Сбалансированная система показателей — своевременно, актуально, эффективно
Казначейство России, являясь федеральным органом исполнительной власти, представляет собой платежную, учетную, контрольную и информационную систему в области финансовой деятельности публично-правовых образований. Эта система выполняет конкретные задачи, направленные на достижение стратегических целей и, как следствие, значимого результата деятельности.
В настоящее время в УФК по Нижегородской области (далее — Управление) разработана система оценки результативности и эффективности деятельности, которая увязана со стратегией Федерального казначейства и включает в себя оценку Управления в целом, оценку результативности деятельности каждого структурного подразделения и, учитывая важность человеческого фактора для достижении конкретных стратегических целей Федерального казначейства, каждого отдельно взятого сотрудника. В соответствии с приказом Федерального казначейства от 12 декабря 2011 г. № 596 «Об утверждении показателей оценки результативности деятельности управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации» сформированы годовые показатели оценки результативности по основным стратегическим направлениям деятельности Управления. Локальным актом Управления утвержден порядок ежеквартального формирования показателей оценки результативности деятельности Управления. Это необходимо для оперативного принятия управленческих решений при выявлении рисков прогнозируемого снижения показателей Управления в течение текущего финансового года.
Ежедневный оперативный контроль, проводимый сотрудниками отделов Управления в соответствии с утвержденным приказом Федерального казначейства от 16 апреля 2012 г. № 164 Стандартом внутреннего контроля Федерального казначейства, позволяет сдерживать снижение результативности деятельности Управления в целом. Получение наивысшей оценки деятельности Управления возможно лишь в том случае, когда система показателей понятна каждому сотруднику каждого структурного подразделения Управления. То есть сбалансированная система показателей приобретает практическую ценность только тогда, когда она конкретизируется до уровня стратегических целей и задач, успешность выполнения которых можно объективно оценить и измерить при помощи целевых показателей, увязанных, в частности, с системой мотивации сотрудников (см. рис.).
Каскадная оценка деятельности
В соответствии с приказом Федерального казначейства от 17 мая 2010 г. № 114 «Об утверждении Порядка определения и оценки результативности деятельности отделов управлений центрального аппарата Федерального казначейства» (в редакции приказа Федерального казначейства от 29 июня 2011 г. № 250) в Управлении разработана и внедрена каскадная система оценки результативности деятельности структурных подразделений Управления. Она вошла в состав сбалансированной системы показателей Управления и является корпоративным стимулятором повышения эффективности деятельности структурных подразделений и способствует принятию оперативных управленческих решений и мер стимулирующего характера.
Каскадная система оценки результативности состоит из трех уровней:
первый уровень — принудительная оценка, то есть оценка деятельности территориальных отделов отделами Управления путем выставления им штрафных баллов;
второй уровень — самооценка, то есть самостоятельная оценка руководителем структурного подразделения Управления работы своего отдела;
третий уровень — взаимооценка, то есть независимая оценка одним отделом Управления работы других отделов, оценка начальником территориального отдела работы отделов Управления, а также анонимное анкетирование сотрудников территориальных отделов на предмет оценки работы отделов Управления.
Принудительная оценка
Это система учета и оценки выполнения показателей деятельности территориальных отделов Управления с использованием информационно-технических возможностей. В результате интегрирования стратегических целей и задач Федерального казначейства с функциями, выполняемыми территориальными отделами Управления, разработаны показатели деятельности территориальных отделов Управления и схема определения размера штрафных баллов за допущенные нарушения и обнаруженные недостатки в деятельности территориальных отделов. Локальным актом Управления утвержден порядок оценки деятельности территориальных отделов Управления. С применением Excel созданы выходные формы (сводные таблицы, графики и диаграммы), где ежемесячно и с нарастающим итогом за отчетный период текущего года отделом внутреннего контроля и аудита Управления (ОВКиА) рассчитывается рейтинг территориальных отделов Управления.
