Централизованные поставки
Централизованные поставки применяются во многих учреждениях. Это может быть снабжение больниц лекарственными средствами и оборудованием, образовательных учреждений пособиями и оборудованием, филиалов учреждений материальными запасами и т. д.
Чтобы разъяснить ряд вопросов, возникающих при организации централизованных поставок, в Инструкцию по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденную приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н (далее — Инструкция № 162н) внесен раздел 6 «О порядке учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями», в котором приведен порядок отражения бухгалтерских операций.
В процессе централизованных закупок, как правило, участвуют три стороны: заказчик, грузополучатель, поставщик.
Заказчиком является получатель бюджетных средств, уполномоченный на заключение государственного или муниципального контракта на централизованную поставку. Он же производит расчеты с поставщиками по централизованному снабжению (поставкам). При процедуре централизованного снабжения поставщик в первичных учетных документах должен обязательно отразить дополнительные реквизиты:
- полное наименование государственного (муниципального) заказчика;
- наименование учреждения (грузополучателя);
- реквизиты государственного (муниципального) контракта, договора, по которому осуществляется централизованная поставка.
Одним из обязательных документов, которые нужно оформить при централизованных поставках, является Извещение (ф. 0504805). Его оформляют и учреждение-заказчик (далее — Заказчик) и учреждение-грузополучатель (далее — Грузополучатель).
В случае формирования документа Заказчиком Грузополучатель при получении Извещения (ф. 0504805) в двух экземплярах об отправке в его адрес поставщиком материальных ценностей следит за их прибытием и сообщает Заказчику о поступлении и отражении в учете этих ценностей, направляя ему второй экземпляр документа. Если в срок, достаточный для транспортировки, материальные ценности не поступили в адрес Грузополучателя, он должен известить об этом Заказчика для принятия мер к розыску и доставке их адресату.
В рамках формирования учетной политики и согласно условиям государственного (муниципального) контракта на поставку учреждение-грузополучатель вправе при получении имущества от поставщика оформить Извещение в двух экземплярах с направлением их учреждению-заказчику. При этом учреждение-заказчик оформляет Извещение в своей части и направляет его учреждению-грузополучателю.
Отражаем в учете
Заказчик
Процедура централизованного снабжения отражается в учете и Заказчика и Грузополучателя.
В случае если условиями договора на поставку материальных ценностей предусмотрено перечисление аванса, то Заказчик, выполнив указанную операцию, делает следующие записи:
Дебет 1 206 31 560, 1 206 32 560, 1 206 34 560
«Увеличение дебиторской задолженности по авансам по приобретению основных средств», «Увеличение дебиторской задолженности по авансам по приобретению нематериальных активов», «Увеличение дебиторской задолженности по авансам по приобретению материальных запасов»
Кредит 1 304 05 310, 1 304 05 320, 1 304 05 340
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению основных средств», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению нематериальных активов», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению материальных запасов»
— перечислен аванс поставщику согласно договору.
В зависимости от условий контракта, заключенного с поставщиком, груз может быть доставлен в адрес Заказчика и в дальнейшем распределен им в пользу подведомственных учреждений или напрямую Грузополучателю. На основании полученных от поставщика первичных документов (счетов, накладных и др.), подтверждающих исполнение им обязанностей по поставке материальных ценностей Грузополучателю и (или) Извещения от Грузополучателя с приложением документов, подтверждающих поставку, Заказчик отражает хозяйственные операции следующими записями:
— по договору, предусматривающему исполнение централизованной поставки в пользу Грузополучателя:
Дебет 1 304 04 310, 1 304 04 320, 1 304 04 340
«Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств», «Внутриведомственные расчеты по приобретению нематериальных активов», «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»
Кредит 1 302 31 730, 1 302 32 730, 1 302 34 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению нематериальных активов», «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
— поставлены материальные ценности подведомственному Грузополучателю;
— по договору, предусматривающему исполнение централизованной поставки в пользу Заказчика с дальнейшей передачей приобретенного имущества в рамках централизованного снабжения в пользу Грузополучателя:
Дебет 1 106 11 310, 1 106 31 310, 1 106 32 320, 1 106 34 340
«Увеличение вложений в основные средства — недвижимое имущество учреждения», «Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения», «Увеличение вложений в нематериальные активы — иное движимое имущество учреждения», «Увеличение вложений в материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 1 302 31 730, 1 302 32 730, 1 302 34 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению нематериальных активов», «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
— принята к учету сумма произведенных вложений на приобретение (создание, изготовление) материальных ценностей.
