Практика формирования Главной книги

С. В. Черненкова

В данной статье рассмотрим практику формирования Главной книги по кассовому исполнению федерального бюджета территориальными органами Федерального казначейства на примере УФК по Смоленской области.

Процесс формирования и направления в МОУ ФК Отчета об операциях по данным Главной книги (ф. 0531981) с учетом сокращения сроков закрытия операционного дня системы в ППО АСФК. Результат и риски

В соответствии с приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» территориальными органами Федерального казначейства формируется Главная книга (ф. 0504072) по исполнению федерального бюджета. На основании приказа Федерального казначейства от 27 декабря 2012 г. № 487 «Об утверждении особенностей формирования бюджетной отчетности по кассовому исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций территориальными органами Федерального казначейства» для подготовки единой консолидированной Главной книги территориальные органы Федерального казначейства направили в МОУ ФК в начале финансового года Сведения о входящих остатках по счетам Главной книги (ф. 0531982) и ежедневно направляют Отчет об операциях по данным Главной книги (ф. 0531981).

В рамках исполнения инициативы, озвученной руководителем Федерального казначейства Р. Е. Артюхиным на аудио-видеоконференцсвязи 11 июня 2013 года, в части сокращения сроков представления бюджетной отчетности УФК по Смоленской области (далее — Управление) проводился предварительный анализ возможности сокращения сроков закрытия операционного дня системы в ППО АСФК для оперативной выгрузки Отчета об операциях по данным Главной книги (ф. 0531981) в МОУ ФК раньше установленного срока.

Так, в связи с обработкой итоговых выписок по балансовым счетам до 10 час. 30 мин., Управлению стало возможным закрывать операционные дни системы:

1) на первом этапе до 12 августа 2013 года — в 15 час. 30 мин. в день получения банковской выписки за предыдущий операционный день и на следующий операционный день направлять Отчет об операциях по данным Главной книги раньше регламентированного времени до 13 час. 00 мин. вместо 16 час. 00 мин.;

2) на втором этапе, начиная с 12 августа 2013 года, — в 14 час. 00 мин. в день получения банковской выписки за предыдущий операционный день и до конца рабочего дня направлять Отчет об операциях по данным Главной книги.

Таким образом, МОУ ФК к исходу второго рабочего дня может располагать данными Главной книги.

Результат внедрения

Результатом внедрения являются:

• сокращение времени представления Отчета об операциях по данным Главной книги (ф. 0531981) в МОУ ФК — в день обработки банковской выписки до конца рабочего дня;

• как следствие ­— сокращение времени на консолидацию Главной книги по стране в МОУ ФК для дальнейшего предоставления оперативной информации внешним и внутренним пользователям.

Риски по несвоевременной отправке

Риски по несвоевременной отправке Отчета об операциях данных Главной книги (ф. 0531981) могут появиться в результате:

• длительной синхронизации справочников кодов бюджетной классификации, необходимой для корректного отражения данных в Отчете;
• несвоевременной обработки первичных учетных документов по причине программной ошибки;
• человеческого фактора: ошибки исполнителя при выполнении Технологических регламентов и Руководства пользователя при обработке первичных документов в ППО АСФК, требующих повторного открытия операционного дня системы (либо формирования Справки ф. 0504833 методом «красное сторно»), что ведет к переформированию и пересылке Отчета.

Процесс формирования

Рассмотрим процесс формирования и направления в МОУ ФК Отчета об операциях по данным Главной книги (ф. 0531981).

Согласно Технологическому регламенту № 108 «Ведение бюджетного учета и формирование бюджетной отчетности», а также внутреннему приказу Управления, ежедневно до закрытия предыдущего операционного дня системы специалист отдела осуществляет формирование проверочных отчетов по корректной простановке бухгалтерских операций, после получения положительного результата специалистами осуществляется предварительное формирование Главной книги. В 14 час. 00 мин. начальником отдела бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов проводится закрытие предыдущего операционного дня системы. Специалистами отдела осуществляется повторное формирование Главной книги (ф. 0504072). До конца рабочего дня проводится проверка данного регистра по основным контрольным соотношениям между регистрами бюджетного учета и первичными документами: сверка остатков на конец предыдущего операционного дня с остатками на начало, итоговых оборотов за период Главной книги и Журнала по прочим операциям, проходит проверка на наличие отрицательных значений и анализируется их правомерность, а также на отсутствие кодов бюджетной классификации, не существующих в уточненной бюджетной росписи по расходам федерального бюджета (особенно по возвращаемой дебиторской задолженности прошлых лет), и другие показатели. Схему формирования в открытом контуре смотрите на рисунке 1.

Аналогичная процедура формирования и проверки проходит и в закрытой части по данным, составляющим государственную тайну (см. рис. 2). Ответственным специалистом отдела в этот же день до 15 час. 00 мин. из открытого контура ППО АСФК выгружается Отчет об операциях по данным Главной книги (ф. 0531981) с типом «КОЗ» в виде шипмента для дальнейшей загрузки его в закрытый контур ППО АСФК. Обработка Отчета об операциях по данным Главной книги (ф. 0531981) в закрытом контуре осуществляется специалистами отдела параллельно с выверкой Главной книги (ф. 0504072) открытого контура.

