Праздник каждый день
Приведенный анализ праздничных расходов показывает, как тщательно надо подходить к планированию расходов на проведение праздничного мероприятия по статьям КОСГУ. Сколько усилий надо приложить для обоснования плановых и подтверждения фактических расходов. И какое внимание следует уделять проверке праздничных расходов при проведении контрольно-ревизионных мероприятий.
Государственные (муниципальные) учреждения нередко проводят различные праздничные мероприятия. Такие операции осуществляют как непосредственно администрации муниципальных образований, так и специализированные учреждения (комитеты по молодежной политике, казенные учреждения культуры и другие). Очень часто при этом все расходы по проведению праздничного мероприятия отражаются по статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ независимо от вида расходов. Разберемся, насколько это правильно.
Почему так?
Задав бухгалтеру вопрос, почему расходы по праздничному мероприятию были отнесены к статье 290 «Прочие расходы», можно услышать два самых распространенных ответа:
- так написано в бюджетной классификации;
- мы так всегда делали.
Также бухгалтер обычно ссылается на последний пункт указаний о порядке применения статьи 290 «Прочие расходы» КОСГУ, который в Указаниях о порядке применения бюджетной классификации, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н, так же как и в ранее действующих, звучит так: «другие аналогичные расходы».
Прямое указание об отнесении расходов на приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции к статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ появилось в Указаниях № 190н. Ранее разъяснения об отражении таких расходов были даны в письме Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 02-05-10/383.
К сожалению, в бухгалтерской практике распространено достаточно много заблуждений, не подкрепленных или прямо противоречащих нормам законодательства (см. статью «Энциклопедия заблуждений»1).
Что на что похоже
Чтобы понять, являются ли расходы на проведение праздничных мероприятий аналогичными другим расходам, прямо перечисленным в статье 290 «Прочие расходы», следует выделить общие черты этих расходов, на основании которых они и были отнесены к одной статье КОСГУ.
Анализ расходов по указанной статье показывает, что все они (за некоторыми исключениями, о которых будет сказано далее) являются безвозмездными. То есть такие расходы не предполагают, что получатель денежных средств обязан что-то сделать в пользу учреждения или передать какие-либо материальные ценности.
На эту особенность применения статьи 290 КОСГУ также прямо указано в преамбуле к перечню расходов: на данную статью относятся расходы, не связанные с приобретением работ, услуг для государственных (муниципальных) нужд, обслуживанием государственных и муниципальных долговых обязательств, предоставлением за счет средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации безвозмездных и безвозвратных трансфертов организациям, бюджетам, осуществлением социального обеспечения.
Из всего перечня расходов, отнесенных к статье 290 «Прочие расходы», возмездными являются только: представительские расходы, расходы на приобретение (изготовление) специальной продукции, расходы на приобретение (изготовление) подарочной продукции. В контексте обсуждаемого вопроса из этих трех видов возмездных расходов нас интересует только подарочная продукция.
Приобретение специальной продукции никаких аналогий с расходами на проведение праздничных мероприятий не имеет. Есть, например, соответствующие нормативные документы МВД, содержащие перечень специальной продукции, который, понятно, ничуть не похож на расходы по проведению праздничных мероприятий.
Представительские расходы также не могут считаться аналогичными расходам на проведение праздничных мероприятий. Это расходы, связанные с приемом и обслуживанием официальных делегаций, осуществляемые по нормам и согласно перечню. Кроме того, существуют представительские расходы в виде выплат руководителям ведомств.
Понятие «подарок» в контексте применения бюджетной классификации можно определить следующим образом: товарно-материальные ценности или денежные средства, которые передаются безвозмездно и без каких-либо ограничений на их использование одариваемым.
Внимание! В рамках статьи 290 «Прочие расходы» КОСГУ предусмотрено осуществление только безвозмездных расходов (за исключением ряда оговоренных случаев).
Расходы, которые оформляются актами об оказании услуг, актами выполненных работ, товарными накладными, не являются безвозмездными.
Расход, да не тот
Нередко в Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками можно видеть такого рода записи:
Дебет 401 20 290
«Прочие расходы»
Кредит 302 91 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам»
— приняты к учету расходы на проведение празднования Нового года.
Контрагент: ИП Степанюк А. Р.
Приведенный пример наглядно иллюстрирует распространенное явление: бухгалтер в быту прекрасно понимает значение тех или иных понятий, а как дело доходит до бухгалтерского учета, понимать перестает. Допустим, он прочтет рекламу в газете: «Проведение детских праздников» — и сразу представит себе неких людей, которые наряжаются клоунами и приходят в гости веселить детей. И тут же этот бухгалтер в регистре учета пишет, что индивидуальный предприниматель проводит празднование Нового года. Значит, гражданка Степанюк А. Р. надевает костюм Снегурочки и в новогоднюю ночь развлекает жителей на центральной площади села?
