Практика применения метода дистанционных проверок  в УФК по Камчатскому краю

С. И. Авилов

Концепцией развития системы внутреннего контроля и аудита в Федеральном казначействе в 2006–2011 годах обозначены направления развития системы как инструмента, устанавливающего соответствие деятельности объекта внутреннего контроля положениям нормативных правовых актов и регламентов. Но не менее важным является развитие анализа происхождения нарушений, возможных путей устранения причин их возникновения, представление руководству полной независимой информации о деятельности подразделений и управления в целом.

В рамках реализации данной концепции Федеральным казначейством изданы приказы, регламентирующие деятельность подразделений внутреннего контроля и аудита. Действующая в настоящее время нормативная база предусматривает проведение широкого спектра стандартизированных мероприятий по осуществлению контрольной деятельности (как внешней, так и внутренней) в структурных подразделениях. Высокая степень регламентации деятельности отдела внутреннего контроля и аудита, установленная требованиями нормативных документов, обусловливает строгую формализацию проверок. Системный характер процесса проверки в комплексе с техническими возможностями информационных компьютерных систем дает возможность осуществления проверок в дистанционном режиме.

Оптимальный формат для удаленных территорий

В состав Камчатского края входят 14 муниципальных районов и городских округов, расположенных на обширной территории в значительном удалении друг от друга. Площадь Камчатского края превышает 464 тыс. кв. км, средняя плотность населения составляет менее 0,7 человека на квадратный километр, автомобильное сообщение имеется только между четырьмя муниципальными районами, а административные центры семи муниципальных районов находятся на расстоянии от 700 до 1,5 тыс. км от краевого центра. Географические и климатические особенности таковы, что половина муниципальных образований Камчатского края являются труднодоступными, а в период с октября по май многие из них вообще недоступны. В состав УФК по Камчатскому краю входят 29 структурных подразделений, 13 из которых располагаются на территориях муниципальных образований.

Согласно стандартам внутреннего контроля и внутреннего аудита Федерального казначейства, применяемым контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении своей деятельности, минимально допустимая периодичность проверок каждого из структурных подразделений — одна проверка в два года. Принимая во внимание удаленность и труднодоступность большей части территорий края, можно сказать, что организация инспекторской работы в удаленных подразделениях с периодичностью один раз в 1–2 года совпадает с возможностями формата непосредственного присутствия проверяющих по месту нахождения объекта контроля. Но при этом организация такого рода проверок является затратным и сложным мероприятием и, как следствие, малоэффективным с позиций соотношения стоимостного выражения выявленных нарушений к средствам федерального бюджета, израсходованным на их выявление. Кроме того, указанная периодичность не отвечает современным требованиям контроля, не дает возможности объективно и своевременно оценить деятельность структурного подразделения с позиций эффективности, результативности и оптимизации процесса исполнения бюджетов. Поэтому в настоящее время практически половина структурных подразделений проверяется дистанционным способом.

Финансовый эффект...

С сентября 2011 года в рамках проекта модернизации казначейской системы России в УФК по Камчатскому краю внедрен в эксплуатацию новый программный продукт ППО АСФК. Кроме того, в настоящее время в полном объеме работают прикладные программные продукты СЭД, СУФД и АСД LanDocs. Применение указанных программ дало возможность не только автоматизировать рабочие процессы, но и объединить все виды деятельности структурных подразделений в единую централизованную базу данных с возможностью доступа в режиме онлайн.

Работа с единой централизованной базой данных позволяет отделу внутреннего контроля и аудита проводить инспекторскую работу в территориально удаленных подразделениях в дистанционной форме (формате удаленного доступа к информационным базам отдаленных структурных подразделений). Сотрудникам отдела внутреннего контроля и аудита необходимые документы доступны для проверки в виде сканированных и заверенных копий, а копии недостающих документов они могут запросить. То есть модернизация процессов функционирования казначейской системы, в том числе исполнения контрольных функций, не требует непосредственного присутствия контролеров в проверяемом подразделении.

Таблица 1

* Потребность в финансировании на 2013 год рассчитана исходя из следующих факторов: согласно утвержденному плану проверок в 2013 году сотрудникам отдела внутреннего контроля и аудита следует провести десять проверок удаленных подразделений. Принимается, что на место проверки направляются два специалиста со средним сроком командировки восемь дней. Размер суточных расходов — 100 руб., стоимость проживания — 2,8 тыс. руб. в сутки на человека. В расчет стоимости проезда включены расценки на доставку наземным транспортом в три подразделения, авиационным транспортом в семь подразделений. Тарифы приняты по справочным данным перевозчиков по состоянию на 30 апреля 2013 года.

Прямым финансовым эффектом от внедрения дистанционных форм проверок можно считать значительное снижение затрат на организацию выездных проверок в части командировочных расходов, расходов на проезд и проживание сотрудников. Расходы на организацию выездных проверок см. в таблице. Приведенные данные показывают, что даже минимально возможные расходы на организацию выездных проверок отдаленных подразделений могут превысить годовой фонд оплаты труда по меньшей мере одного сотрудника. Полная замена выездных проверок на дистанционные дает возможность экономии бюджетных средств в аналогичном размере. При этом снижения качества проверок не отмечено.