Одновременно с этим Заказчик высылает Грузополучателю или централизованной бухгалтерии, которая исполняет полномочия Грузополучателя по ведению бюджетного учета, ряд документов:
— Извещение (ф. 0504805);
— Акт приема-передачи осуществленных вложений в материальные ценности и (или) копии документов, представленных поставщиком в подтверждение поставки материальных ценностей в адрес Грузополучателя, и делает запись:
Дебет 1 304 04 310, 1 304 04 320, 1 304 04 340
«Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств», «Внутриведомственные расчеты по приобретению нематериальных активов», «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»
Кредит 1 106 11 410, 1 106 31 410, 1 106 32 420, 1 106 34 440
«Уменьшение вложений в основные средства — недвижимое имущество учреждения»,
«Уменьшение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»,
«Уменьшение вложений в нематериальные активы — иное движимое имущество учреждения»,
«Уменьшение вложений в материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»
— сумма произведенных вложений на приобретение (создание, изготовление) материальных ценностей передана подведомственному учреждению;
Дебет 1 302 31 830, 1 302 32 830, 1 302 34 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению нематериальных активов», «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 1 206 31 660, 1 206 32 660, 1 206 34 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по приобретению основных средств», «Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по приобретению нематериальных активов», «Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по приобретению материальных запасов»
— уменьшена кредиторская задолженность в счет перечисленного аванса;
Дебет 1 302 31 830, 1 302 32 830, 1 302 34 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению нематериальных активов», «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 1 304 05 310, 1 304 05 320, 1 304 05 340
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению основных средств», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению нематериальных активов», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению материальных запасов»
— произведена оплата поставщику принятых денежных обязательств в объеме произведенных поставок (с учетом ранее произведенных авансовых платежей).
Если Грузополучатель в процессе принятия ценностей, полученных по контракту централизованной поставки, обнаруживает какое-либо несоответствие — недостачу, порчу или некомплектности предметов, то им составляются соответствующие акты, на основании которых Заказчик производит следующую запись:
Дебет 1 302 31 830, 1 302 32 830, 1 302 34 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств», «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению нематериальных активов», «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 1 304 04 310, 1 304 04 320, 1 304 04 340
«Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств», «Внутриведомственные расчеты по приобретению нематериальных активов», «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»
— уменьшена кредиторская задолженность на сумму выявленной недостачи, порчи или некомплектности предметов.
Грузополучатель
В учете подведомственного Грузополучателя операции централизованной поставки также находят свое отражение.
Получив Извещение (ф. 0504805), Акт приема-передачи осуществленных вложений в материальные ценности и (или) копий документов, представленных поставщиком в подтверждение поставки материальных ценностей в свой адрес, Грузополучатель производит следующие записи:
Дебет 1 106 11 310, 1 106 31 310, 1 106 32 320, 1 106 34 340
«Увеличение вложений в основные средства — недвижимое имущество учреждения»,
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»,
«Увеличение вложений в нематериальные активы — иное движимое имущество учреждения»,
«Увеличение вложений в материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 1 304 04 310, 1 304 04 320, 1 304 04 340
«Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств», «Внутриведомственные расчеты по приобретению нематериальных активов», «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»
— принята к учету сумма произведенных вложений на материальные ценности, полученные в порядке внутриведомственных расчетов.
Полученные в порядке централизованного снабжения материальные ценности подлежат принятию к учету. Бухгалтерские записи, которыми отражается эта операция, приведены в изменениях к Инструкции № 162н.
Дебет 1 101 ХХ1 310
«Увеличение стоимости основных средств»
Кредит 1 106 11 310, 1 106 31 310
«Увеличение вложений в основные средства — недвижимое имущество учреждения», «Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»
— приняты к учету основные средства, полученные в рамках централизованного снабжения;
Дебет 1 102 30 320
«Увеличение стоимости нематериальных активов — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 1 106 32 320
«Увеличение вложений в нематериальные активы — иное движимое имущество учреждения»
— приняты к учету нематериальные активы, полученные в рамках централизованного снабжения;
Дебет 1 105 ХХ1 340
«Увеличение стоимости материальных запасов»
Кредит 1 106 34 340
«Увеличение вложений в материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»
— приняты к учету материальные запасы, полученные в рамках централизованного снабжения.
Документы без груза
Изменениями в Инструкцию № 162н предусмотрена ситуация, когда в адрес Грузополучателя поступили только документы (Извещение (ф. 0504805)), сами нефинансовые активы еще не поступили. В этом случае Грузополучатель отражает указанный факт хозяйственной жизни следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 1 107 11 310, 1 107 31 310, 1 107 33 340
«Увеличение стоимости основных средств — недвижимого имущества учреждения в пути»,
«Увеличение стоимости основных средств — иного движимого имущества учреждения в пути»,
«Увеличение стоимости материальных запасов — иного движимого имущества учреждения в пути»
Кредит 1 304 04 310, 1 304 04 320, 1 304 04 340
«Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств», «Внутриведомственные расчеты по приобретению нематериальных активов», «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»
— нефинансовые активы, полученные в порядке внутриведомственных расчетов в пути.