В 99,9 % случаев на самом деле производится оплата за поставленные товарно-материальные ценности. Так, например, ИП Степанюк А. Р. на самом деле продала сельской администрации елочные игрушки для украшения елки на центральной площади села и подарочные кондитерские наборы для детей. О чем есть и товарная накладная, и корешок доверенности.
Речь в описанном примере идет не просто о неточности формулировки в учетном регистре. Неправильная формулировка может привести к неправильному пониманию бухгалтером сути хозяйственной операции. А неправильное понимание ведет к неправильной оплате по кодам классификации и к неправильному отражению в учете.
При контрольно-ревизионных мероприятиях имеет смысл уделять пристальное внимание разного рода «праздничным» расходам, особенно отраженным в учетных регистрах приведенным в примере образом.
Внимание! При контрольно-ревизионных мероприятиях имеет смысл уделять пристальное внимание разного рода «праздничным» расходам, особенно отраженным в учетных регистрах приведенным в примере образом.
Состав расходов на проведение праздничных мероприятий
Рассмотрим перечень расходов, которые наиболее характерны для праздничных мероприятий. Проанализируем все эти категории расходов с точки зрения принципов выбора статей КОСГУ, а также с точки зрения отражения в учете и документального оформления.
1. Приобретение (изготовление) товарно-материальных ценностей для вручения, дарения (подарков)
Как было отмечено ранее, это — единственный из видов «праздничных» расходов, который согласно действующей бюджетной классификации прямо отнесен к статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ.
Также повторим, что подарок — это предмет или денежные средства, передаваемые безвозмездно и без каких-либо условий их использования. Это отличает подарки от целевых средств (например, грантов).
В отношении подарков следует принимать во внимание следующие обстоятельства:
- поскольку подарки являются материальными ценностями, они должны проходить через количественно-суммовой номенклатурный учет. В соответствии с пунктом 354 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), учет подарков необходимо вести на забалансовом счете 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». Списание подарков с указанного забалансового счета должно подтверждаться первичными документами, утвержденными в рамках учетной политики субъекта учета. В установленные сроки, но не реже одного раза в год перед составлением годовой отчетности должна проводиться инвентаризация подарков;
Внимание! Отсутствие количественно-суммового номенклатурного учета подарков на забалансовом счете 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» следует считать грубым нарушением.
- при планировании сметы расходов на проведение праздничного мероприятия должно обосновываться ожидаемое количество получателей подарков или утверждаться именной список.
При списании врученных подарков факт вручения должен быть подтвержден документально. Если подарки вручались пофамильно, подтверждением может служить соответствующая ведомость. В случае если подарки вручались «всем пришедшим на мероприятие», основанием могут служить фото- и видеоматериалы, подтверждающие дату вручения, вид подарков и количество получающих. Если в рамках проведения праздничного мероприятия производилась рассылка поздравительных писем, открыток и т. д., подтверждающими документами будут реестры отправленной корреспонденции, а также соответствующие суммы почтовых расходов.
Внимание! Списание подарков допускается только в объеме документально подтвержденных фактически врученных подарков, а также документально подтвержденного ущерба от недостачи и иных причин.
Возможно также списание подарков, привязанных к определенной дате (например, памятные сувениры к 225-летию города), не врученных до истечения срока праздника.
Не врученные в день праздника подарки остаются в учреждении и числятся в учете на забалансовом счете 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» до списания в установленном порядке. Причем использование неврученных подарков на нужды учреждения допустимо только после исправления кассового расхода по их приобретению со статьи 290 «Прочие расходы» на 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ;
- ценные подарки, полученные гражданами от организаций, подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц. Для общей категории налогоплательщиков необлагаемый налогом минимум суммы подарков составляет 4000 рублей (ст. 217 п. 28 НК РФ), для ветеранов Великой Отечественной войны, инвалидов Великой Отечественной войны и ряда других категорий граждан — 10 000 рублей (ст. 217 п. 33 НК РФ).
В соответствии с требованиями статьи 226 Налогового кодекса учреждение как налоговый агент, в случае вручения гражданину ценных подарков в течение года на сумму, превышающую указанные пределы, обязано в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика. В связи с этим в случае вручения ценных подарков может возникнуть необходимость регистрации не только Ф. И. О. получателей, но и их ИНН.
2. Приобретение товарно-материальных ценностей, расходуемых (потребляемых) сторонними лицами во время проведения праздничных мероприятий
На праздничном мероприятии может не только производиться раздача подарков — нередко участников и гостей мероприятия ждут различные угощения.
В отличие от подарков, которые одариваемый может использовать, как ему хочется, угощение предполагает только один способ использования. Следовательно, угощение подарком считать нельзя. Таким образом, расходы на приобретение продуктов, которые пойдут на угощение при проведении праздничного мероприятия, не подпадают под статью 290 «Прочие расходы» КОСГУ.