...И другие преимущества

Кроме прямого финансового эффекта, вызванного минимизацией расходов на организацию выездных проверок, следует отметить и другие положительные факторы внедрения дистанционного метода проверок, а именно:

• возможность проведения инспекторской работы в удаленных структурных подразделениях в любое удобное время, при этом частота проведения проверок ограничивается лишь возможностями контролирующих подразделений (численностью и загруженностью сотрудников, ограничениями, связанными с необходимостью соблюдения требований нормативных актов, и т. д.);
• оптимизация рабочего времени сотрудников отдела внутреннего контроля и аудита за счет высвобождения времени, необходимого для доставки группы проверки на объект проверки и обратно (с учетом территориальных и климатических особенностей региона это время может составить до нескольких недель на человека в год);
• исключение непосредственного общения сотрудника группы проверки с сотрудниками проверяемого подразделения и, как следствие, снижение коррупционных рисков;
• снижение требований к контролирующим сотрудникам в части мобильности из-за отсутствия необходимости выезда в командировки (т. е. возможно наличие несовершеннолетних детей, хронических заболеваний, иных обязательств, несовместимых с длительным отсутствием по месту постоянного пребывания).

Можно также добавить, что внедрение метода дистанционных проверок не требует дополнительных финансовых затрат, так как задействует уже находящиеся в эксплуатации информационные ресурсы, повышая таким образом эффективность имеющихся информационных систем.

Недостатки дистанционного контроля

В то же время наряду с положительным эффектом внедренный метод дистанционных проверок не лишен недостатков. К таковым можно отнести следующее:

• несмотря на достаточно высокий уровень формализации процедур контрольных мероприятий, действующими в настоящее время Стандартами внутреннего контроля и внутреннего аудита не регламентированы процедуры проведения дистанционных проверок;
• необходима дополнительная подготовка сотрудников для работы с электронными базами данных и программным обеспечением;
• повышаются требования к надежности линий связи и оборудования.

Кроме того, дистанционный метод проверок неприменим при необходимости проведения ревизий, требующих непосредственного доступа к объектам материального характера, таким, например, как годовая инвентаризация. Но нужно учитывать, что при действии полномасштабного внутреннего контроля на всех ступенях казначейской системы необходимость в проведении ревизий в структурных подразделениях снижается до минимума, а в случае возникновения такой необходимости ревизии могут быть организованы как отдельное комплексное мероприятие с участием специалистов различных подразделений управления. Кроме того, перечисленные недостатки минимизируются в процессе технической модернизации казначейской системы путем внедрения электронной подписи, совершенствования уровня квалификации сотрудников, применения унифицированных стандартов внутреннего контроля и внутреннего аудита.

Потенциал для развития

Метод дистанционного проведения проверок имеет потенциал для развития и совершенствования. Опыт работы УФК по Камчатскому краю показывает, что в течение длительного времени специалистами отдела внутреннего контроля и аудита выявляются нарушения и ошибки в работе структурных подразделений, носящие в основном технический характер. Для исправления выявленных нарушений расходы не требуются. Нарушения, связанные с нецелевым или незаконным расходованием бюджетных средств, а также иные нарушения, сопоставимые по серьезности последствий, не выявляются.

Постоянное совершенствование информационных баз и ресурсов, модернизация программного обеспечения и оборудования, полная формализация и стандартизация процессов исполнения бюджетов дают возможность вести речь об осуществлении контроля еще на этапе формирования исполнителями первичных документов. Таким образом, в качестве естественного направления совершенствования данного процесса можно рассматривать следующие задачи:

• достижение максимального уровня самоконтроля каждого исполнителя и текущего контроля за полным соответствием непосредственно выполняемых функций требованиям регламентирующих документов во всех подразделениях и на всех уровнях структуры управления, недопущение отклонений от установленных процедур;
• максимально возможная унификация программного обеспечения с другими учреждениями — участниками и неучастниками бюджетного процесса. Применение единых стандартов и подходов при формировании документов;
• создание возможности проводить проверки всех процессов во всех подразделениях в автоматическом режиме онлайн;
• глубокая модернизация программного обеспечения, в результате которой система будет в автоматическом режиме выдавать сообщения о допущенных ошибках и нарушениях непосредственно на этапе ввода данных в систему либо вовсе не допускать отклонений от инструкций, что позволит свести к минимуму так называемый человеческий фактор.

Комплексное развитие самоконтроля исполнителей, оперативного контроля в подразделениях, применение форм технологического контроля через автоматизацию контрольных мероприятий может позволить в перспективе трансформировать метод дистанционных проверок всех происходящих процессов из последующего (за прошлые периоды) в текущий. Последнее, в свою очередь, даст возможность довести число практических ошибок и нарушений до минимальных значений. Но с учетом того, что эта задача выходит за рамки компетенции отдела внутреннего контроля и аудита, она не может быть решена силами одного подразделения или управления. Для этого требуется принятие комплексных решений на уровне организации работы системы Федерального казначейства.

На основе опыта работы в 2011 и 2012 годах можно сделать вывод о том, что метод проведения проверок в отдаленных подразделениях (отделах) при очевидных преимуществах и недостатках, которые можно признать незначительными, является эффективным инструментом в осуществлении внутреннего контроля в казначейской системе субъектов РФ, обладающих сетью подразделений на удаленных и труднодоступных территориях. Дальнейшее совершенствование методики дистанционных проверок и грамотное ее применение будут способствовать большей рационализации деятельности сотрудников и изменению ситуации, при которой отдел внутреннего контроля и аудита в большей части занят выявлением технических ошибок и нарушений в работе подразделений системы. Принципиальные изменения дадут возможность перенаправить ресурсы (кадровые, временные, финансовые) на анализ эффективности функционирования казначейской системы в целом, оптимизацию происходящих в ней процессов исполнения бюджетов различных уровней. ?