Как только Грузополучатель получит материальные ценности, указанные в Извещении (ф. 0504805) и прилагаемых к нему документах, он должен принять их к учету в качестве материальных вложений:
Дебет 1 106 11 310, 1 106 31 310, 1 106 32 320, 1 106 34 340
«Увеличение вложений в основные средства — недвижимое имущество учреждения»,
«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество учреждения»,
«Увеличение вложений в нематериальные активы — иное движимое имущество учреждения»,
«Увеличение вложений в материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»
Кредит 1 107 11 410, 1 107 31 410, 1 107 33 440
«Уменьшение стоимости основных средств — недвижимого имущества учреждения в пути»,
«Уменьшение стоимости основных средств — иного движимого имущества учреждения в пути»,
«Уменьшение стоимости материальных запасов — иного движимого имущества учреждения в пути»
— принята к учету сумма произведенных вложений на приобретение (создание, изготовление) материальных ценностей.
Груз без документов
Но бывает и обратная ситуация, также предусмотренная изменениями, внесенными в Инструкцию № 162н, — поставщик в рамках заключенного с ним государственного (муниципального) контракта доставил материальные ценности Грузополучателю до поступления Извещения (ф. 0504805) и прилагаемых к нему документов (акта приема-передачи осуществленных вложений в материальные ценности и (или) копий документов, представленных поставщиком в подтверждение поставки материальных ценностей в адрес Грузополучателя).
В этом случае Грузополучатель производит принятие к учету материальных ценностей с отражением их на забалансовом счете 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению». Как только подведомственное учреждение получит необходимые документы, материальные ценности принимаются к учету с одновременным списанием материальных ценностей с забалансового счета 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению».
Учет возвратной тары
Тара, используемая поставщиком, при поставке материальных ценностей, может совершать однократный или многократный оборот (многооборотная тара). Договором поставки может предусматриваться использование многооборотной тары, подлежащей обязательному возврату поставщику (возвратная тара). За некоторые виды многооборотной тары, поставляемой с материальными ценностями, поставщиком может взиматься с покупателя залог (вместо стоимости тары), который ему возвращается после получения от него порожней тары в исправном состоянии. Взимание залоговых сумм за тару производится в случаях, предусмотренных договорами. Эта плата возвращается покупателю после получения от него порожней тары в исправном состоянии. К возвратной таре, как правило, относятся: деревянная тара (ящики, бочки, кадки и др.), картонная тара (ящики из гофрированного и плоского склеенного картона и др.), металлическая и пластмассовая тара (бочки, фляги, ящики, бидоны, корзины и др.), стеклянная тара (бутылки, банки, бутыли и др.), текстильная тара из тканей и нетканых материалов (мешки тканевые, упаковочные ткани, нетканые упаковочные полотна и др.), а также специальная тара, то есть тара, специально изготовленная для упаковки определенной продукции (товаров).
При поступлении материальных запасов в возвратной таре Грузополучатель делает запись на сумму поступивших материальных запасов (в том числе возвратной тары):
Дебет 1 106 34 340
«Увеличение вложений в материальные запасы —иное движимое имущество учреждения»
Кредит 1 304 04 340
«Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»
— принята к учету сумма произведенных вложений в материальные запасы, в том числе возвратной тары, полученных в порядке внутриведомственных расчетов.
Возвращая поставщику возвратную тару, Грузополучатель высылает Заказчику для расчетов с поставщиком все документы, подтверждающие отправку тары, с указанием ее количества, цены и стоимости. По этим операциям Грузополучатель производит следующие записи:
Дебет 1 304 34 340
«Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»
Кредит 1 105 31 440—1 105 36 440
«Уменьшение стоимости материальных запасов»
— уменьшена стоимость материальных запасов на сумму стоимости возвратной тары.
Заказчик операции отправки поставщику возвратной тары в учете отражает следующими записями:
— по получении документов от Грузополучателя на отправленную возвратную тару и предъявлении за нее счета поставщику:
Дебет 1 206 34 560
«Увеличение дебиторской задолженности по авансам по приобретению материальных запасов»
Кредит 1 304 04 340
«Внутриведомственные расчеты по доходам от выбытия материальных запасов»
— отражена дебиторская задолженность по авансам по приобретению материальных запасов на сумму стоимости возвратной тары;
Дебет 1 401 20 272
«Расходование материальных запасов»
Кредит 1 304 04 340
«Внутриведомственные расчеты по доходам от выбытия материальных запасов»
— отражена разница между ценой приобретения тары и ценой, по которой возвращена тара поставщику.
При получении от поставщика денежных средств за возвратную тару Заказчик делает запись:
Дебет 1 210 02 440, 1 303 05 830
«Расчеты с финансовыми органами по поступлениям в бюджет от выбытия материальных запасов», «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет»
Кредит 1 206 34 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по приобретению материальных запасов»
— получены от поставщика денежные средства за возвращенную ему тару.
Если возвратная тара приобреталась в прошлом году, Заказчик перечисляет средства с лицевого счета получателя бюджетных средств в доход соответствующего бюджета.