• приема и проверки Заявления на получение денежных чековых книжек (Заявления на получение карт), представленного клиентом;
• проверки наличия всех денежных чеков в соответствующей чековой книжке и ее оформления в установленном порядке;
• выдачи чековых книжек (расчетных (дебетовых) карт) клиенту;
• приема и проверки заявления клиента о возврате неиспользованных денежных чеков (расчетных (дебетовых) карт). 

4. Формирование и хранение документов операционного дня по соответствующим банковским счетам 40116.

Бюджетный учет

Объектами бюджетного учета операций с наличными денежными средствами клиентов являются: 

• денежные средства на банковских счетах 40116 Управления;
• расчеты, возникающие со средствами бюджетов и средствами неучастников бюджетного процесса на счетах органов Федерального казначейства для выплаты наличных денег. 

Основанием для отражения в бюджетном учете казначейства операций с наличными денежными средствами клиентов являются расчетные и кассовые документы: 

• Платежное поручение (ф. 0401060),
• Объявления на взнос наличными (ф. 0402001),
• денежные чеки. 

Для учета операций с наличными денежными средствами используется следующая корреспонденция счетов:

Поступление на банковские счета 40116 Управления денежных средств:

в рамках кассового обслуживания исполнения федерального бюджета

Дебет 100 01 05 02 01 01 0000 1(3) 203 32 510
«Поступления средств бюджета на счета для выплаты наличных денег»
Кредит 100 00 00 00 00 00 0000 1(3) 306 00 730
«Увеличение кредиторской задолженности по выплате наличных денег»; 

в рамках кассового обслуживания исполнения областного (местных) бюджетов

Дебет 100 01 05 02 01 хх 0000 1(3) 20332 510
«Поступления средств бюджета на счета для выплаты наличных денег»
Кредит 100 00 00 00 00 00 0000 1(3) 30600 730
«Увеличение кредиторской задолженности по выплате наличных денег»;

в рамках кассового обслуживания бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций

Дебет 100 01 05 02 01 хх 0000 8 2033×510
«Поступления средств бюджетных учреждений (автономных учреждений, иных организаций) на счета для выплаты наличных денег»
Кредит 100 00 00 00 00 00 0000 8 30600 730
«Увеличение кредиторской задолженности по выплате наличных денег».

Выбытие денежных средств с банковских счетов 40116 Управления:

в рамках кассового обслуживания исполнения федерального бюджета

Дебет 100 00 00 00 00 00 0000 1(3) 30600 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег»
Кредит 100 01 05 02 01 01 0000 1(3) 20332 610
«Выбытие средств бюджета со счетов для выплаты наличных денег»;

в рамках кассового обслуживания исполнения областного (местных) бюджетов

Дебет 100 00 00 00 00 00 0000 1(3) 30600 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег»
Кредит 100 01 05 02 01 хх 0000 1(3) 20332 610
«Выбытие средств бюджета со счетов для выплаты наличных денег»;

в рамках кассового обслуживания бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций

Дебет 100 00 00 00 00 00 0000 8 30600 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег»
Кредит 100 01 05 02 01 хх 0000 8 2033×610
«Выбытие средств бюджетных учреждений (автономных учреждений, иных организаций) со счетов для выплаты наличных денег».

Ежедневно операции, проведенные за день, отражаются позиционным способом в Журнале операций (ф. 0504071) с указанием реквизитов первичных документов, на основании которых была совершена операция.

Данные оборотов по счетам бюджетного учета, учтенных в Журнале, записываются в Главную книгу (ф. 0504072).

Аналитическим регистром, подтверждающим синтетический учет проведенных операций с наличными денежными средствами, является Многографная карточка (ф. 0504054) по счету бюджетного учета 0 306 00 000 «Расчеты по выплате наличных денег». Указанный регистр отражает проведенные операции с наличными деньгами в разрезе клиентов, вида деятельности, уровня бюджета бюджетной системы Российской Федерации.

Организация документооборота (опыт УФК по Саратовской области)

Ранее уже отмечалось, что банковские счета 40116 открываются Управлению в учреждениях банка на территории муниципальных районов субъекта Российской Федерации по месту обслуживания организаций, лицевые счета которым открыты в казначействе.

В условиях централизации учета на уровне Управления важной задачей становится организация оптимального документооборота, обеспечивающего качественный и достоверный учет операций с наличными деньгами в разрезе каждого клиента. Каким образом это организовать в условиях территориальной удаленности? Поделимся опытом нашего региона.

В рамках кассового обслуживания исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, а также обслуживания неучастников бюджетного процесса Управлению на территории 38 муниципальных районов Саратовской области открыт 561 банковский счет для учета операций с наличными денежными средствами клиентов в учреждениях банка, с которыми организован электронный документооборот.