После загрузки в закрытый контур Отчет об операциях по данным Главной книги (ф. 0531981) с типом «КОЗ» ответственный сотрудник отдела:

• обрабатывает Отчет до статуса 004 «Проведено»;
• для исключения дублирования оборотов между открытым и закрытым контурами формирует Отчет с типом «ИОЗ» и обрабатывает отчет до статуса 004 «Проведено»;
• обработав указанные Отчеты, формирует Главную книгу с типом «ИГК».

После формирования Главной книги с типом «ИГК» запускается автоматическая процедура форматного контроля, контроля на соответствие нормативно-справочной информации, контроля с показателями форм ежедневной оперативной отчетности, результаты которых сохраняются в Протоколе форматного и внутридокументного контролей, что позволяет до отправки отчета проанализировать наличие или отсутствие ошибок. При наличии положительного протокола ответственный специалист отдела регистрирует Отчет об операциях по данным Главной книги (ф. 0531981) и направляет его для дальнейшего утверждения.

Утвержденная Главная книга с типом «ИГК» является основанием для формирования Отчета об операциях по данным Главной книги с типом «ДГК». Данный Отчет содержит данные по оборотам за день Консолидированной Главной книги Управления. Сохраняется в хранилище периодической отчетности, проходит проверку и утверждается электронной подписью исполнителя, начальника отдела бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов (вторая подпись) и курируемым заместителем руководителя (первая подпись) (см. рис. 3).

Отчет об операциях по данным Главной книги в формате системных (технических) журналов Главной книги передается в МОУ ФК до конца рабочего дня в день получения банковской выписки.

На следующий рабочий день по результатам приема и обработки отчета об операциях по данным Главной книги (ф. 0531981) Межрегиональным операционным управлением Федерального казначейства ежедневно направляются Протоколы форматного, внутридокументного и междокументного контролей, и происходит смена статуса данного отчета с «УТВ» на статус «799» ­— подтвержден.

Предложения по внедрению автоматического междокументного контрольного соотношения регистров бюджетного учета

В настоящее время востребованным является внедрение автоматического междокументного контрольного соотношения регистров бюджетного учета, а именно:

• проверка актуальности кодов бюджетной классификации в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации на соответствующий финансовый год;
• проверка соответствия данных оборотов по счетам из Журналов по прочим операциям (ф. 0504071) данным оборотов Главной книги;
• автоматическая сверка и контроль остатков на конец периода в Главной книге за предыдущий операционный день с остатками на начало периода нового операционного дня в разрезе кодов бюджетной классификации и выгрузки протокола соответствия;
• проверка правильности оформления операций по кассовому исполнению и кассовому обслуживанию исполнения федерального бюджета и сформированных проводок на счетах бюджетного учета.

Рисунок 1

Рисунок 2

Рисунок 3

Рисунок 4

Рисунок 5

Рисунок 6

На основании накопленного профессионального опыта по ручной выверке регистров бюджетного учета с данными Главной книги (ф. 0504072) отделом бюджетного учета выработаны контрольные соотношения на примере сверки показателей регистров бюджетного учета с данными Главной книги (ф. 0504072) по организации исполнения федерального бюджета и кассовому обслуживанию исполнения федерального бюджета в ППО АСФК.

На рисунке 4 отражены равенства показателей между Карточками учета по полученным и переданным лимитам бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований) и Главной книгой по организации исполнения федерального бюджета.

На рисунке 5 представлены контрольные соотношения между Ведомостью учета внутренних расчетов между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета (ф. 0504061) в части остатков на начало и конец дня, оборотом за период и остатками (оборотами) Главной книги (ф. 0504072) по счетам бюджетного учета 1 211 01 000, 3 211 01 000, 1 309 00 000.

На рисунках 6 и 7 представлена тождественность между показателями Многографной карточки (ф. 0504054) по счету 1 (3) 306 00 000 и Главной книги (ф. 0504072) и между показателями Многографной карточки (ф. 0504054) по счету 3 402 10 000 и Главной книги (ф. 0504072) соответственно.

Рисунок 7

Рисунок 8

Рисунок 9

Равенство между Ведомостью учета невыясненных поступлений (ф. 0531456) по исполнению федерального бюджета и Главной книгой (ф. 0504072), а также и Журналом по прочим операциям (ф. 0504071) с данными Главной книги (ф. 0504072) отражено на рисунках 8 и 9 соответственно.

Считаем, что вышеуказанные контрольные соотношения и сверку между регистрами бюджетного учета необходимо ввести как в закрытом, так и в открытом контуре ППО АСФК.

Результат

Результатом внедрения в ППО АСФК автоматического междокументного контроля регистров бюджетного учета станет:

• уменьшение трудоемкости формирования и процесса выверки регистров бюджетного учета;

• минимизация ошибок в отчетности из-за человеческого фактора;

• экономия времени на проверку правильности заполнения форм бюджетной отчетности. ?