Размер санкций при принудительной оценке устанавливается отделами Управления исходя из критичности ошибки и степени возникшего в результате ее риска:
- минимальный уровень риска предполагает незначительные нарушения (помарки, опечатки) правил делопроизводства, оформления документов и др. (данные нарушения не ведут к серьезным последствиям);
- низкий уровень риска предполагает недостатки в оформлении документов, некорректность, неточность исполнения поручений (данные нарушения могут быть исправлены, устранены);
- средний и повышенный уровни риска предполагают нарушение приказов Управления;
- высокий уровень риска предполагает нарушение требований кодексов РФ, федеральных законов, постановлений Правительства РФ, приказов Минфина России, Федерального казначейства, процессов технологических регламентов.
Итоги деятельности территориальных отделов подводятся на контрольном совете Управления и подразделяются на пять степеней:
- результативная;
- недостаточно результативная 3-й степени;
- недостаточно результативная 2-й степени;
- недостаточно результативная 1-й степени;
- нерезультативная.
Виды мотивации начальника территориального отдела при использовании принудительной оценки могут быть следующими:
-
отрицательная. При получении оценки результата деятельности территориального отдела ниже результативной применяются понижающие коэффициенты с учетом итоговой степени оценки. При подведении итогов деятельности территориального отдела на контрольном совете Управления учитываются результаты проведенных ОВКиА контрольных мероприятий, вследствие чего итоговая оценка деятельности территориального отдела может быть понижена. Премия начальника территориального отдела Управления в этом случае рассчитывается с понижающим коэффициентом с учетом мнения контрольного совета Управления;
-
положительная. Если по итогам проведенного контрольного мероприятия территориальному отделу не дано рекомендаций по совершенствованию работы, на контрольном совете Управления рассматривается вопрос о дополнительном премировании начальника этого территориального отдела.
По истечении финансового года на коллегии Управления подводятся итоги деятельности структурных подразделений Управления за год и определяются территориальные отделы, получившие наивысшие результаты в достижении конкретных целей Федерального казначейства.
Система принудительной оценки является эффективной формой контроллинга. Статистический анализ показывает, что количество нарушений по контролируемым показателям ежегодно снижается, а по некоторым показателям сводится к нулю.
Самооценка
Это самостоятельная оценка начальником отдела работы возглавляемого им структурного подразделения Управления. В отличие от принудительной оценки самооценке подлежат все структурные подразделения Управления — как территориальные отделы, так и отделы Управления. Локальным актом Управления утвержден Порядок определения и оценки результативности деятельности структурных подразделений Управления. В результате интегрирования задач и функций, предусмотренных для структурных подразделений локальным актом Федерального казначейства, полномочий, предусмотренных положениями об отделах Управления, разработаны таблицы определения и оценки результативности деятельности отделов Управления. Для конкретизации отнесения операций (процедур), осуществляемых структурным подразделением в пределах одной задачи, разработаны детализированные таблицы определения и оценки результативности деятельности отдела — исходные составляющие для расчета индекса результативности структурного подразделения Управления (далее — индекс результативности).
В системе самооценки наиболее ярко проявляется принцип каскадности: территориальные отделы при расчете индекса результативности используют оценку результативности первого уровня, а отделы Управления при расчете самооценки учитывают взаимооценку третьего уровня. ОВКиА ежемесячно формирует рейтинг результативности структурных подразделений Управления. ОВКиА использует детализированные таблицы определения и оценки результативности деятельности отдела при осуществлении контрольных мероприятий в структурных подразделениях и для проведения мониторинга реализации структурными подразделениями своих полномочий. В случае необходимости ОВКиА проводит выборочные проверки достоверности значений индексов результативности. Вывод о результативности деятельности структурного подразделения делается ежемесячно по итогам обсуждения на контрольном совете Управления.