Ежедневно ответственные специалисты территориальных отделов Управления в автоматизированном режиме осуществляют загрузку электронных аналогов выписок из соответствующих банковских счетов 40116 Управления в учетную систему казначейства (АСФК) и дальнейшую их обработку, которая включает в себя ввод недостающих реквизитов Объявления на взнос наличными (в случае необходимости), перевод выписки в окончательный статус и т. д. Все работы по обработке банковских выписок заканчиваются в установленное время, которое утверждено регламентом выполнения операций в ППО АСФК Управления.

Далее специалисты службы бюджетного учета Управления осуществляют: 

• проверку полноты и своевременности обработки банковских выписок по счетам 40116 территориальными отделами Управления;
• проверку правильности отражения операций с наличными деньгами на счетах бюджетного учета по всем банковским счетам 40116 Управления;
• формирование необходимых регистров бюджетного учета, отражающих указанные операции;
• проверку данных оперативного отчета, содержащего информацию об остатках на банковских счетах Управления (Отчет об остатках средств на счетах, открытых органами Федерального казначейства в учреждениях Банка России и кредитных организациях (ф. 0521458)). 

Для проверки полноты обработки банковских выписок по счетам 40116 используется Оборотная ведомость.

Данный отчет является нерегламентированной формой отчетности и отражает в зависимости от заданных параметров обороты за выбранный период, входящее и исходящее сальдо с детализацией по различным аналитическим признакам. Отчет формируется в АСФК, основываясь на данных бюджетного учета (по проводкам).

В целях проверки операций по банковским счетам 40116 Оборотная ведомость формируется путем отбора соответствующего номера счета бюджетного учета, кода уровня бюджета c детализацией номеров банковских счетов.

В случае отсутствия операций за отчетный операционный день по какому-либо из банковских счетов 40116 соответствующий территориальный отдел Управления в установленное время представляет в Управление информацию об отсутствии движения на банковском счете 40116 с указанием номера банковского счета (данная процедура утверждена Порядком взаимодействия с отделами Управления, расположенными на территории муниципальных районов Саратовской области).

Такого рода информация необходима для того, чтобы исключить ситуацию невыполнения своевременной процедуры загрузки электронных аналогов банковских выписок по счетам 40116 территориальными отделами Управления в АСФК и как следствие — предоставления некачественной оперативной информации.

Далее осуществляется проверка правильности отражения операций с наличными денежными средствами на счетах бюджетного учета и формирование установленных регистров бюджетного учета.

Указанная процедура помимо проверки правильности простановки проводок включает в себя контроль идентичности данных бюджетного учета с данными операционного учета.

Данный контроль основан на сопоставлении суммарного итога оборотов по дебету и кредиту Оборотной ведомости, сформированной по соответствующему коду уровня бюджета и номера счета бюджетного учета, с данными первички, то есть суммарным оборотом по дебету и кредиту банковских выписок по счетам 40116, зарегистрированным в АСФК по соответствующему уровню бюджета (рис. 2).

Контроль соответствия данных синтетического учета данным аналитического учета осуществляется путем сопоставления итоговых данных регистра Многографная карточка (входящее сальдо, оборот по дебету и кредиту, исходящее сальдо) с учетом вида деятельности с данными соответствующих регистров бюджетного учета (Журнала по прочим операциям и Главной книги).

В соответствии с утвержденным в Управлении порядком уполномоченные сотрудники территориальных отделов Управления осуществляют ежедневную сверку правильности отражения проведенных операций с наличными денежными средствами клиентов на соответствие учтенному коду вида деятельности и наименованию клиента путем сопоставления данных, указанных в кассовом документе, с данными Многографной карточки, сформированной специалистами отдела бюджетного учета в разрезе бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и вида финансового обеспечения.

Показатели оперативного Отчета об остатках средств на счетах, открытых органами Федерального казначейства в учреждениях Банка России и кредитных организациях (ф. 0521458), отражающие остатки на банковских счетах 40116 Управления, сверяются с данными Главных книг по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию неучастников бюджетного процесса.

В целях обеспечения бесперебойной работы при осуществлении операций с наличными денежными средствами клиентов при возникновении технических проблем в Управлении разработан и утвержден порядок, устанавливающий последовательность действий и процедуры взаимодействия с территориальными отделами Управления в случае отсутствия технической возможности регистрации документов в учетной системе (АСФК).

Заключение

Организация эффективного документооборота в условиях территориальной удаленности, своевременный оперативный контроль правильности проведения операций с наличными денежными средствами, достоверный бюджетный учет играют важную роль в деятельности органов Федерального казначейства, обеспечивая качественное обслуживание клиентов и предоставление оперативной информации внешним и внутренним пользователям.