Материальные ценности, предназначенные для потребления (расходования) гостями и участниками в процессе проведения праздничного мероприятия, следует приобретать по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ, учитывать и расходовать в общем порядке, предусмотренном для материальных запасов в соответствии с законодательством и положениями учетной политики учреждения.
Так же как и для подарков, для таких расходов рекомендуется кроме актов о списании материальных запасов установленной формы иметь дополнительное документальное подтверждение количества участников праздничного мероприятия (например, фото- или видеоматериалы).
Поскольку продукты питания, приобретаемые для угощения участников праздничного мероприятия, могут иметь ограниченный срок хранения, еще на этапе планирования сметы мероприятия следует максимально точно обосновать предполагаемое количество участников.
3. Приобретение товарно-материальных ценностей, расходуемых самим учреждением при подготовке или в процессе проведения мероприятия
Также нередко для проведения праздничных мероприятий материальные ценности расходуются самим учреждением, например, для оформления (воздушные шары, ленточки, флажки и т. д.), для доставки персонала учреждения и оборудования.
Для проведения праздничных мероприятий могут использоваться специально приобретенные (изготовленные) основные средства, как то: баннеры, растяжки, стенды. По-скольку такое имущество используется (расходуется) самим учреждением и учреждение само проводит праздничное мероприятие, такие расходы не могут быть отнесены к статье 290 «Прочие расходы»
КОСГУ — приобретение материальных запасов и основных средств, используемых учреждением в осуществлении своей деятельности, согласно нормам учета и бюджетной классификации относятся к статьям 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
При определении статьи КОСГУ для приобретения (изготовления) праздничных баннеров, растяжек, стендов и т. д. следует исходить из принципа многократности использования: основное средство — это то, что используется многократно или постоянно в течение более чем 12 месяцев. То есть растяжка «113 лет селу Еланино» — одноразовая, и ее нельзя считать основным средством, изготовление следует оплатить по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. А баннер «Добро пожаловать на празднование Дня района» при бережном хранении и отсутствии стихийных бедствий может прослужить не один год, и расходы на его изготовление следует отнести на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ.
По приведенному ранее примеру с ИП Степанюк А. Р. ситуация следующая:
- в части приобретения подарочных кондитерских наборов действительно следовало использовать статью 290 «Прочие расходы» КОСГУ. Кроме отражения начисления по кредиту счета 1 302 91 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам» поступление следовало отразить на забалансовом счете 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». При выдаче подарков необходимо произвести списание с забалансового счета 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в соответствии с первичными документами;
- в части приобретения елочных украшений следовало использовать статью 340 КОСГУ; оприходовать елочные игрушки на счет 1 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения». Списывать елочные игрушки нужно в соответствии с учетной политикой учреждения или при уничтожении, или при выдаче на нужды учреждения.
Неправильное отражение вида расхода в учетном регистре наглядно свидетельствовало, что бухгалтер неправильно понял суть произведенных расходов и как следствие допустил целый ряд грубых ошибок: неправильно выбрал статью КОСГУ на часть расходов, не отразил материальные ценности в количественно-суммовом учете.
4. Приобретение услуг, работ в пользу участников и гостей праздничных мероприятий
Редко, но встречается ситуация, когда государственное (муниципальное) учреждение, проводящее праздничное мероприятие, приобретает у различных подрядчиков услуги в пользу участников или гостей праздничных мероприятий, например, услуги по доставке автотранспортом.
Поскольку такие расходы являются возмездными (оформляются актом об оказании услуг или актом выполненных работ) и не являются подарком, нет оснований для отнесения их к статье 290 КОСГУ. Статью КОСГУ для таких расходов следует выбирать в соответствии с экономической сутью произведенных расходов, например:
- расходы на доставку участников и гостей праздничного мероприятия относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОГСУ;
- расходы на почтовую доставку поздравительных писем, открыток, почтовых карточек относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.
5. Приобретение услуг, работ в целях организации проведения праздника
Часть расходов, связанных с проведением праздничного мероприятия, учреждение может осуществлять путем заключения договоров со сторонними лицами (организациями), например: нанимать ведущего; арендовать помещение; приобретать работы по украшению помещения (площади) воздушными шарами; приобретать услуги по проведению праздничного фейерверка; привлекать сторонних лиц для расклеивания по городу праздничных плакатов и т. д.
Также учреждение может заключить комплексный договор на проведение всего праздничного мероприятия со сторонним подрядчиком, включающий в себя различные виды расходов из числа перечисленных ранее: и доставку, и украшение, и иные необходимые услуги.
В соответствии с определением статьи 290 «Прочие расходы» КОСГУ к этой статье не относятся расходы на приобретение работ и услуг для государственных (муниципальных) нужд. Следовательно, такие праздничные расходы следует относить на подстатьи КОСГУ в соответствии с экономическим содержанием приобретаемых работ и услуг.