На основании индекса результативности деятельность структурного подразделения признается результативной или нерезультативной. Анализ причин нарушений и действий, вызывающих замечания и выявленных специалистами структурного подразделения самостоятельно, а также по итогам проверок
ОВКиА и сторонних организаций, при расчете самооценки позволяет руководителю структурного подразделения Управления принимать оперативные управленческие решения по учету личного вклада конкретного сотрудника в выполнение задач и функций, возложенных на структурное подразделение. Мотивация структурных подразделений при системе самооценки следующая. На основании индекса результативности рассчитывается коэффициент результативности деятельности структурного подразделения за отчетный период, на основании которого в свою очередь производится расчет премиального фонда каждого структурного подразделения Управления.
Взаимооценка
В отличие от систем оценки первого и второго уровней во взаимооценке принимают участие отделы и территориальные отделы Управления с целью получения объективной и обоснованной оценки деятельности отделов и Управления в целом. Локальным актом Управления утвержден Порядок определения оценки взаимодействия отделов Управления. Главными принципами проведения и подведения итогов взаимооценки являются принципы объективности и обоснованности. В целях соблюдения принципа объективности взаимооценка производится единовременно, что позволяет минимизировать внешнее влияние. В целях обеспечения принципа обоснованности вводится практика письменного объяснения выставленной оценки, в случае если взаимодействие осуществлялось и выставленная оценка отличается от максимальной. Взаимооценка в части оценки отделами Управления взаимодействия друг с другом и оценки начальником территориального отдела проводится ежемесячно.
Оценка взаимодействия отделов проводится по итогам исполнения приказов, распоряжений, указаний, протоколов, решений, писем Федерального казначейства, руководства Управления, служебных записок структурных подразделений, имеющих визы руководителя или курирующего его заместителя руководителя Управления, в исполнении которых участвуют несколько структурных подразделений Управления. За несвоевременное и некачественное выполнение доведенных до отдела указаний, поручений, в осуществлении которых задействовано более одного структурного подразделения, применяются санкции. ОВКиА ежемесячно сводит информацию, полученную от структурных подразделений по взаимооценке, и определяет имиджевый рейтинг отделов Управления. Данный рейтинг представляется на контрольный совет Управления для рассмотрения и выработки предложений по принятию соответствующих управленческих решений.
Персональная оценка сотрудниками территориальных отделов качества взаимодействия с отделами Управления организована при помощи их анонимного анкетирования на рабочих встречах с руководителем и заместителем руководителя Управления (в соответствии с утвержденным графиком поездок). Одними из главных принципов проведения анкетирования являются добровольность и возможность соблюдения анонимности. Перечень вопросов, включаемых в форму анкеты, готовится ОВКиА с учетом предложений отделов Управления и утверждается руководителем Управления. Анкеты содержат вопросы (варианты ответов на которые оцениваются по балльной системе) по оценке качества выполнения отделом Управления возложенных на него функций, а также уровня культуры делового общения сотрудников отдела Управления и после заполнения передаются в ОВКиА для дальнейшей обработки. После анализа выводится оценка отделов Управления по каждому вопросу анкеты, рассчитывается средняя оценка отделов Управления и Управления в целом «по мнению сотрудников территориальных отделов Управления». Важным элементом в обработке результатов анкетирования рядовых сотрудников территориальных отделов является сравнение полученных результатов с имиджевым рейтингом отделов Управления и самооценкой отделов Управления второго уровня, результаты по которым основываются исключительно на мнении начальников структурных подразделений Управления. Результаты взаимооценки рассматриваются на контрольном совете Управления, а по истечении финансового года на коллегии Управления подводятся итоги имиджевого рейтинга отделов Управления.
Условием функционирования каскадной системы оценки результативности является обеспечение публичности. На интернет-сайте Управления регулярно размещается сводная информация о показателях оценки результативности деятельности структурных подразделений Управления. Использование сбалансированной системы показателей дает возможность регулярно отслеживать результаты деятельности как структурных подразделений Управления, так и каждого сотрудника в отдельности, что создает условия для принятия управленческих решений о моральной и материальной мотивации деятельности персонала. Таким образом, комплексное применение сбалансированной системы показателей позволит повысить эффективность и качество функционирования всей казначейской системы России. •